—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2018

Ответы на вопросы с онлайн-семинара Synerdocs про электронную транспортную накладную

1.10.2018

27 сентября состоялся второй онлайн-семинар Synerdocs об теории и практике использования электронной транспортной накладной. Эксперты рассказали о новом решении грузополучателям и грузоотправителям, а также по традиции ответили на вопросы участников.

 

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

agapov_ii@synerdocs.ru

 

 

Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs

muratova_ar@synerdocs.ru

Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs

tasmaev_ka@synerdocs.ru

 

Законодательство

Лев Гришин: Схема обмена электронными транспортными накладными не обеспечивает юридическую значимость документооборота?

Алексей Бадалов: Коллеги, чем вы обоснуете то, что документ, подписанный разными видами электронной подписи (ЭП), имеет статус юридически значимого?

Иван Агапов: ФЗ №63 «Об электронной подписи» позволяет использовать самые различные подписи в рамках одного обмена документами между контрагентами. В том числе допустима ситуация, когда один из участников электронного документооборота (ЭДО) применяет квалифицированную ЭП, а другой – простую. В этом случае стороны подписывают соответствующее соглашение, регламентирующее правомерность такого обмена.

 

Ирина Журавлева: Что показываем ГИБДД, когда останавливают машину?

Иван Агапов: Водитель представляет инспектору бумажный экземпляр электронной транспортной накладной.

 

Наталья Кириллова: Если ЭДО можно представлять в суды в формате xml (примеры есть), то почему данную ЭТрН нельзя в xml?

Алиса Муратова: На сегодняшний день нет законом установленного единого формата по представлению документов как в ФНС, так и в суды. Поэтому документ можно распечатать, заверить и представить по требованию.

Иван Агапов: Дополню, что есть формализованные электронные документы – их форматы либо регламентированы, либо рекомендованы ФНС или Минфином. В их числе, например, УПД или счета-фактуры. Такие формализованные документы вы можете представлять в ФНС…

Алиса Муратова: … или через систему «Мой арбитр», если вам нужно представить документы в суд.

Иван Агапов: Что касается неформализованных документов, вы можете любые форматы, подходят вам и судам, ФНС. Так, например, агентские отчеты и акты кто-то использует в формате XML, а кто-то – в PDF или XLS. Если такие электронные документы понадобится подать в суд, то у вас есть два варианта. Первый – представить бумажные копии. Второй (если есть техническая и организационная возможность у суда) – отправить в электронном виде.

 

Наталья Кириллова: Где хранятся документы? В облаке?

Константин Тасмаев: Наталья, по умолчанию документы хранятся в сервисе обмена Synerdocs. Но организация архива электронных документов – задача компании.

Иван Агапов: Действительно, базовый вариант – хранение ваших электронных транспортных накладных в облаке Synerdocs. Но также вы можете организовать локальное хранение, в том числе в используемых информационных системах. Так, например, если вы уже работаете в ЕСМ-системе DIRECTUM, то вы можете использовать ее архив.

 

Анастасия Омельченко: Как аудиторы проводят проверку? По электронной выгрузке или нужно будет все документы печатать?

Константин Тасмаев: Анастасия, для ознакомления с документами вы можете предоставить аудиторам заверенные копии на бумаге либо рабочее место с доступом к сервису.

О решении Synerdocs

Наталья Кириллова: С какими ERP есть интеграция? Об 1С услышала, а есть еще варианты?

Константин Тасмаев: Наталья, есть возможность интеграции с помощью методов API и с помощью универсального сервиса интеграции Synerdocs.

 

Лев Гришин: Что именно подписывает водитель при помощи простой электронной подписи (ПЭП), и к штату чьей компании относится водитель?

Константин Тасмаев: Лев, водитель подписывает транспортную накладную. Он может относиться как к транспортно-логистической компании, так и к штату сторонней компании-перевозчика

 

Ирина Журавлева: У всех участников процессов перевозки должен быть ЭДО? У продавца, перевозчика и грузополучателя? А если разные операторы ЭДО у них?

Константин Тасмаев: Ирина, все участники будут использовать сервис обмена Synerdocs, т.к. решение пока представлено только нашим сервисом.

 

Наталья Кириллова: Все разделы документа заполняются вручную? Или есть некая база водителей, транспорта и пр.? Есть ли в вашем решении автоподстановка данных?

Константин Тасмаев: Наталья, транспортная накладная представляет собой документ в структурированном формате, то есть данные в него можно загружать из вашей учетной системы, используя при этом готовые интеграционные решения или API.

 

Анастасия Омельченко: Если в пути поменяется водитель? Кто будет подписывать документ при сдаче груза?

Константин Тасмаев: Анастасия, транспортную накладную будет подписывать водитель, сдающий груз.

 

Владимир Миронов: Кто и сколько платит за ЭТрН?

Иван Агапов: Услугу оплачивают участники процесса грузоперевозки. Прежде всего это компания, которая создает электронный документ. Это может быть как грузоотправитель, так и транспортная или компания.  Каждая ситуация рассматривается отдельно.

 

Максим Никулин: У нас дорожно-строительная компания. Прием груза происходит прорабом на участке. При этом на объекте работ вообще не может быть никакой сотовой связи. Как в этом случае может проходить подписание документов водителем и прорабом (грузополучателем)? Могут ли они подписать ЭТрН в режиме offline?

Иван Агапов: Вопрос очень интересный. Мы уже сталкивались с подобными ситуациями, но не в строительной сфере и не в бизнесе грузоперевозок. Пока в решении, которое мы разработали для обмена электронными транспортными накладными, offline-подписания нет. Сейчас работаем над этой темой. Тем не менее, выход есть уже сейчас – можно организовать одно рабочее стационарное место. Если нет сотовой связи, то проблема решается таким образом.

 

Анастасия Омельченко: После подписания на погрузке водителем накладной, грузоотправителю приходит уведомление, что документ подписан?

Константин Тасмаев: Анастасия, грузоотправитель может отследить статус подписания документа в сервисе обмена Synerdocs.

***

Подробно о нашем решении читайте на странице «Решаем задачи транспортно-логистических компаний».

Если у вас остались вопросы к экспертам, вы можете отправить их по e-mail: agapov_ii@synerdocs.ru, muratova_ar@synerdocs.ru.