ГлавнаяБаза знаний: Аналитика

Концерн Nokian Tyres: от внутреннего документооборота к внешнему обмену через Synerdocs

Концерн Nokian Tyres – мировой производитель шин для легковых, грузовых автомобилей и индустриальной техники, а также владелец сети шинных центров Vianor. В собственности концерна находятся два завода – в городе Нокиа (Финляндия) и во Всеволожске (Россия). Завод Nokian Tyres на территории России создан в 2005 году, в настоящее время запущены семь производственных линий, каждая из которых выпускает 1 миллион шин в год. Шины, произведенные на заводе во Всеволожске, экспортируются более чем в 20 стран мира. По состоянию на конец 2016 года в российском подразделении концерна работало 1368 сотрудников.

Рост производственных оборотов Nokian Tyres в России потребовал скорейшей автоматизации документооборота. Специфика бизнеса Nokian Tyres подразумевает большой объем договорной работы и массовое движение первичных документов, поэтому автоматизации данного участка деятельности уделялось особое внимание. В результате конкурсного отбора среди ведущих российских и западных систем было выбрано решение на платформе ECM-системы DIRECTUM.

Михаил Агапов, руководитель проекта внедрения Nokian Tyres:

Проект можно условно поделить на два этапа: автоматизация внутреннего контура движения документов (договоры, доверенности, претензии), а затем постепенный переход на внешний обмен электронными документами (ЭДО). Деление условное, поскольку, по сути, это были два разных проекта с разными командами.

Перерыв между этапами продлился несколько лет – нужно было выждать, когда в России наконец-то будет наведен порядок с юридической стороной внешнего обмена электронными документами.

Первый этап: автоматизация договорной работы

Основными задачами первого этапа стали: создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования. В рамках внедрения системы DIRECTUM специалистами компании Avis Expert (официального партнера вендора) была переведена в электронный вид работа с более чем 80 категориями договорных документов, настроены свыше 120 шаблонов документов и более 50 сценариев согласования и утверждения договоров с использованием электронной подписи. Были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов.

В рамках первого этапа была настроена интеграция DIRECTUM с ERP-системой Oracle E-Business Suite, выполняющей динамическую синхронизацию данных о контрагентах и договорных заявках. Также была настроена синхронизация организационной структуры и данных о сотрудниках с системой 1С. Таким образом, удалось исключить двойной ввод данных в различные бизнес-приложения информационного пространства компании и обеспечить своевременное наличие актуальных данных в системе электронного документооборота.

Однако, несмотря на то что движение документов внутри компании было автоматизировано, внешний документооборот оставался на бумаге.


Схема работы с исходящими бумажными договорами в Nokian Tyres до перехода на ЭДО

Чтобы управлять бумажным потоком, использовалось решение по штрих-кодированию. Входящие документы маркировались термоэтикетками со штрих-кодом, применение которых позволило моментально получать полную информацию как о самом документе (его реквизитах, наличии ЭП согласующих лиц), так и о бизнес-процессах, в которых он использовался.


Работа с входящими документами до перехода на ЭДО

Тем не менее, важнейший пласт процессов, связанных с первичной финансовой документацией, был автоматизирован не полностью. Так же и с внутренними нормативно-правовыми документами, которые создавались и согласовывались в электронном виде, но перед отправкой их приходилось распечатывать и подписывать, а подписанную версию затем опять сканировать.

Этап второй: внешний обмен электронными документами

На следующем этапе концерн Nokian Tyres осуществлял переход на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Ранее попытки решить эту задачу были неудачными: выбранный оператор не справлялся со своей задачей, также было много нерешенных проблем на законодательном уровне.

Новый подход к решению был запланирован на 2015 год.

В рамках нового этапа проекта специалисты компании поставили перед собой следующие задачи:

  1. Перейти на обмен первичными документами в электронном виде с контрагентами.

  2. Обеспечить работу с электронными оригиналами счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и корректировочных счетов-фактур, исключив их печать на всех этапах процесса поставки товара.

  3. Создать единый электронный архив документов.

Перед началом работ в проекте обозначился целый ряд особенностей. Во-первых, компания Nokian Tyres выбирала между теми операторами ЭДО, у которых есть готовые коннекторы к DIRECTUM. С остальными операторами подразумевался роуминг. Во-вторых, специалисты компании не стали навязывать своим контрагентам какой-то определенный сервис, предложив выбрать самостоятельно из тех, с кем уже ведется работа. И, наконец, предполагалось активное участие операторов в процессе подключения контрагентов: нужна была помощь в организации рассылок и быстрого входа в ЭДО.

Были выбраны два оператора ЭДО, при этом Synerdocs вошел в число основных операторов, с остальными решили работать в режиме обмена с использованием роуминга. Исполнителем проекта стала компания Avis Expert, отлично зарекомендовавшая себя в рамках предыдущего опыта сотрудничества. На выбор повлияло несколько факторов: возможности быстрого включения интеграции (наличие бесплатного коннектора) и массового подключения контрагентов, приобретение электронных подписей для сотрудников, позитивный опыт работы с другими продуктами разработчика – системой DIRECTUM.

Пилотный проект по внедрению был завершен осенью 2015 года. В рамках пилота значительное внимание уделили тестированию роуминга. В электронный вид перешли акты, накладные ТОРГ-12 и счета-фактуры, которые сопровождают поставки шин дилерам. Решение позволило сократить до минимума все риски при работе с гибридным потоком документов (электронные и бумажные входящие), а также обеспечить компании полноценную функциональность по обработке и хранению документов.

Михаил Агапов, руководитель проекта внедрения Nokian Tyres:

Бумажный архив существует и сейчас: в зависимости от вида документа или контрагента, с которым он связан, или даже от конкретной транзакции, каждый отдельный документ может иметь как электронный, так и бумажный формат.

Перенос процессов в электронный вид мы осуществляли с оглядкой на существующую в компании практику. Процесс должен был остаться таким же, каким был до перевода в электронный вид – с точностью до замены всех возможных видов документов на электронные оригиналы там, где это возможно.

Благодаря высокому профессионализму специалистов Avis Expert, была настроена бесшовная интеграция системы электронного документооборота, ERP и сервисов ЭДО. В результате удалось реализовать полностью безбумажный процесс создания, согласования, обмена и подписания документов с контрагентами.

Подключение контрагентов начали силами отдела продаж Nokian Tyres при поддержке специалистов Synerdocs. На этапе подключения были организованы рассылка и обзвон, также запланированы вебинары. Партнеров по закупкам подключали уже с помощью сотрудников соответствующего подразделения.

Александр Лымарь, руководитель проекта Synerdocs:

Стоит отметить, что при подключении контрагентов Nokian Tyres нам не понадобилось придумывать каких-то специфических схем мотивации. Для обзвона и рассылок оказалось достаточно стандартных методических материалов: партнеры Nokian Tyres сразу продемонстрировали готовность переходить на ЭДО.

В результате трафик электронных документов к концу пилотного проекта уже достиг нескольких тысяч счетов-фактур и актов в месяц.

Итоги проекта

В компании продолжается процесс подключения контрагентов. Тиражирование решения будет осуществляться на новые виды документов и процессы работы с ними.

Эффект от внедрения уже можно измерить:

  1. Заметно повысилась скорость доставки документов при продаже товара за счет того, что из работы исключилась печать.

  2. Процессы стали более надежными и предсказуемыми, благодаря гарантии доставки документов и прозрачности их построения. Повысилась степень взаимозаменяемости сотрудников.

  3. С помощью системы DIRECTUM решен вопрос с управлением двумя потоками документов -– бумажных и электронных.

  4. Повысилась лояльность контрагентов.

Компания Nokian Tyres получила ряд серьезных преимуществ «на вырост»:

  • Тиражируемое решение на единой платформе, которое развивается вместе с потребностями компании.
  • Подключение к двум операторам ЭДО позволяет просто и быстро охватить всех контрагентов.
  • Возможность развивать сложную автоматическую маршрутизацию документов внутри компании.

Все это позволит мировому производителю шин Nokian Tyres решить множество вопросов по масштабированию решения на будущие годы.

Павел Овчинников, руководитель проектов Synerdocs

Вернуться в раздел «Аналитика»