—   сервис обмена электронными документами

Ритейл и e-commerce без бумаги. Переводим операции по учету товаров в электронный вид

21.06.2018

В предыдущей статье я познакомила вас с двумя кейсами: первый – о компании Wildberries, где автоматизировали договорную кампанию с контрагентами, второй – о Levi's®, где задумались перевести документы по складскому хранению в электронный вид.

В этой части я расскажу об опыте торговой компании «Оптима»: как здесь повысили контроль за передачей материальной ответственности при внутреннем перемещении товара и исключили возможные кражи. Также вы узнаете, за счет чего интернет-магазин Wildberries снизил издержки при приемке и перемещении товара.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Узнайте подробнее, как автоматизировать документооборот в ритейле

Баста! Хотим оформлять внутренние перемещения за несколько часов!

Внутреннее перемещение оформляется накладной по форме ТОРГ-13. Предположим, у компании разветвленная сеть магазинов, используются складские помещения – как свои, так и сторонние. Ежемесячно на точки приходится до 100 операций, на каждую поставку со склада в магазины готовятся огромные пачки бумажных документов. В некоторых случаях не обойтись без согласования накладных внутри магазинов и филиалов. В итоге сотрудники склада по 2-3 недели ждут получения подписанной накладной. Назвать такую задержку приемлемой язык не повернется.

Учитывая озвученные проблемы, получаем три потребности:

  1. Компании остро нуждаются в ускорении документооборота.
  2. Необходим контроль за подписанием ТОРГ-13 с целью исключения хищения товарно-материальных ценностей.
  3. Где хранить столько документов?

Отказ от бумажных ТОРГ-13. Кейс торговой компании «Оптима»

«Оптима» объединяет более 100 современных магазинов типа «дрогери» и имеет разветвленную складскую сеть на территории Удмуртской Республики. Ежедневно компания сталкивалась с типовыми проблемами, проистекающими от использования бумажных накладных.

Бумажное прошлое

Каждый раз формируя поставку в магазин, администратор готовил пачки накладных по форме ТОРГ-13 на внутреннее перемещение. Все документы подписывали, сортировали по магазинам и поставкам. Далее пачки с бумагами передавали на склад комплектовщику и отправляли вместе с товаром в магазины.

При получении товара руководитель магазина проводил приемку и подписывал накладную. Затем все ТОРГ-13 передавали директору филиала. Только после того, как он подписывал документ, могла стартовать продажа поставленного товара. Подписанные всеми участниками накладные возвращались на склад отгрузки.

В среднем возврат подписанной ТОРГ-13 на склад составлял 2-3 недели.

Переводя работу сТОРГ-13 в электронный вид, компания ставила перед собой две конкретные цели:

  1. Сократить трудоемкость на «бумажные» операции: распечатку ТОРГ-13, сортировку документов по поставкам перед отправкой, передачу накладных из магазинов директорам филиалов.
  2. Снизить риск потери документов на маршруте склад – магазин – директор филиала – склад.

Как сейчас выглядит процесс работы с ТОРГ-13:

Что было сделано Какие результаты получила «Оптима»

  • Перевели работу с ТОРГ-13 в сервис обмена Synerdocs. Здесь накладную передают как неформализованный документ, подписывают электронной подписью и отправляют в магазин.
  • Автоматизировали процесс согласования документов: первым согласует руководитель магазина, за ним – директор филиала.

  • Экономия на бумаге – отказались от 80 000 листов А4 в месяц и расходов по обслуживанию печатающей техники.
  • Срок подписания ТОРГ-13 сократили до 1 рабочего дня с момента получения товара магазином.
  • Cэкономили трудоемкость сотрудников:
    • комплектовщика – на 6 часов в неделю;
    • руководителя магазина – на 6 часов в неделю.

В целом, общие затраты на документооборот сократились, как минимум, до 2,5 раз, а процессы согласования теперь занимают считанные минуты. Полностью исключены потери, и все внутренние перемещения оформляются в течение одного рабочего дня.

Лайфхак, как магазину быстро принять товар

Рассмотрим еще одну типовую ситуацию для ритейла. Приходит партия продукции, где, к примеру, множество позиций одежды и обуви из разных коллекций, десятки цветов и размеров, детских и взрослых моделей. В одной партии может насчитываться несколько тысяч позиций, а в день таких поставок совершается десятки.

Основная нагрузка ложится на плечи приемщика. Он выполняет сразу несколько задач:

  1. Сопоставляет поступивший товар с указанным в накладной.
  2. Удостоверяется в качестве продукции.
  3. Проверяет пришедший товар на соответствие заказу.
  4. Вводит данные в учетную систему.

А что происходит дальше? Десятки сотрудников компании занимаются ручным сопоставлением номенклатур в заказах и первичных документах, образуются горы бумажных документов, приемка занимает несколько дней, а иногда и недель.

Первоочередная потребность руководства компании – сократить затраты на приемку товара и избавиться от кучи бумажной документации. Покажу, какую роль играет сервис обмена Synerdocs в достижении данных целей. В основе решения лежит обмен структурированными данными в электронном виде между контрагентами. Уже сейчас его активно использует компания Wildberries для обмена со своими поставщиками.

Принять к учету за один клик. Кейс интернет-магазина Wildberries

Поставщики готовят первичные документы (ТОРГ-12 либо УПД в формате XML), подписывают и отправляют через сервис обмена Synerdocs в Wildberries.

На стороне интернет-магазина происходит автоматическое сопоставление номенклатур и данные заносятся в учетную систему. Сотрудник склада, ответственный за приемку товаров, подписывает документ и принимает его к учету, нажав одну кнопку.

Какие результаты получила компания Wildberries:


Какие выгоды может получить любая другая компания из сферы ритейла?

Вывод

В первой и второй части статьи мы рассмотрели 4 кейса – 4 важные задачи, решение которых существенно облегчает работу торговым компаниям. Synerdocs в данном случае служит не только «транспортом» для доставки документов, но и закрывает основные бизнес-потребности, связанные с документооборотом в ритейле.

Конечно, это далеко не все задачи, которые решает сервис обмена. Работу с расхождениями, факторинг, подготовку закрывающих документов за контрагента, обеспечение хранения тоже можно перевести в электронный вид. Как именно это можно сделать, расскажу в своих следующих статьях.

Алиса Муратова, аналитик Synerdocs