ГлавнаяБаза знаний: Аналитика

Электронный документ

«Электронный документ (далее – ЭД) – это документированная информация в электронной форме. Подробнее данное понятие раскрыто в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Как выглядит электронный документ? Synerdocs, Синердокс

Факты об электронном документе:

  • Юридическая значимость. ЭД имеет юридическую силу, если при его создании, отправке и хранении были соблюдены необходимые требования законодательства, и если он был заверен электронной подписью (далее – ЭП). Некоторые ведомства предъявляют особые требования. К примеру, ФНС принимает только ЭД, подписанные квалифицированной ЭП.
  • Защита и безопасность. Создание, обработка и передача электронного документа должны осуществляться с соблюдением необходимого уровня защиты, что позволяет предотвратить несанкционированный доступ к информации.
  • Хранение. Важно, чтобы во время хранения ЭД целыми и невредимыми оставались данные, благодаря которым можно определить авторство, дату/время создания, отправки или получения документа.
  • Подлинность. Если с начала подготовки к окончательной форме документ не изменялся, его можно считать подлинным. Исключение составляют изменения, внесенные в ЭД в ходе его демонстрации, использования или хранения.
  • Доступность. Электронный документ должен быть сохранен в форме, пригодной для воспроизведения и хранения.
  • Получение. По факту получением ЭД можно считать его поступление в информационную систему получателя. В случае отсутствия информационных систем получением является момент извлечения документа.

Юридически значимый обмен электронными документами

Перед вами две схемы того, как можно организовать внешний юридически значимый обмен электронными документами:

  1. Обратиться к оператору электронного документооборота. Если организация желает обмениваться ЭД со своими контрагентами или партнерами по бизнесу, ей следует подключиться к сервису обмена, который предлагает оператор. Все действия по настройке, обучению, консультированию, поддержке пользователей берет на себя непосредственно оператор.
  2. Заключить дополнительное соглашение о способе обмена документами и о типе используемой электронной подписи. Подробно о соглашении вы можете прочитать здесь. Данная схема может быть затруднительна тем, что компаний, с которыми инициатор перехода на ЭДО хочет обмениваться электронными документами, может оказаться много. Для того чтобы заключать соглашения с каждым контрагентом/партнером (не исключено, что предварительно потребуется договариваться, проводить встречи), уйдет немало времени.

Вернуться в раздел «Аналитика»