ГлавнаяБаза знаний: Аналитика

Операторы ЭДО: функции и обязанности

Представьте, что компания N решила обмениваться со своими контрагентами электронными документами (далее – ЭД). Чтобы организовать этот процесс, она может: А) обратиться за помощью к оператору ЭДО; Б) попытаться наладить обмен самостоятельно. Какой вариант правильный?

В интернете можно натолкнуться на разные мнения, как действовать в подобной ситуации. Одни пишут: «Зачем пользоваться услугами операторов, которые все равно что пятое колесо в телеге?». Другие подхватывают: «Действия законодателей не оправданы, обоснованной причины в обязательном выставлении электронных счетов-фактур через операторов ЭДО СФ нет!». Третьи и вовсе нагнетают обстановку: «Представляя электронные документы в ФНС через операторов, бизнес рискует открыть доступ ко всем своим документам, даже к конфиденциальным».

Откуда такие мысли? От недостатка информации? Или это просто непризнание нового? А, может, действительно потребность в операторах электронного документооборота надуманна? Давайте разбираться, что собой представляют операторы, и какую роль они выполняют.

Кто такие операторы ЭДО с точки зрения закона?

В Приказе ФНС от 20.04.2012 г. N MMB-7-6/253@ говорится, что оператором ЭДО является:

Операторы ЭДО

Есть и другое определение. В Постановлении Правительства от 26.12.2011 N 1137 (в ред. от 28.05.2013 N 446) под оператором понимается:

оператор документооборота

Пусть формулировки разные, но сходство между ними все же есть. Обе указывают на то, что данные организации должны обеспечивать электронный документооборот счетами-фактурами. Это подтверждает и пп. 1.3 главы 1 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011г. N 50н. Здесь говорится, что получать и выставлять электронные счета-фактуры (далее – ЭСФ) нужно через операторов документооборота. Получается, что выставлять ЭСФ напрямую запрещено. И это грамотно, так как оператор является третьей, незаинтересованной стороной. В случае спорной ситуации он сможет подтвердить или опровергнуть факт, что электронный документ был передан.

Надеемся, вам стало понятнее, кем являются операторы, и с какой целью законодатель требует обмениваться электронными счетами-фактурами именно через них. Сейчас давайте обсудим выгоды, которые получает организация, если она пользуется услугами операторов ЭДО.

1. Позволяет отправлять и получать ЭД

Неверно полагать, что операторы документооборота требуются только для обмена ЭСФ. Через них можно обмениваться и другими электронными документами. В 2012 году ФНС РФ рекомендовала к применению два формат – товарной накладной, также известной как ТОРГ-12, и акта приемки-сдачи работ/услуг (Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 г. N MMB-7-6/172@). Мы приближаемся к тому моменту, когда можно будет полностью отказаться от бумаги.

Через оператора возможен обмен всеми ЭД. Важное условие – между компаниями, обменивающимися ЭД, должны быть совместимые технические средства для просмотра документов и электронных подписей.

2. Решает любые заботы абонента

Оператор ЭДО – не только «транспорт». Он берет на себя решение целого ряда вопросов, включая организационные. Компании, подключенной к оператору ЭДО, достаточно один раз присоединиться к Регламенту обмена, чтобы уже дальше спокойно обмениваться документами с обеспечением их легитимности, не заключая дополнительных соглашений.

Если же организация решила обмениваются напрямую с каждым из своих контрагентов и партнеров, то есть без помощи оператора, с каждым из них ей необходимо подписывать соответствующий договор. А теперь представьте, сколько времени будет потрачено на то, чтобы заключить договор с партнерской сетью из 100 компаний.

3. Предлагает готовые решения под каждого

Любому сотруднику, привыкшему работать в определенной информационной системе, было бы удобно получать и отправлять документы, не выходя из нее. Ведь при использовании сразу нескольких систем, пользователь испытывает неудобства, разногласия, сталкивается с конфликтами. На их разрешение уходят силы и время.

Чтобы оградить абонентов от подобного рода неудобств, оператор ЭДО предлагает готовые решения, которые интегрируются с различными корпоративными, учетными и бухгалтерскими системами. Если же сотрудники организации не используют информационную систему, для них подойдет другое решение – веб-клиент, интерфейс которого часто напоминает интерфейс почтового клиента и потому бывает прост в освоении.

4. Обеспечивает хранение с соблюдением юридической силы

Вопрос, где хранить, возникает почти сразу же, как только пользователь вливается в поток работы по обмену электронными документами. Ему уже недостаточно просто принимать и отправлять ЭД, хочется большего, а именно – хранить электронные документы с обеспечением их юридической значимости. Благо почти все операторы документооборота, присутствующие на рынке, готовы взять на себя архивное хранение.

5. Поддерживает абонентов

Пока у компании-абонента идет процесс привыкания к новому режиму работы – электронному обмену с контрагентами, часто возникают трудности и вопросы, требующие незамедлительного разрешения. Благодаря качественной поддержке оператора, абоненты могут обратиться в техподдержку за любой консультацией.

6. Безопасное взаимодействие с госорганами

Все еще можно столкнуться с мнением, что подключение к оператору ЭДО открывает для ФНС доступ к документам компании. Разумеется, это ошибочное суждение. По закону у операторов нет обязанности представлять документы в госорганы. Для этого существуют специальные операторы отчетности. Вы в этом убедитесь, ознакомившись с порядком истребования ЭД (Приказ ФНС РФ от 17.02.2011 N MMB-7-2/168@), где также указаны нормы, регламентирующие последовательность представления электронных документов в налоговую.

7. Гибкий ценовой подход

Если требуется получить или отправить электронный документ, сотрудник наверняка воспользуется электронной почтой. Но когда возникнет необходимость провести в организации телефонную или интернет-связь, наверняка никто не будет пытаться самостоятельно решить эту задачу. Вероятно, будет вызвана бригада квалифицированных рабочих, которые все организуют, проведут и настроят. Так же и с операторами электронного документооборота. Предлагая услуги по обмену ЭД, они не настаивают. Но знают, что на профессиональном уровне сами компании организовать обмен не смогут.

Конечно, нужно понимать, что за любые оказанные услуги берется плата. Часто цена зависит от объема отправленного. Так, чем больше у абонента исходящий трафик, тем в итоге ниже цена за каждый посланный ЭД. Дополнительное удобство – тарифные пакеты, которые в некоторых случаях могут быть подстроены под потребности абонента.

Нередко, пока длится пилотный проект, оператор предлагает абоненту бесплатный обмен электронными документами.

8. Оператор ЭДО развивает технологии

Когда компания обменивается с каждым контрагентом напрямую, ей сложно угнаться за быстро развивающимися технологиями и на высоком уровне поддерживать качество связи со своими контрагентами. В то время как у операторов нет такой роскоши, как стоять на месте и ничего не делать. Они занимаются развитием и повышают качество услуг, поэтому им может быть не страшна конкуренция.

9. Подстраивается под изменения законодательства

Самостоятельно отслеживать изменения законодательства в отношении обмена электронными документами непросто. Важно не только следить, но и беспрекословно исполнять требования, выдвигаемые в нормативно-правовых актах. Вовремя уведомлять своих абонентов обо всех изменениях законодательства, а также вносить данные изменения в работу своих сервисов – прямая обязанность операторов.

***

Подытоживая написанное, хочется отметить, что число спорных моментов и предрассудков о работе с электронными документами уменьшается. Благодаря преобразованиям законодателей, участившейся практике использования ЭД в бизнесе, а также развитию самих операторов, внешний ЭДО постепенно становится прозрачным. Можно полагать, что не за горами те времена, когда пользователи окончательно перестанут сомневаться в пользе внешнего электронного документооборота и в том, что операторы ЭДО в силах, притом качественно и быстро, решать массу оргвопросов по межкорпоративному обмену.

Вернуться в раздел «Аналитика»