—   сервис обмена электронными документами

Внешний обмен документами является органической частью общего документооборота любой организации. Чтобы объединить внутреннее движение документов с процессом внешнего обмена, сервис Synerdocs интегрирован с ECM-системой DIRECTUM.

Интеграция реализована в виде готового коннектора, который входит в базовую поставку системы DIRECTUM начиная с версии 5.0.3. Модуль «Интеграция с системами обмена» (DIRECTUM Interchange System Integration – DISI) обеспечивает инфраструктуру для взаимодействия сервисов обмена с ECM-системой, которая выступает хранилищем юридически значимых документов.

Интеграция Synerdocs с DIRECTUM

Интеграция Synerdocs с DIRECTUM

Интеграция DIRECTUM и Synerdocs позволяет:

Интеграция предоставляет несколько вариантов отправки документов, каждому из которых соответствует специально настроенный сценарий:

При отправке и обработке полученных электронных документов пользователи работают в стандартном интерфейсе системы DIRECTUM:

Рассмотрение комплекта документов

Рассмотрение комплекта документов

Входящие документы автоматически отправляются ответственным сотрудникам в задании по типовому маршруту. Из карточки задания ответственный может перенаправить весь комплект другому сотруднику, зарегистрировать входящие документы либо самостоятельно рассмотреть их. Комплект документов отправляется партнеру после согласования и подписания всеми уполномоченными лицами.

Финансово-учетный документооборот

Первичные финансовые документы являются важнейшим классом документов, требующим отдельного подхода. Счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и другие первичные учетные документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять с контрагентами и готовить к налоговым проверкам. Для этих задач существует бизнес-решение «DIRECTUM: Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» (МФУДО), в архитектуру которого входит сервис Synerdocs.

Финансово-учетный документооборот

Финансово-учетный документооборот

Решение позволяет:

  1. Обеспечить выполнения требований Приказа Минфина России от 10.11.2015 №174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
  2. Облегчить подготовку к налоговым и аудиторским проверкам.
  3. Сократить прямые расходы на самые трудоемкие процессы:
    • согласование, подписание первичных учетных документов внутри организации;
    • обмен документами с контрагентами;
    • занесение информации из входящих первичных учетных документов, поступающих в формализованном виде, в учетную систему;
    • Контроль возврата документов от контрагентов.
  4. Организовать архив с быстрым доступом к первичным учетным документам, с управляемыми сроками хранения и гибкой политикой доступа к ним;
  5. Проводить сверки с контрагентами за счет готовых инструментов для контроля возврата первичных документов.

Работа с решением

Первичные документы формируются в учетной или биллинговой системе, далее выгружаются в систему DIRECTUM для обработки и долговременного хранения.

Типовой маршрут

Формирование документа в учетной системе

После загрузки в систему DIRECTUM документы автоматически отправляются на согласование и подписание электронной подписью в рамках типового маршрута.

Способ отправки документов

Согласование документов DIRECTUM

После согласования и подписания документов система DIRECTUM автоматически определяет, каким способом отправить документы контрагенту: через Synerdocs или на бумажном носителе.

Согласование исходящих актов и накладных

Отправка документа контрагенту

Документы, поступившие от контрагентов через Synerdocs, автоматически загружаются в систему DIRECTUM, а поступившие на бумаге сканируются и обрабатываются ответственным сотрудником.

Подписанные формализованные документы автоматически загружаются в учетную систему и передаются бухгалтеру для проведения операций.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

В МФУДО реализованы готовые инструменты для выгрузки документов к налоговым проверкам или судебным разбирательствам. Выборки учитывают следующие критерии:

Рассмотрение комплекта документов

Подготовка пакета документов к выгрузке

Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. В случае если необходимо отправить документы в бумажном виде, то автоматически формируется опись документов.

Узнайте больше о других технологических составляющих Synerdocs и бизнес-решениях DIRECTUM.

Узнайте у наших экспертов, можно ли Synerdocs интегрировать с вашей системой:

Получить подробную информацию

Звонок
Презентация
Поддержка
Кнопка
связи