—   сервис обмена электронными документами

Экспедиторские документы. Выход из бумажного лабиринта. Часть 1

20.02.2019

Многие компании, занимающиеся транспортно-экспедиционной деятельностью (далее — ТЭД), интересуются, возможно ли перевести межкорпоративный документооборот в цифровой вид? Как построить работу с электронной транспортной накладной? Как наладить обмен другими специфичными документами? Мне стала интересна эта тема и я собрал информацию, которая поможет разобраться в бумажном лабиринте ТЭД.

Поскольку материала получилось много, я разделил его на две статьи. В первой части расскажу про классификацию логистического сервиса и то, какое место занимает транспортная накладная в экспедиторской схеме. Во второй статье опишу остальные документы ТЭД, а также уделю внимание их переводу в электронный вид.

В чем отличие перевозок от транспортно-экспедиционных услуг?

В международной логистической практике принято разделять организации, участвующие в цепочке поставок, на несколько категорий: 1PL, 2PL, 3PL, 4PL и 5PL.

PL (party logistic) — дословно переводится как «сторона логистики». В России к индексу 1PL, 2PL, 3PL или 4PL принято добавлять приставку «оператор» или «провайдер».

Уровни логистического сервиса

Категория Описание
First Party Logistic (1PL) — автономная логистика Все функции, связанные с обработкой и перемещением груза, выполняет сама организация.
Second Party Logistic (2PL) — традиционная логистика К 2PL-операторам относятся грузоперевозчики либо складские компании. Они выполняют отдельные логистические услуги, например, транспортировку или складирование.
Third Party Logistic (3PL) — комплексный логистический аутсорсинг 3PL-провайдер — компания, специализирующаяся на организации и выполнении всех или большей части логистических операций. К 3PL-операторам относят транспортно-экспедиционные, курьерские и другие организации, предлагающие подрядные услуги логистики и грузоперевозок.
Fourth Party Logistic (4PL) — интегрированный логистический аутсорсинг Провайдеры четвертого уровня (4PL) управляют комплексной транспортной логистикой компании-заказчика, а также занимаются проектированием и планированием цепей поставок, выстраиванием логистических бизнес-процессов на предприятии.
4PL-операторы организуют все логистические цепи предприятия, сочетая в себе функции консалтинговой компании, менеджера логистических бизнес-процессов и 3PL-провайдера.
Fifth Party Logistic (5PL) — «виртуальная логистика» 5PL-оператор — логистический аутсорсер, оказывающий весь комплекс услуг за счет охвата глобального информационно-технологического пространства.
В руках подобных компаний сосредоточена информация о логистических возможностях участников рынка и имеется высокотехнологичный IT-продукт, позволяющий строить самые оптимальные цепочки поставок. Например, к таковым относятся интернет-площадки Amazon, Ebay, Aliexpress и др.

В чем же различие? ТЭД и услуги перевозки

Транспортно-экспедиционная деятельность — понятие более широкое, нежели просто транспортировка груза. Кроме доставки материальных ценностей от одной точки до другой, ТЭД подразумевает организацию перевозки. В перечень транспортно-экспедиторских услуг могут входить:

  • разработка маршрута поставки;
  • заключение договоров с другими экспедиторами, перевозчиками и участниками логистического процесса для фрахтования морских и речных судов, самолетов, вагонов и автомобилей;
  • оформление транспортных накладных, коносаментов и других документов, необходимых для доставки грузов по назначению;
  • оплата тарифов на перевозку и других платежей, и сборов;
  • страхование грузов;
  • выполнение обязанностей таможенного брокера при перевозке экспортно-импортного товара;
  • информирование отправителей о продвижении грузов и их розыск в случае потери;
  • организация переадресовки в пути следования;
  • получение разрешений и оформление документов на перевозку опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов;
  • другие услуги по поручению клиентов.

Представим, что ваша компания занимается производством ваты и вам необходимо доставлять продукцию — из фабрики до точек продаж. Воспользовавшись услугами 2-PL провайдера или транспортной организации, управлять цепочкой поставки придется собственными силами. Перевозчик лишь доставит груз из одного места в другое. В случае, если вы наймете экспедиторскую компанию, организация перевозки ляжет на ее плечи.

Оформление документов

ТЭД регламентируется Федеральным законом № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее — ФЗ-№ 87). Согласно ст. 2 при выполнении услуг обязательно составлять три документа:

  • поручение экспедитору;
  • экспедиторскую расписку;
  • складскую расписку.

Так обстоят дела в теории. На деле же компаниям не запрещается применять свои формы документов. Кроме документов, указанных выше, можно встретить МХ-1, МХ-3, отчеты экспедитора, не редки случаи применения произвольных формы, разработанных логистическими компаниями.

Также согласно письмам Управления ФНС РФ по г. Москве от 01.11.2011 N 16-15_105695@ «О порядке оформления документов» и Управления ФНС РФ по г. Москве от 17.10.2011 N 16-15_100092@ «О порядке оформления перевозки» к данному списку можно добавить транспортную накладную (далее — ТрН).

Транспортная накладная — основной документ на перевозку, который оформляет экспедитор вне зависимости от того, на чьем транспортном средстве перевозится груз.

Электронная ТрН в помощь экспедитору

Транспортная накладная — документ, готовый для обмена в электронном виде. Про нюансы работы с ним читайте статью ««Электронные грузоперевозки»: как избавиться от бумаги в пути?»

Как построить выстроить взаимодействие с цифровым документом, если вы оказываете транспортно-экспедиционные услуги? Существует два варианта заполнения накладной:

  1. В случае, когда экспедитор для перевозки привлекает транспортную компанию, то грузоотправителем в ТрН будет значиться экспедитор.

    По правилам перевозки грузоотправителем является тот, кто ее заказал (п. 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272). Экспедитор — он же грузоотправитель — оговаривает условия и стоимость перевозки, заключает договор на перевозку и подает заказ-заявку. Он же, если иное не предусмотрено договором, будет составлять электронную транспортную накладную.

    После создания электронного документа в сервисе обмена у экспедитора есть возможность не только отправить ЭТрН основным участникам документооборота, но и переслать ее в адрес грузовладельца для отслеживания статуса перевозки.

    Схема 2. Договор с перевозчиком от лица грузовладельца

  2. Если экспедитор заключает с транспортной компанией договор перевозки от имени клиента на основании выданной доверенности, тогда в пункте «Грузоотправитель» (первый раздел ТрН) должны быть указаны данные клиента (собственника груза). А к этой накладной необходимо приложить доверенность, выданную экспедитору клиентом (статья 801 ГК РФ, п. 4 ст. 4 ФЗ-№ 87).

    В такой ситуации экспедитор должен самостоятельно передать груз перевозчику. Для этого он может направить своего сотрудника на склад, где производится погрузка.

    • Сотрудник экспедитора ставит свою подпись в п. 6 транспортной накладной.
    • В п. 9 ТрН перевозчик указывает данные о заказе от экспедитора.
    • В п. 10 транспортной накладной необходимо прописать данные о компании, которая фактически перевозит товары. Данные экспедитора могут указываться только если он сам перевозит товары, не привлекая к этому третьих лиц.
    • В п. 15 нужно указать стоимость услуг перевозчика, выставленных экспедитору.
    • Подписи в ТрН будут принадлежать грузоотправителю (экспедитору) и перевозчику.

    Схема 2. Договор с перевозчиком от лица грузовладельца

Свет в конце туннеля или в чем преимущества электронной ТрН?

Процесс обмена накладными в электронном виде почти не отличается от бумажного. Переход на современное решение будет не таким сложным, а применение ЭТрН принесет много плюсов вашей организации:

Выгода Грузоотправитель Грузополучатель Перевозчик
Ускорение подписания и получения документа + + +
Сокращение расходов на формирование бумажных транспортных накладных +    
Защита документа от потери и порчи в пути +   +
Документ доступен всем участникам с момента его отправки грузоотправителям + +  
Более простой и гибкий способ внесения изменений места доставки, переадресовки + + +

Более подробно о том, как решить проблемы перевозчиков с бумажными документами, рассказывает в статье «Электронная транспортная накладная против проблем в грузоперевозках» моя коллега бизнес-аналитик Synerdocs Алиса Муратова.

В следующей части я расскажу о способах перевода в электронный вид остальных документов, участвующих в экспедиторской деятельности.

Автор: Константин Тасмаев, бизнес-аналитик Synerdocs