ГлавнаяБаза знаний: Аналитика

Электронные документы в суде: учимся представлять подлинники и копии

В 1979 г. свет увидели Инструктивные указания Госарбитража СССР. Согласно им документы, изготовленные с помощью электронно-вычислительной техники, могут быть применимы в виде доказательств в суде. Интересно, что подлинником советские чиновники сочли первый экземпляр электронного документа (далее – ЭД), иначе говоря, файл, созданный на компьютере. Для разрешения судебного спора в качестве весомого аргумента приходилось представлять именно компьютер.

Электронные документы в суде Synerdocs, Синердокс

Сегодня понятие о подлиннике трансформировалось. Но мы не будем анализировать перемены, происшедшие за более чем 35 лет. На примере электронного бухгалтерского документа мы рассмотрим, как обстоит представление в арбитражный суд РФ его электронного подлинника, и чем от этого отличается процесс подачи его электронной копии.

Электронные документы в арбитражных судах

Для начала обратимся к нормам Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее – АПК РФ). П. 3 ст. 75 АПК РФ свидетельствует, что использовать в суде электронные документы разрешается. Соответствующий порядок зафиксирован в Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 N 80.

Но теория одно, а практика – совсем другое. По факту использовать электронные документов в суде удается не всегда. Загвоздка в двусмысленности формулировки «представление документов в электронном виде». Она подразумевает и подачу копий, и представление подлинников. Подробнее этот процесс изображен на схеме ниже.

Представление документов в суд в электронном виде, Synerdocs, Синердокс

Электронные копии: как придать юридическую значимость и подать в суд?

Арбитражный суд принимает сканы – электронные копии бумажных документов. Для этого нужно:

  1. Посетить сайт arbitr.ru, заполнить формы и загрузить доказательства (сканы в формате .pdf).
  2. Если вы – участник дела, пройти регистрацию в системе «Мой арбитр» по адресу my.arbitr.ru.
    Подробнее о подаче документов через данную систему читайте в одном из наших материалов.
  3. Убедитесь, что сканы, включая их формат и размер, соответствуют порядку, установленному в Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 N 80. Обратите внимание, отраженные здесь правила распространяются только на подачу копий через систему «Мой арбитр» и работу с подлинниками не регламентируют.

Кстати, суд может затребовать и бумажные оригиналы (абз. 2 п. 3 ст. 75 АПК РФ), поэтому не забывайте подстраховываться.

Теперь о юридической значимости. Если копии не требуется заверения у нотариуса, ее легитимность подтверждается стандартно – достаточно подписи и печати. Нужно также отметить дату выдачи копии и что ее подлинник хранится в организации. См. Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X.

Случай из практики Верховного суда РФ

В 2014 г. была признана неправомочной квитанция об уплате штрафа за нарушение ПДД, так как в бумажной копии извещения не было информации об электронной подписи.

Отметим, что законом не предусмотрен вид отметки ЭП, которая ставится на копии электронного документа. Тем не менее, отметка должна стоять, и это доказывает Постановление ВС РФ от 05.08.2014 № 67-АД14-5.

Электронный подлинник в качестве доказательства

ЭД, являющийся подлинником и подписанный электронной подписью, в суд может быть подан в бумажном или в электронном виде. Если в здании суда имеются необходимые технические средства и программное обеспечение, участники дела без проблем могут направить электронные оригиналы (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

Если же суд не обладает соответствующими возможностями, документы представляют на бумаге. О том, как заверить копию, читайте выше (п. 8 ст. 75 АПК РФ). В случае нарушения указанных требований суд вправе отменить свое решение.

Роль оператора ЭДО в предоставлении доказательств

При отправке формализованного электронного документа, к примеру, счета-фактуры, в сервисах операторов ЭДО формируются служебные документы. Последние фиксируют время отправки и получения счета-фактуры, а также подтверждают сам факт отправки. Такие служебные документы разрешается направлять в суд.

Иначе обстоят дела с неформализованными электронными документами, так как законом не регламентирован порядок обмена ими. Что в данной связи предлагают своим клиентам операторы ЭДО? В сервисе Synerdocs на каждый отправленный/принятый неформализованный документ автоматом создается информационная квитанция в формате .pdf. Она и подтверждает факт обмена. В квитанции отображаются следующие данные: кто подписал, дата и время подписания и др. При необходимости ее можно направить в арбитражный суд.

***

Интересный факт: в России только у арбитражных судов накоплена практика работы с электронными документами в качестве доказательств. Отсюда и проявленный интерес к данной сфере.

Вероятно, в будущем не только АПК РФ сможет похвастаться применением ЭД в своей практике. Об этом говорит хотя бы то, что конце 2014 г. разработанный Министерством юстиции проект ФЗ, предлагающий придать электронному документу статус письменного доказательства, одобрили в Правительстве.

Напоследок отмечу, что рассматривая электронный документ, суд оценивает его с разных сторон: кем и когда был подписан, отправлен, получен и т.д. Возможность подтвердить данные факты есть именно у операторов ЭДО.

Автор статьи: Карина Кассис, аналитик Synerdocs.

Вернуться в раздел «Аналитика»