—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2018

Ритейл в плюсе, или Эксперты Synerdocs рассказали об ЭДО в торговле

2.05.2016

26 апреля состоялся онлайн-семинар «Ритейл в плюсе: почему Wildberries и Levi’s перешли на ЭДО?». Эксперты Synerdocs по традиции ответили на все вопросы из зала. Подробности — далее.

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs

  • Игорь Поляков: Интересует формат электронного договора. Также хочу узнать про итерации по согласованию договора до подписания. Они идут вне ЭДО, правильно?

Иван Агапов: Игорь, формат договора на данный момент законодательно не регламентирован. Можно использовать любой. Хотя многие предпочитают PDF. При этом вы можете согласовывать договор по электронной почте, а затем в сервисе подписать нужную версию. Другой вариант – отправить на согласование прямо в сервисе. Если ваш контрагент не согласен с последней версией, он откажет в подписании и укажет в комментарии причину. Что удобнее и какой вариант выбрать, решать вам.

  • Анна Кольцова: Как технически может быть реализовано оформление расхождений по количеству или качеству товара при его приемке? Допустим, в бумажном виде оформляется ТОРГ-2, в котором ставят подписи водитель и представитель покупателя, который принимает товар. Как это реализовать в ЭДО?

Иван Агапов: В электронном виде ТОРГ-2 создается на стороне той организации, где были обнаружены расхождения по количеству или качеству, и товарная накладная подписывается с учетом данного акта. Акт должны подписывать члены специально созданной комиссии, в том числе представитель грузоотправителя (поставщика, производителя) и главный бухгалтер. На самом деле все зависит от процессов вашей компании. Вы можете перевести их в электронный вид по аналогии с тем, как они реализованы с учетом бумажного документооборота. Также можете использовать процедуру согласования в сервисе или подписание простой электронной подписью, как делаете это с первичными документами.

  • Евгения Соколова: Каким образом происходит контроль за обновлением договоров?

Иван Агапов: Обычно контроль обновления договоров, то есть истечение его срока действия, осуществляется в учетной системе или в системе электронного документооборота абонента.

  • Ольга Малышкина: Допустим, после автоматической проверки ассортимента и электронной подписи при реальной проверке выявляется пересортица товара. Что происходит в ЭДО?

Иван Агапов: Все зависит от того, как компания привыкла работать в таких случаях. Вариантов два: либо подписывается документ (ТОРГ-12) с учетом составления ТОРГ-2, либо формируется отказ путем уведомления об уточнении.

  • Евгения Соколова: Какие отрасли, кроме ритейла, успешно используют ЭДО?

Иван Агапов: Судя по нашей практике, это энергосбытовые, теплоснабжающие организации, а также страховые компании, крупные операторы связи. В числе лидеров по использованию ЭДО фармацевтика и автодилеры. Интересуются сервисами обмена и производственные компании, в том числе представители нефтегазового сектора.

  • Тамерлан: Печатаются ли транспортные накладные при внутренних перемещениях товара? Какая электронная подпись используется при этом? И возможен ли внутренний электронный документооборот без ЭП?

Алиса Муратова: Транспортная накладная – документ, который подтверждает перевозку груза. И да, пока он печатается. В перспективе мы хотим перевести транспортные накладные в электронный вид. Думаю, что расскажем об этом чуть позже – на следующих онлайн-семинарах.

Иван Агапов: К вопросу об ЭП. В случае с Wildberries используется квалифицированная электронная подпись. Но вы можете пользоваться и другими видами ЭП. Единственное – нужно помнить о ФЗ №63 «Об электронной подписи», согласно которому необходимо иметь соглашение между сторонами об использовании ЭП.

  • Андрей Шкулев: С другими операторами ЭДО вы работаете? Что делать, если наши партнеры – не ваши клиенты?

Иван Агапов: Это не проблема. Есть технология роуминга, благодаря которой мы можем настроить обмен с абонентом другого сервиса. Так, у Synerdocs настроен роуминг с «Калуга Астрал», «Диадок», «Тензор (СБИС)», «Такском», «Такснет», «Э-КОМ», «Корус Консалтинг СНГ» и другими операторами ЭДО.

  • Иван Мирошкин: При внутренних перемещениях подписывается PDF? Или же в системе возможно подписание данных?

Алиса Муратова: Зачастую, если мы говорим о неформализованном документе ТОРГ-13, подписывается PDF. Такое решение приняли и в компаниях Levi’s и «Оптима», о которых мы рассказали на онлайн-семинаре. В целом вы можете подписывать с помощью ЭП любой электронный документ.

  • Тамерлан: Есть ли у вас синхронизация со стандартным решением 1С?

Иван Агапов: Да, у нас есть интеграционное решение. Вы можете узнать подробности на нашем сайте.

  • Андрей Шкулев: Где хранятся электронные документы?

Иван Агапов: Есть два варианта. Первый – хранение в облаке. Второй вариант (его все чаще используют крупные компании) – создание собственных локальных электронных архивов. Такое решение, кстати, уже реализовано на базе систем DIRECTUM и DirectumRX. Какой вариант выбрать, решать вам. Напомню лишь, что по закону ответственность за хранение документов несет хозяйствующий субъект.

  • Андрей Скатерной: Сколько компаний используют электронную ТОРГ-2, а сколько – акт приёмки?

Алиса Муратова: Недавно мы проводили исследование на эту тему. На самом деле применяются разные документы. Но чаще всего компании используют ТОРГ-2, в некоторых случаях – М-7. Так или иначе, если говорить об ЭДО, оператор будет учитывать ваш опыт. Если используете акт приемки, то можете перевести его в электронный вид. Если ваши контрагенты используют иные формы, а вы не против изменений, то можете стандартизировать эти виды документов.

  • Евгения Соколова: Что делать, если мы готовы к переходу на ЭДО, а контрагенты – нет?

Иван Агапов: В такой ситуации мы предлагаем клиенту проект подключения, который строится на трех базовых принципах. Первый – партнеров нужно проинформировать о переходе на ЭДО, донести смысл изменений, рассказать о выгоде обмена документами в электронном виде. Второй принцип – необходимо обучить работе в сервисе ваших сотрудников и представителей компаний-контрагентов. Важно, чтобы работник смог ответить на вопросы коллеги из другой организации. И, наконец, третий принцип – мотивация контрагентов. Стимулирующих факторов может быть множество. Есть компании, которые диктуют условия работы партнерам. А есть, наоборот, организации с мягкой политикой – они предлагают поставщикам программы лояльности, бонусы за подключение к сервису и т.д.

  • Андрей Шкулев: Как соблюдается конфиденциальность документооборота?

Иван Агапов: При отправке документов в сервисе используется шифрование каналов передачи данных. При этом доступ к документам имеете только вы и ваш контрагент. Конфиденциальность также обеспечивается разграничением доступа к работе с внешними документами в рамках сервиса оператора ЭДО и корпоративной системы, которую вы используете в компании.

Есть ряд организаций, для которых такая защита является недостаточной. В этом случае шифруются непосредственно передаваемые документы. На практике этот способ не всегда является целесообразным. Затраты в данном случае могут превысить возможную выгоду, а также при использовании шифрования документов необходимо учитывать множество нюансов. Например, как обеспечить для себя доступ к документам спустя 2 года, после завершения срока действия сертификата КЭП. Еще одна проблема – если сотрудник, который его зашифровал, уже не работает в компании.

  • Марина Швецова: Возможно ли использование технологии штрихкодирования для поиска документа в ЭДО? Допустим, на стол руководителю попадает бумажный (распечатанный из сервиса) документ, который прошел этапы внутреннего согласования. Руководителю необходимо быстро найти его в сервисе, чтобы поставить ЭП....

Иван Агапов: Штрихкодирование применяется в тех случаях, когда нужно распечатывать документ. Использование технологии в данном случае возможно. Даже скажу больше: оно уже реализовано в нашем решении на базе систем DIRECTUM и DirectumRX.

Как выглядит такая ситуация на практике? Вы создали в своей корпоративной системе договор, провели его согласование, распечатали вместе с штрихкодом, после чего директор подписал документ. Затем бумажный договор отправляется на подписание вашему поставщику, а потом возвращается к вам на стол. Как быстро найти вернувшийся документ в системе, чтобы отобразить изменения? Правильно, отсканировать штрихкод, после чего в системе откроется карточка нужного документа и вы можете спокойно завершить работу с договором.