Холдинги

Крупные холдинги встречаются с целым комплексом проблем взаимодействия, продиктованными особенностями структуры и бизнес-процессов:

  • множество специалистов с разной степенью доступа и ответственности;
  • компании холдинга значительно удалены друг от друга;
  • строгие внутренние регламенты обмена;
  • сложная ИТ-инфраструктура.

Сервис Synerdocs закрывает все задачи холдингов, связанные с обменом электронными документами. При этом он является гибким и надежным инструментом, который органично встраивается в информационную среду холдинга.

Узнайте, что может предложить Synerdocs для развития вашего бизнеса. Запросите звонок специалиста отдела продаж:

Оставьте запрос

Возможности Synerdocs в холдингах

Подключиться к Synerdocs будет правильным решением для любого холдинга с большим объемом документооборота. С помощью сервиса возможен быстрый обмен любыми видами электронных документов между всеми компаниями холдинга, а также с внешними контрагентами.

Обмен документами между головной компанией и дочерними предприятиями
Оперативная доставка организационно-распорядительных документов до сотрудников всех подчиненных компаний. Управлять огромным холдингом становится в разы удобнее и эффективнее.
Обмен документами между компаниями холдинга
Мгновенная отправка любых видов документов с обеспечением их юридической значимости из одной компании в другую и т.д.
Внутреннее перемещение документов в рамках холдинга
Склад, бухгалтерия, закупка, снабжение – все, кто имеют отношение к товару и работают в рамках одной компании, могут обмениваться между собой любыми документами (первичка, учетные документы).
Интеграция с корпоративными информационными системами
Благодаря широким возможностям интеграции, обмениваться юридически значимыми электронными документами можно прямо из корпоративной информационной системы.
Обмен с внешними контрагентами холдинга
Отправка и получение документов от внешних партнеров по основной и хозяйственной деятельности холдинга. Возможность обмениваться с абонентами других операторов через роуминг.

Варианты организации обмена в холдинге

Разработчиком сервиса Synerdocs является компания DIRECTUM, эксперт в области электронного документооборота. Технологии эффективного обмена электронными документами компания развивает с 2003 года. Сегодня DIRECTUM предлагает решения для автоматизации всех контуров документооборота, которые предусматривают как комплексный, так и частичный подход к внедрению.

В решении используется сервис Synerdocs, который выступает как гибкий и надежный инструмент для обмена документами на всех уровнях, обеспечивая их юридическую значимость, и ECM-система DIRECTUM, которая является мощной платформой для построения внутренних процессов взаимодействия и документооборота.


Комплексная автоматизация внутреннего и внешнего документооборота

С помощью ECM-системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs мы осуществляем полную автоматизацию процессов документооборота: как внутреннего, так и внешнего.

Система DIRECTUM в проекте является единой ECM-платформой, объединяющей потоки документов со всех корпоративных систем. Synerdocs используется для обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами, в т.ч. для обмена счетами-фактурами.

Решение хорошо подходит для интегрированных холдингов, так как объединяет документооборот всей цепочки создания конечного продукта.


Внедрение Synerdocs
как универсальной интеграционной платформы

В случае, если в дочерних обществах холдинга уже используются разные информационные системы, в том числе система ECM-класса, то мы разворачиваем сервис Synerdocs в качестве универсальной интеграционной платформы. С помощью специальных коннекторов сервис становится единым транспортом для всех документов холдинга, соединяя информационные системы предприятий холдинга в единое пространство взаимодействия.

Synerdocs также выступает в роли транспорта при обмене документами между системами и обмене с внешними контрагентами.


Расширение
возможностей
DIRECTUM

Если в вашем холдинге уже используется DIRECTUM, то мы расширяем возможности системы с помощью Synerdocs.

Имея встроенный коннектор к DIRECTUM, сервис закрывает задачи внешнего обмена, а также служит транспортом для документов, приходящих из других систем.

В дальнейшем на платформе решения возможно построение единого электронного архива, пополняемого документами из разных информационных систем.

Обмен в конгломератных холдингах

Конгломератный холдинг под управлением общего собственника объединяет в себе множество дочерних компаний, которые занимаются разными видами деятельности и не связаны между собой технологическим процессом. Каждая компания ведет свой самостоятельный бизнес, но при этом может поставлять продукцию/оказывать услуги другим компаниям холдинга. В этих случаях основную часть документооборота между ними могут составлять документы, сопровождающие процесс купли-продажи товаров/услуг:

  • счет-фактура, корректировочный счет-фактура,
  • акт о выполнении работ,
  • накладная ТОРГ-12,
  • счет на оплату.

Большинство документов здесь формализованные, поэтому есть необходимость в сохранении их юридической значимости при передаче от одной компании холдинга к другой. Synerdocs решает эту задачу в два счета. Сервис обеспечивает юридическую значимость благодаря использованию электронной подписи, соблюдению форматов и процессов обработки документов по требованиям законодательства РФ.

Обмен в интегрированных холдингах

Интегрированный холдинг объединяет предприятия, связанные между собой технологической цепочкой. Наиболее широко данный тип холдингов представлен в нефтегазовой отрасли, где каждая компания производит определенный товар или оказывает услугу. Например, одна организация добывает сырье, другая его перерабатывает, третья транспортирует, четвертая реализует и т.д. Обмен документами в интегрированных холдингах происходит на двух уровнях:

  1. Организации холдинга регулярно контактируют друг с другом в рамках оказания услуг и купли-продажи продукции. Между ними происходит обмен бухгалтерской первичкой, договорами и другими неформализованными документами.

  2. Головная компания отправляет в подчиненные компании официальные письма, приказы, распоряжения и прочие организационно-распорядительные документы с целью, чтобы сотрудники ознакомились с ними.

С помощью сервиса Synerdocs обмен документами между компаниями холдинга происходит быстро и без потерь исключая задержки, невозвраты и другие негативные факторы. Организационно-распорядительные документы, рассылаемые «сверху», поступают до компаний холдинга мгновенно, где уже с помощью КИС распространяются среди сотрудников, что только повышает эффективность управления.

Обмен с филиалами

Часто в состав холдингов входят филиалы и другие обособленные подразделения, расположенные вдали от головной компании, осуществляющие все или часть ее функций, но не являющиеся при этом юридическими лицами. Документооборот в подобных холдингах имеет характерные черты:

  1. Внутреннее перемещение документов в пределах одной компании:
    • накладные ТОРГ-13 (используется внутри организации для учета движения товарно-материальных ценностей);
    • бухгалтерская первичка, учетные документы и др.
  2. Обмен между головной компанией и ее подразделениями организационно-распорядительными, коммерческими и другими документами:
    • уставы, положения, инструкции;
    • приказы, распоряжения, решения;
    • письма, договоры, справки, спецификации.

И руководители филиалов, и сама головная компания заинтересованы в том, чтобы сотрудники оперативно получали информацию о приказах и распоряжениях, а также могли обмениваться между собой важными внутренними документами, при необходимости оперативно внося в них исправления. Synerdocs решает обе задачи одновременно.

Наш опыт проектов в холдингах

Сегодня целый ряд холдингов уже перевел работу с документами в электронный вид с помощью решений компании DIRECTUM.