ГлавнаяБаза знаний: Аналитика

Понимать, употреблять и не путаться

24.04.2014

Электронный документооборот или ЭДО - движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Хочется отметить, что ни один нормативный акт законодательной базы РФ не содержит толкование понятия «электронный документооборот». В данном случае эксперты сервиса обмена Synerdocs опираются на термин документооборот, который содержится в ГОСТ Р 51141-98.

Внутренний и внешний документооборот

Документооборот в организации можно разделить на две большие группы: внутренний и внешний. При этом внешний включает в себя документооборот с контрагентами и с государственными контролирующими органами (ФНС, ПФР и другие).

электронный документооборот между организациями, Synerdocs, Синердокс

Бумага или цифра – это лишь форма представления информации. Любой вид документооборота, указанный на схеме, можно автоматизировать. При переходе от одной формы к другой, главное, понимать, что этот процесс пошаговый. Как показывает практика, отказаться от бумаги, в первую очередь, стоит во внутренних процессах. Дальше переход на ЭДО будет протекать легче.

Для автоматизации внутреннего документооборота разработчики программных продуктов предлагают системы, которые обеспечивают управление электронным документооборотом, такие как СЭД, СЭДО.

Отправлять электронные документы с гарантированной доставкой возможно.

Откажитесь от проблем бумажной почты!

После автоматизации внутреннего документооборота будет проще перейти на коммерческий электронный документооборот с контрагентами, или межкорпоративный документооборот. В профессиональной среде данный термин принято сокращать до аббревиатуры МЭДО. Технические средства, программное обеспечение, а главное законодательство РФ позволяют это сделать. С нормативной базой в области МЭДО можно ознакомиться, пройдя по ссылке.

Не стоит путать МЭДО – межкорпоративный электронный документооборот с межведомственный, который также обозначается аббревиатурой МЭДО. Это разные понятия. Последнее представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем ЭДО, участниками которого являются представители государственного сектора: Правительство РФ, Администрация Президента России и федеральные органы государственной власти РФ. Автоматизированный обмен документами осуществляется в защищенном режиме. Цель МЭДО – повысить эффективность управления электронным документооборотом со стороны государственных органов власти.

Что касается межкорпоративного электронного документооборота, он предполагает обмен электронными документами между контрагентами, например, счетами-фактурами и первичными бухгалтерскими документами, причем с обеспечением их юридической силы. Переход на ЭДО означает автоматизацию обмена с использованием специальных сервисов, которые предлагают операторы ЭДО СФ. Например, с помощью сервиса Synerdocs между компаниями можно легко организовать коммерческий электронный документооборот. В связи с тем, что сам термин «межкорпоративный электронный документооборот» достаточно сложен для восприятия, его часто сокращают до ЭДО. При этом особое внимание уделяется контексту, в котором используется данное сокращение.

Автоматизация внешнего обмена с государственными учреждениями происходит с использованием систем сдачи отчетности.

Запомните, чтобы не спутать

Напоследок, подводя итоги данного материала, еще раз раскроем значение самых употребляемых сокращений в области ЭДО, чтобы всегда понимать, о чем говорят эксперты в своих статьях и семинарах, предполагая, что для аудитории эти сокращения стали привычными:

  • ЭДО – электронный документооборот;
  • СЭД или СЭДО – система электронного документооборота;
  • МЭДО – межкорпоративный электронный документооборот;
  • МЭДО – межведомственный электронный документооборот;
  • Оператор ЭДО СФ - организация, обеспечивающая в соответствии с приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (Приказ ФНС России от 27.12.2013 N ММВ-7-6/658@).
  • Оператор ЭДО - российская организация, соответствующая требованиям, утверждаемым Федеральной налоговой службой Российской Федерации, через которую в соответствии с пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленным форматам в электронной форме по телекоммуникационным каналам представляются налоговые декларации (расчеты) (Приказ ФНС России от 27.12.2013 N ММВ-7-6/658@).

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Вернуться в раздел «Аналитика»