—   сервис обмена электронными документами

Подключение к электронному документообороту с контрагентами. Приёмы операторов ЭДО

28.02.2018

Подключение к электронному документообороту с контрагентами. Приёмы операторов ЭДО

Представьте, что вам нужно провести подключение к электронному документообороту если не всех контрагентов, то хотя бы подавляющую часть. Задача усложняется, когда организаций несколько сотен или даже тысяч. С чего начать и как убедить их перейти на ЭДО?

Как стартовать проект подключения к электронному документообороту

Проект подключения (далее — ПП) представляет собой стратегию по переводу контрагентов на обмен электронными документами. Включает в себя мероприятия по информированию, мотивации и сопровождению контрагентов. ПП состоит из этапов планирования, реализации и подведения итогов:

Стадии проекта подключения к электронному документообороту

Стадии проекта подключения к электронному документообороту

ПП разрабатывает и проводит команда, в которую входят специалисты оператора ЭДО и сотрудники заказчика. Со стороны исполнителя держит руку на пульсе руководитель проекта подключения (далее — РПП).

Интересы компании, чьих контрагентов предстоит подключать, представляет руководитель проекта от заказчика (далее — РПЗ). Как показывает практика, с этой ролью лучше всего справляются сотрудники, непосредственно связанные с процессами документооборота в компании. Например, главный бухгалтер или руководитель отдела документационного обеспечения. Участие такого человека в проекте повышает его успех. Еще один удачный кандидат на роль РПЗ — инициативный, умеющий планировать и достигать результатов project-менеджер. Правда, в его случае должно быть подспорье, например, приказ от высшего руководства о внедрении в компании системы электронного документооборота.

Извещение о переходе на электронный документооборот

ННа первом этапе проекта подключения к электронному документообороту важно обеспечивать контрагентам доступ к любой полезной информации. А передать ее можно любм из предложенных способов:

Активная фаза. Подключение к электронному документообороту, сопровождение проекта

Итак, руководители проекта со стороны исполнителя и заказчика определили набор мероприятий, цель которых — проинформировать о переходе на ЭДО. Первая волна кампании, как показывает практика, подогревает интерес контрагентов, заставляет задуматься о необходимости перемен.

Нужно быть готовыми к тому, что сразу после первых обзвонов и рассылок к сервису электронного документооборота подключатся не все. Всегда остается часть сомневающихся, игнорирующих, незаинтересованных. С ними работа ведется плотнее и в ход идут более изощренные, мотивационные уловки. Но об этом чуть позже.

Проект подключения включает в себя и сопровождение контрагентов — начиная от отправки первичной информации о том, что такое ЭДО, и заканчивая консультированием по работе в сервисе. На все возникающие вопросы контрагенты получают своевременные и развернутые ответы, причем в разных форматах.

Индивидуальные демонстрации

Специалист оператора ЭДО проводит удаленную презентацию, рассказывает о возможностях, которые открываются благодаря подключению к электронному документообороту, показывает, как работать в сервисе обмена и что в техническом плане для этого необходимо.

Онлайн-обучение

Представители сервиса обмена Synerdocs регулярно проводят вебинары для всех, кто заинтересован в переходе на ЭДО или пока только присматривается и хочет получить ответы на вопросы.

Вебинар про подключение к электронному документообороту с контрагентами

Вебинар полезен всем, кто планирует извлечь выгоду от подключения к электронному документообороту с контрагентами


Источники информации и руководства

Контрагенту высылается набор справочных материалов, воспользовавшись которыми, он сможет самостоятельно подключиться к сервису обмена электронными документами и начать в нем работать.

Страницы сайта с гайдами

Такой вариант сопровождения доказал свою эффективность на особо крупных проектах, где количество контрагентов исчисляется тысячами. Страница отражает последовательность действий, которые нужно предпринять для подключении к оператору ЭДО. Здесь же прописываются индивидуальные условия (если таковые имеются). Например, промокод для льготного приобретения сертификата электронной подписи.

Удаленный инструктаж по подключению

Подходит для контрагентов, которые с новыми технологиями на «вы». Специалисты оператора ЭДО подключаются к рабочему столу в удаленном режиме и регистрируют абонента в сервисе. Далее проводится инструктаж по основной функциональности — как подписывать документы, отправлять их и др.

Мотивация и подключение к электронному документообороту

Для того чтобы контрагент захотел подключиться к ЭДО, он должен быть замотивирован. В случаях, когда явного желания нет, его создают.

Василий Сапаров, руководитель проектов подключения Synerdocs

На наших проектах мы перепробовали различные способы мотивации, поэтому точно можем сказать, что и где сработает. В зависимости от специфики бизнеса заказчика, от положения, которое его компания занимает на рынке, и какие взаимоотношения складываются с контрагентами (сугубо деловые, дружественные либо сложные), строится дальнейшая политика.

У нас есть целый ряд рекомендаций для сочетания принципов «кнута» и «пряника». Именно комбинирование таких стимуляторов (от жестких до демократичных) позволяет преподнести контрагентам блюдо под названием «электронный документооборот» в наиболее привлекательном свете.

Прежде чем пробовать ограничительные меры или раздавать бонусы направо и налево, я как руководитель проекта оцениваю риски и предлагаю заказчику такие мотивационные приемы, которые контрагенты воспримут наиболее лояльно. Все-таки наша задача — не заставить насильно перейти на ЭДО, а подтолкнуть контрагента к этому шагу.


Итак, что же это за способы мотивации:

«Пряник» «Кнут»

Бонусы от вашей компании: скидки по прайсам, дополнительные привилегии и льготы, оплата трафика за приглашение нового контрагента.

Штрафные санкции. Компания, заинтересованная в том, чтобы ее контрагенты подключились к электронному документообороту, может наказывать тех, кто противится этому шагу. Например, можно включить в прайс расходы на обработку бумажных документов.

Ультиматум. Лучший способ быстро подключить контрагентов — сделать ЭДО обязательным требованием для работы с вами. К сожалению, далеко не каждый может занимать жесткую позицию по этому вопросу. Однако есть и исключения. Это касается крупных и авторитетных компаний, с которыми контрагентам невыгодно прекращать работу. Поэтому они идут на поводу и соглашаются на новые условия.

***

Со стороны подключение контрагентов к электронному документообороту наверняка выглядит труднореализуемым, ресурсоемким, затяжным. Но на самом деле сложность процесса раздута. Вне зависимости от того, какое число контрагентов предстоит подключать, команде проекта под силу это сделать.

Большую часть хлопот по работе с контрагентами — их информированию, сопровождению, мотивации, подключению — берет на себя РП со стороны исполнителя. Главное, придерживаться разработанного плана и использовать опыт специалистов оператора ЭДО, которые разбираются в предметной области документооборота и точно знают, как отразить любые возражения контрагентов.

Завершение проекта подключения вовсе не означает его конец. Специалисты оператора ЭДО продолжают консультировать РПЗ по вопросам подключения новых контрагентов, при необходимости продумывают дополнительную мотивация для «крепких орешков», кто все еще уклоняется от работы с электронными документами.

Автор: Евгения Герасимова, PR-менеджер Synerdocs