ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2015

Ответы на вопросы онлайн-семинара «Казнить нельзя помиловать: электронное правосудие» (24 марта 2015 г.)

24 марта состоялся онлайн-семинар «Казнить нельзя помиловать: электронное правосудие», посвященный особенностям использования электронных документов в суде. По традиции мы публикуем ответы на те вопросы, на которые наши эксперты не успели ответить во время онлайн-семинара.

На вопросы отвечают:

Карина Кассис
Аналитик Synerdocs,
эксперт в области законодательства ЭДО


Юрий Маслов
Коммерческий директор ООО «КРИПТО-ПРО»,
эксперт по применению средств электронной подписи


Электронные документы и ЭП в суде

Марина Смирнова: В суде простая электронная подпись не действует (во всяком случае не всегда)?

Карина Кассис: Говорить «не действует» не совсем корректно. На территории России разрешено использование трех видов электронной подписи: простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной. Просто у каждого вида свои условия признания. Самая высокая вероятность принятия электронного документа в суде у того, который подписан квалифицированной ЭП.

У вас уже есть электронная подпись?

Загрузите ее в Synerdocs и начните работу в сервисе!

Константин Слипенский: Есть успешная судебная практика признания простой и неквалифицированной подписи?

Юрий Маслов: По простой ЭП мне неизвестно. По неквалифицированной ЭП – да, такая практика есть.

Александр Логвинов: Как правильно представлять электронные документы в качестве письменных доказательств в судебных разбирательствах? Например, подписанный сторонами договор или акт выполненных работ по договору. При соблюдении каких условий суд принимает электронные документы в качестве этих доказательств?

Юрий Маслов: Наиболее разумным выглядит порядок действий, который описан ниже.

Приказом руководителя организации, предъявляющей иск, подающей жалобу или заявление, создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия формирует оптический носитель (например, CD), содержащий документы в электронной форме, с присвоением ему идентификационного номера. Также формируются копии электронных документов на бумажном носителе, и эти копии заверяются членами экспертной комиссии. Все действия по формированию оптического носителя и копий электронных документов на бумажном носителе оформляются заключением экспертной комиссии, которое подтверждает аутентичность информации, находящейся в электронных документах на носителе и в бумажных копиях.

Для подтверждения подлинности ЭП в каждом электронном документе экспертная комиссия обращается за соответствующим заключением в удостоверяющий центр, который изготовил сертификат ключа подписи лица, подписавшего электронной подписью электронный документ.

Структура и состав заявления в удостоверяющий центр:

  1. Информация о заявителе.
  2. Информация об электронном документе, подлинность ЭП которого необходимо подтвердить.
  3. Информация о подписанте и сертификате ключа подписи, относящемуся к ЭП.
  4. Время, на момент наступления которого необходимо подтвердить подлинность ЭП.
  5. Визовая часть заявления.

К заявлению в удостоверяющий центр необходимо приложить: магнитный носитель (дискета, CD и т.д.), содержащий исходный электронный документ, ЭП электронного документа, сертификат ключа подписи.

Было бы отлично, если бы в работе экспертной комиссии принимал участие полномочный представитель стороны ответчика, если такая сторона имеет место быть, а также принимал участие полномочный представитель организации, являющейся профессиональным участником рынка средства защиты информации.

Оформление заключений экспертных комиссий также играет не последнюю роль. Рекомендуется, чтобы оформленные заключения имели следующую структуру:

  1. Состав экспертной комиссии.
  2. Место и время проведения экспертных работ.
  3. Основание для проведения экспертных работ.
  4. Предмет проведения экспертных работ.
  5. Условия проведения экспертных работ (применяемые программно-аппаратные средства, технический порядок проведения работ).
  6. Результаты и выводы проведения экспертных работ.
  7. Перечень приложений.
  8. Визовая часть заключения.

В приложения рекомендуется включать все необходимые данные, на основании которых сторонний эксперт также сможет выполнить работы по подтверждению подлинности ЭП: копии заявлений; электронные документы, подвергавшиеся проверке; списки отозванных сертификатов, сертификат уполномоченного лица удостоверяющего центра, копии сертификатов соответствия на применяемые программно-аппаратные средства и т.д.

Для повышения доверия к результатам проводимых работ рекомендуется, чтобы удостоверяющий центр использовал средства обеспечения подтверждения подлинности ЭП в электронном документе со следующими функциональными возможностями:

  1. Обеспечение выполнения процедуры подтверждения подлинности на определенный момент времени.
  2. Автоматическое формирование отчета по подтверждению подлинности ЭП.
  3. Обеспечение возможности подтверждения подлинности ЭП на основе сертификата ключа подписи.
  4. Наличие сертификата соответствия (согласно требованиям к информационной безопасности удостоверяющих центров.

Таким образом, к материалам дела, в котором в качестве доказательств используются документы в электронной форме, приобщается следующий комплект документов:

  • электронные документы на оптическом носителе;
  • заверенные копии электронных документов на бумажных носителях;
  • заверенная копия приказа о назначении экспертной комиссии;
  • заключение экспертной комиссии об аутентичности информации, представленной в электронной и бумажной форме;
  • заключение экспертной комиссии удостоверяющего центра о подтверждении подлинности ЭП в электронных документах.

Лицо, работающее с материалами дела (судья, адвокат, обвинитель и т.д.), осуществляет доказательственную деятельность, которая включает в себя информационный, логический и психологический элементы. Информационный элемент означает, что в основу принятия решения могут быть положены только сведения о фактах, находящиеся в доброкачественных носителях. Лицо следует законам логики, когда изучает доказательства, и обладает психологической компетентностью, исходит из сомнения как доводов обвинения, так и доводов защиты при проверке и оценке доказательств.

Поэтому рекомендуется представлять и приобщать к материалам дела электронные документы как в электронной форме на магнитных или оптических носителях, так и в форме копий документов на бумажных носителях. С одновременным представлением доказательств (в форме заключений) их аутентичности.

Ольга Чуенко: В чем смысл представления электронных документов, если так или иначе надо принести в суд бумажные заверенные копии?

Карина Кассис: Да, в настоящее время ситуация складывается таким образом, что в ходе судебного разбирательства все равно потребуется распечатка электронных документов. Связано это в первую очередь со спецификой работы судов. Все доказательства, которые представляются в ходе процесса, должны быть «подшиты» в дело. Подробнее смотрите ответ выше. В будущем ситуация в любом случае будет меняться, поскольку уже сейчас ведутся работы по техническому оснащению российских судов.

Олег Антогин: Хорошо, а если у суда нет возможности обрабатывать ЭДО? Ну не установили им оборудование… Можно подавать в любой другой?

Юрий Маслов: Нет, подсудность (выбор суда) не определяется его технической оснащенностью. Смотрите ответы на предыдущие вопросы, и Вы увидите, что у суда может не быть компьютера вообще, но он примет электронные документы в качестве письменного доказательства.

Наталья Калашникова: Есть ли судебная практика по использованию неквалифицированной электронной подписи во внутреннем документообороте, например, для подписания работниками авансовых отчетов, путевых листов?

Юрий Маслов: Судебная практика (включая уголовную) по ЭЦП (а это близкий аналог неквалифицированной ЭП) есть. По неквалифицированной ЭП (а она применяется с 2012 года) – мне неизвестна.

Лариса Бреева: Как подтвердить юридическую силу платежного поручения в суде при его отправке посредством клиент-банка? Часто банки не позволяют выгружать файл документа с метаданными в формате xml и файлом подписи?

Юрий Маслов: В порядке, предусмотренном договором с Банком. Более никак.

Юлия Кирсанова: Юрий, подскажите, пожалуйста, по практике. Если документ представлен в суд в виде распечатанной и заверенной копии электронного документа, но не представлен на электронном носителе, какова вероятность, что документ примут в качестве доказательства?

Юрий Маслов: Вероятность принятия в качестве письменного доказательства близка к нулю. В качестве косвенного – повыше.

Максим Хотченков: Интересно, а суды уже готовы работать с электронными документами? И как они (суды) прикладывают электронные документы к делу?

Юрий Маслов: Готовы. Смотрите предыдущие ответы.


Электронная подпись: общие вопросы

Никита Абрамов: Есть ли срок выдачи ЭЦП? Он законодательно установлен? Многие на год дают – это законно? Или она бессрочна?

Юрий Маслов: Некорректный вопрос. ЭЦП нельзя выдать. ЭЦП, как и ЭП, – это реквизит документа, который создаётся владельцем СКПЭП с помощью ключа создания ЭП. Существует срок действия ключа создания ЭП, который разный для разных средств ЭП, и срок действия СКПЭП, который определяется УЦ, изготовившим СКПЭП. Максимальные сроки действия устанавливает ФСБ России. Как правило, срок действия ключа создания ЭП – 1 год. Это законно и бессрочных не бывает.

Владимир Пантюхов: Возможно-ли использование ЭП нерезидентами РФ?

Юрий Маслов: Да, возможно. И они, нерезиденты РФ, достаточно часто пользуются ЭП. В первую очередь на электронных торговых площадках, в системе ЭТРАН (РЖД) и в банковских системах (ДБО).

Игорь Хазанов: Услуги TSP кто давать должен? Услуги TSP должна обязательно давать третья сторона?

Юрий Маслов: Услуги службы штампов времени (TSP) предоставляет лицо, которое определено в регламенте (соглашении) документооборота. Т.е. лицо, которому доверяют участники (стороны) системы документооборота. Это может быть УЦ (как правило) или любое иное лицо. Причем это лицо может быть, как оператором ЭДО, так и участником системы ЭДО.

Наталья Майсиевич: Юрий Геннадьевич, как осуществляется доказательная база при использовании DSS?

Юрий Маслов: Абсолютно так же, как и при использовании локальных средств ЭП. Конкретный перечень документов, входящих в доказательную базу, зависит от того, какой факт доказывается. Факт обладания ключом и сертификатом или факт создания ЭП, или факт создания ЭП в какой-то промежуток времени и т.д. Но в любом случае данный перечень принципиально и практически не зависит от способа создания ЭП и хранения ключей создания ЭП.

Виктор Павлов: Для проверки подписи или сертификата в УЦ достаточно ли CryptoPRO CSP или нужно еще и покупать TLS? И есть ли возможность, не покупая крипто-провайдера, проверять подпись или сертификат.

Юрий Маслов: Для проверки ЭП и СКПЭП не требуется приобретать ничего. ЭП средство «КриптоПро CSP» работает бесплатно. А «КриптоПро TLS» купить отдельно вообще нельзя. Он входит в состав «КриптоПро CSP».

Наталья Калашникова: Возможно ли подписание одного документа двумя лицами с разными типами подписей – квалифицированной и некваливицированной?

Юрий Маслов: Да, возможно, если такое предусмотрено регламентом документооборота (соглашением сторон). Но в практике встречать не приходилось.

Алексей Борисов: Если в pdf указана одна фамилия подписанта, а документ подписан ЭП другого человека, то легитимность документа не нарушается (подписант ЭП имеет право подписывать этот документ)?

Карина Кассис: Ситуация неоднозначна. Если в преамбуле документа не указано лицо, которое должно подписывать документ, то подписание документа другим лицом с правом такой подписи теоретически возможно. При этом на момент подписания должна быть возможность доказать действительность сертификата ЭП и правоспособность подписанта. Если же в преамбуле указано одно лицо, а подписывает документ другое, то могут появиться вопросы в случае распечатки документа. В любом случае мы рекомендуем не допускать подобных ситуаций.

Михаил Ладгин: А как проверить, что предоставленные данные относятся к конкретному документу?

Юрий Маслов: Вопрос не понятен. Что за представленные данные?

Елена Гончарова: Что такое система точка-точка?

Карина Кассис: Под системой «точка-точка» подразумевается обмен электронными документами напрямую, например, посредством электронной почты, без участия оператора электронного документооборота.

Напоминаем, в случае выставления электронных счетов-фактур воспользоваться системой «точка-точка» невозможно. В соответствие с п. 1.3 Приказа Минфина N 50н обмен электронными счетами-фактурами осуществляется исключительно через операторов ЭДО.

Андрей Беломестных: Юрий, как Вы можете прокомментировать то, что некоторые недобросовестные УЦ выдают ЭП по сканкопиям документов без посещения УЦ и идентификации владельца и выпуском ЭП прямо на своем рабочем месте? В суде такие ЭЦП могут быть оспорены по причине принадлежности-непринадлежности владельцу?

Юрий Маслов: Нельзя сразу говорить, что недобросовестные. Может, это так они выдают СКПЭП при плановой смене, не первые СКПЭП. Но если они так выдают первые СКПЭП, то можно лишить УЦ аккредитации, если она есть. Для этого нужно доказать факт нарушения Федерального закона N 63 и обратиться в МКС с соответствующим заявлением.

Владелец СКПЭП может в суде отказаться от ЭП, сделанной реально им. Но только владелец может отказаться от своей ЭП. Если владелец СКПЭП не отказывается от своей ЭП, то никакое лицо не сможет доказать обратное, даже если УЦ выдал СКПЭП по сканкопиям и без личного присутствия.

Сергей Михеев: Юрий, каковы действия в случае выдачи ЭП без согласия владельца?

Юрий Маслов: Действия УЦ: по 63-ФЗ «Об Электронной подписи» УЦ не может изготовить СКПЭП без заявления владельца. Поэтому УЦ ничего не должен делать, если нет согласия владельца.

Действия владельца, если СКПЭП изготовлен: подать заявление в УЦ об аннулировании СКПЭП.

Артем Соболев: В качестве примера возьмем организацию, где реализован внутренний документооборот с использованием простой ЭП. Работники знакомятся с внутренними документами (приказами, распоряжениями и приложениями), т.е. ставится виза «ознакомлен». Какие могут возникнуть проблемы, если необходимо будет в суде доказывать факт того, что работник был ознакомлен с тем или иным документом (положением, регламентом, инструкцией)? Возможно в таком случае лучше использовать обычные бумажные документы?

Карина Кассис: Использование простой электронной подписи регулируется статьями 1-9 Федерального закона N 63 «Об электронной подписи». Применение простой ЭП в организации должно обязательно сопровождаться внутренними приказами или соглашениями, такими как приказ руководителя компании об использовании простой ЭП, приказ о назначении ответственного сотрудника или подразделения за использование простой ЭП, а также положение или регламент использования простой ЭП.

При соблюдении всех требований, предъявляемых к использованию простой ЭП, никаких проблем не возникнет.

Артем Соболев: Статья 312.1. ТК. В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Данное условие распространяется и на обычных работников? (вопрос связан с первым вопросом от меня)

Юрий Маслов: Согласно Федеральному закону N 63, квалифицированная ЭП может применяться в любых отношениях, если ФЗ или НПА не установлено требования оформления документов исключительно в бумажной форме. Поэтому можно использовать квалифицированную ЭП и в трудовых отношениях. Проблема в другом. В сроках хранения документов по личному составу. Они слишком большие. А в РФ нет нормативки, определяющей порядок хранения и сдачи в архив электронных документов, удостоверенных ЭП.

Допустима ли работа с ЭЦП лицу, на которое она выдана по доверенности?

Карина Кассис: Да, конечно. Право подписи в случае работы с сертификатом ЭП передается точно так же, как при работе с бумагой.

Юрий Маслов: Да, допустима на основании статьи 10 Федерального закона N 63 «Об электронной подписи».

Владимир Пантюхов: ЭП планируется к внедрению в рамках взаимоотношения участников внешнеэкономической деятельности и гос. органами? Что предусматривает участие нерезидентов? Планируется-ли изменение законодательства в этой части?

Юрий Маслов: Нет, не планируется. Планируется заключение межгосударственных договоров в рамках ЕАЭС и БРИКС, которые превалируют над национальным законодательством.


Заверение бумажных копий

Игорь Хазанов: Как заверить у нотариуса документ, у которого нет оригинала?

Юрий Маслов: У нотариуса можно заверить копию оригинала документа. При этом копию нотариус делает сам. Так что если нет оригинала, то никакой нотариус не заверит копию того, чего у него нет.

Игорь Хазанов: Что можно заверить, если нотариусу не с чем сверять?

Юрий Маслов: Можно заверить копии оригинала документа. Но копию с оригинала нотариус делает сам. Нотариус не сверяет.

Дмитрий Осипов: Какие документы требуют нотариального заверения, какие нет?

Юрий Маслов: Нотариальное заверение документов требуется в случаях, предусмотренных федеральными законами, нормативно-правовыми актами и соглашениями сторон. Таких документов десятки тысяч. Перечислять их все не имеет смысла.

Дмитрий Осипов: Счета-фактуры заверяем в организации или у нотариуса?

Карина Кассис: Для создания бумажных копий с электронных оригиналов счетов-фактур необходимо распечатать документы из сервиса с отметкой о том, что они были подписаны электронной подписью, заверить собственноручной подписью руководителя или уполномоченного на то лица и печатью организации. Нотариальное заверение происходит по желанию.

Законодательство не предъявляет требований к копиям счетов-фактур в виде заверения у нотариуса.

Руслан Ефанов: Как нотариально заверить электронный документ, выгруженный из какой-либо учетной системы?

Юрий Маслов: В порядке, предусмотренном статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1 и в соответствии с Приказами Минюста от 16.04.2014 N 78 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» и от 04.07.2014 N 152 «Об утверждении требований к формату электронного документа, изготавливаемого для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе».


Вопросы о функциональности сервиса Synerdocs

Юрий Сухов: Что с роумингом с другими операторами ЭДО у Synerdocs?

Карина Кассис: Актуальную информацию о состоянии роуминга между операторами ЭДО можно получить на сайте НП «РОСЭУ». На данный момент у Synerdocs (ООО «ДИРЕКТУМ») запущен продуктивный роуминг с Калугой Астрал. Успешно протестирован роуминг с Такскомом, Диадоком (СКБ-Контур), Тензором и Корус Консалтингом. На очереди тестирование с Такснетом. Подписано роуминговое соглашение с Такскомом, на днях должны быть подписаны роуминговые соглашения с Диадоком и Тензором.

Игорь Хазанов: Выгрузка электронных документов у оператора ЭДО должна как-то верифицироваться?

Карина Кассис: Вопрос не конкретизирован. Под верификацией можно понимать многое. В общем смысле верификация – это некая проверка на соответствие чему-либо. При выгрузке можно проверять правильность оформления документа, требования к формату, соответствие документа и подписи и многое другое.

Можно лишь сказать, что документы, выгруженные из Synerdocs, однозначно соответствуют установленным ФНС РФ форматам, если речь идет о формализованных документах. Соответствие файла документа файлу электронной подписи в сервисе также проверяется.

Юрий Сухов: Скажите в системе Synerdocs можно зарегистрироваться с усиленной неквалифицированной ЭП?

Карина Кассис: В сервисе Synerdocs используется сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - КЭП). Регистрация также проходит с помощью сертификата КЭП.

Если вы представляете отчетность в контролирующие органы в электронном виде, то у вас есть сертификат КЭП, который также подойдет и для обмена электронными документами через сервис. Проверить сертификат можно на сайте.

Сергей Михеев: В случае выгрузки документов из Synerdocs для ИФНС создается ли опись?

Карина Кассис: Для удобства пользователей Synerdocs при выгрузке документов из сервиса можно выбрать один из вариантов: выгрузка для печати (формализованные документы будут выгружены в формате .pdf, неформализованные – в оригинальном формате), выгрузка для импорта (любые документы будут выгружены вместе с файлами электронной подписи для загрузки в другую информационную систему), выгрузка для ИФНС (документы будут выгружены вместе с файлами электронной подписи для передачи в налоговую). При выгрузке для ИФНС автоматически в папке, куда будут выгружены все документы, сформируется опись.

Игорь Хазанов: А какой формат для выгрузки в ИФНС?

Карина Кассис: При выгрузке документов из сервиса Synerdocs для ИФНС выгружаются файлы самих документов вместе с файлами электронных подписей. Форматы выгружаемых документов будут те, в которых документы создавались, загружались и передавались через сервис. При этом напоминаем, что налоговые инспекции, в случае приема электронных документов, работают только с тремя форматами – xml, jpg и tif. Если вы обмениваетесь документами в других форматах, то такие документы в случае истребования лучше представить на бумаге.

Сергей Михеев: Каков срок хранения оригиналов документов в Synerdocs?

Карина Кассис: Все документы, передаваемые через Synerdocs, хранятся в сервисе в течение пяти лет. При желании вы можете продлить срок хранения ваших документов в сервисе, заключив дополнительное соглашение.

Юрий Сухов: ТОРГ-12 в Synerdocs реализована? В ТОРГ-12 участвует 3-4 подписи. Как это реализовано в Synerdocs?

Карина Кассис: Да, конечно. Через сервис обмена Synerdocs можно обмениваться любыми видами документов, в том числе товарной накладной по форме ТОРГ-12 – как в формализованном, так и в неформализованном виде. В случае формализованного документа, согласно Приказу ФНС РФ N ММВ-7-6/172@, который утверждает формат .XML, в документе может содержаться только две подписи – отправителя и получателя. В случае неформализованного документа – в сервисе реализовано многостороннее подписание документов. Если необходимо поставить несколько подписей на одной стороне, то в случае электронного обмена применяют внутреннее согласование документа.

Юрий Сухов: Что делать с трехсторонним документооборотом? Это возможно в системе Synerdocs?

Карина Кассис: Под трехсторонним документооборотом может подразумеваться несколько сценариев. Первый – когда документ сразу отправляется на подписание нескольким контрагентам. Такая возможность уже реализована в сервисе Synerdocs. Второй вариант – пересылка уже подписанного документа третьей стороне для ознакомления. Такая возможность будет реализована в ближайшее время.