ГлавнаяБаза знаний: Аналитика

Электронный документ

Электронным документом признается любая документированная информация, представленная в электронном виде, которая пригодна для восприятия человеком с использованием ЭВМ и может быть передана по информационным телекоммуникационным сетям.

Как выглядит электронный документ? Synerdocs, Синердокс

Если электронный документ (далее – ЭД) составлен, передан или хранится с соблюдением всех требований законодательства РФ и подписан электронной подписью, то он обладает юридической силой. К слову, ФНС РФ признает юридическую силу только тех ЭД, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.

Создавать, обрабатывать, хранить и передавать электронный документ необходимо с соблюдением требуемой степени защиты, которая позволит предотвратить несанкционированный доступ к информации. При хранении ЭД должны сохраняться данные, которые позволят однозначно установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его создания, отправления или получения.

Подлинность электронного документа

Электронный документ считается подлинным, если в него не вносились изменения с момента подготовки к окончательной форме, за исключением изменений в процессе демонстрации, хранения и использования документа. В подлинном виде электронный документ существует исключительно на машинном носителе, где был создан.

Обмен электронными документами

Организовать юридически значимый обмен электронными документами между компаниями можно двумя способами:

  • Через оператора электронного документооборота. Представитель организации, желающей обмениваться ЭД с одной или несколькими компаниями, подключается к оператору, и уже тот своими силами настраивает обмен документами в электронном виде.
  • Напрямую, при предварительном заключении между контрагентами соглашения о способе обмена документами и о типе используемой электронной подписи.

Получением электронного документа является его поступление в систему документооборота получателя или, при отсутствии каких-либо информационных систем, – момент извлечения ЭД.

Вернуться в раздел «Аналитика»