—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2019

Электронные документы в Levi’s. Вопросы и ответы по итогам онлайн-семинара

13 июня Levi’s и Synerdocs в прямом эфире рассказали, как электронный документооборот (ЭДО) ускоряет внутренние бизнес-процессы торговой компании и работу с контрагентами. Эксперты поделились собственным опытом и ответили на вопросы участников. Что именно обсуждали, читайте далее.

На вопросы отвечает:

Александр Валеев,

руководитель проектов Synerdocs по решениям в сфере грузоперевозок

valeev_aa@synerdocs.ru

Опыт Levi’s и законодательство

Марина Ионова: Как отслеживаются в системе документы, которые грузополучаетль по каким-то причинам не подписал?

Александр Валеев: Марина, в системе отображаются статусы подписания документов каждым участником, а также можно настроить уведомления.

Юлия Александрова: Как в Levi’s был организован электронный архив? Хранятся ли документы на платформе Synerdocs или собственно в компании?

Александр Валеев: Юлия, документы хранятся в ЦОД Synerdocs. Однако рекомендую организовать архив в собственной компании — для удобства пользования архивом. Также электронный архив документов с интеграцией Synerdocs реализован в системе DIRECTUM.

Ирина Кузьмина: Формат ТОРГ-13 полуформализованный или в виде произвольного электронного документа?

Александр Валеев: Ирина, PDF (произвольный документ).

Ольга Николина: Есть ли сейчас возможность отправлять контрагенту УПД в каком-либо формате?

Александр Валеев: Ольга, наши абоненты отправляют электронный УПД по формату, установленному ФНС. Отмечу, что формат электронных УПД исключительно должен соответствовать требованиям ФНС.

Шамова С.Б.: Есть ли возможность передавать/принимать документы: акт взаимозачета, акт сверки, транспортная накладная, товарно-транспортную накладную, экспедиторскую расписку, доверенность на получение ТМЦ? В этом случае передаются и заверяются электронной подписью (ЭП) скан-копии подписанных оригинальных документов? Необходимы ли на бумажных носителях первичные документы (указаны выше), переданные через ЭДО, форматы которых для передачи в электронном виде не утверждены ФНС РФ?

Александр Валеев: Часть перечисленных документов можно передавать контрагентам в электронном виде, исключение — товарно-транспортная накладная на алкоголь. В этом случае достаточно отправить печатную форму (например, PDF, XLS, DOC и др.) из вашей учетной системы. Распечатывать документы нет необходимости, они подписываются электронной подписью и хранятся в электронном виде независимо от их формата.

Венера Люкманова: Как организован процесс по проверке наличия доверенности у лица, который подписал КЭП и заполняются ли реквизиты подписанта в документах (должность, ФИО)?

Александр Валеев: Венера, в подписи содержаться ФИО подписанта и другие реквизиты. Проверка доверенности подписантов производится так же как на бумаге. Наши абоненты передают электронную доверенность, подписанную КЭП Директора.

Шамова С.Б.: Как принять электронный документ на часть суммы?

Александр Валеев: Если речь идет о расхождениях и «вычерках», то в этом случае входящий документ подписывается электронной подписью с учетом акта о расхождении и составляется соответствующий акт в соответствии с нормами бухгалтерского учета. Входящий первичный документ и акт о расхождении подписываются электронной подписью всеми сторонами хозяйственной операции.

Шамова С.Б.: Где должны храниться электронные документы: у оператора связи, передавшей стороны, принимающей стороны или всех участников ЭДО?

Александр Валеев: Документы хранятся в сервисе Synerdocs 5 лет. Рекомендую всем участникам организовать архив электронных документов на своей стороне, поскольку оператор ЭДО не обязан обеспечивать их хранение. Известен как минимум один случай, когда оператор злоупотребил этой возможностью и ограничил доступ абонентов к своим документам.

Шамова С.Б.: Каков механизм представления электронных документов налоговым органам по их запросам и требованиям?

Александр Валеев: Если электронные документы были составлены по форматам, установленным или рекомендованным ФНС (например, счета-фактуры), то их выгружают из сервиса и отправляют вложением к ответу на запрос. Неформализованные документы распечатываются с отметкой о подписании ЭП, заверяются печатью и подписью руководителя, сканируются и отправляются вложением к ответу на запрос.

Шамова С.Б.: Отгрузка товара произведена 20-го числа, документы через ЭДО переданы 25-го числа, товар поступил 3 числа следующего месяца. Не позднее какой даты принимающая сторона обязана принять электронные документы?

Александр Валеев: Принимающая сторона не может подписать документы, не получив товар. Их имеет смысл подписывать в день его получения, даже если товар попадает на следующий налоговый период относительно даты отгрузки.

Андрей Кондратьев: Насколько мне известно, около года или более назад предложения по изменениям в Правила перевозки грузов, предусматривающие введение электронной транспортной накладной как таковой на законодательном уровне и порядок обращения с ней провалились. Причина — они были довольно «сырыми», местами просто абсурдными.

Меня интересует, какие законодательные основы для применения электронных транспортных накладных (ЭТрН) лежат в основе предлагаемого Synerdocs решения?

Александр Валеев: Законодательные основы, которые легли в основу решения:

1. Порядок документооборота перевозочных документов, в том числе транспортной накладной, который описан в Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».

2. В силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы можно составлять в электронном виде, а Транспортная накладная относится к таким документам.

3. Условия использования контрагентами электронной подписи, ее легитимность регулируется ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

4. В своем Письме от 12.09.2016 года № 03-03-06/2/53176 Министерство финансов указало, что виды возможных для использования при оформлении первичных документов электронных подписей устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Поскольку на данный момент такого стандарта нет, налогоплательщик может использовать любую электронную подпись при оформлении первичных учетных документов, соблюдая при этом требования Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

5. Ранее в Письме от 11 января 2016 года № 03-03-06/61 Министерство финансов РФ рассмотрело вопрос о применении электронной подписи для оформления первичных учетных документов в целях налога на прибыль и сообщило, что первичные учетные документы можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронными подписями в случае соблюдения условий Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Андрей Кондратьев: Согласно ФЗ-63, информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. У вас со всеми получателями соглашения? На основании чего электронная ТрН расценивается вами как равнозначная бумажной?

Александр Валеев: Андрей, уточню: далее в тексте этого закона говорится о том, что квалифицированная ЭП всегда признается равнозначной собственноручной. А что касается неквалифицированной, то здесь действительно заключается соглашение, путем присоединения к оферте.

Андрей Кондратьев: Заключается соглашение путем присоединения к оферте. А если грузополучатель не является стороной сделки (покупатель адресует ваш груз на стройплощадку), то как он присоединяется?

Александр Валеев: Андрей, грузополучатель в любом случае является участником документооборота (он получает документы, подписывает). Таким образом грузополучателю придется зарегистрироваться в сервисе и присоединиться к соглашению.

Электронная транспортная накладная

Андрей Кондратьев: Как именно реализуется безбумажный сценарий (например, при проверке документов на дороге)? Каким образом реализовано подписание ЭТрН (особенно водителями, особенно нерезидентами)?

Александр Валеев: В соответствии с Правилами дорожного движения РФ, водитель обязан иметь при себе и представлять по требованию сотрудника полиции перевозочные документы. Несмотря на то, что МВД РФ в Письме № 3/187705283355 от 03.05.2018, признает право перевозчика использовать электронную транспортную накладную, инспектор не обладает средствами просмотра электронного документа. Поэтому необходимо распечатывать 1 экземпляр транспортной накладной для предъявления инспекторам ГИБДД. Бумажный вариант необходимо обязательно уничтожать по окончанию рейса для исключения оборота дубликатов электронного документа.

В нормальной ситуации транспортную накладную подписывают квалифицированной ЭП следующие участники:

Неквалифицированной ЭП дважды подписывает водитель — при приемке груза для доставки и при сдаче грузоотправителю. Электронная подпись водителя формируется в результате получения/отправки SMS либо сообщений и команд в чат-боте.

Рашид Сагадуллин: Водитель тоже подписывает документ ЭП или подписывает курьер?

Александр Валеев: Рашид, водители подписывают ТрН неквалифицированной ЭП. Бумажная ТрН необходима для предъявления инспектору ГИБДД. Водитель является участником документооборота, т.к. это прописано в Постановлении Правительства № 272 о грузоперевозках.

Андрей Кондратьев: Как относятся в практике Levi’s/Synerdocs к таким документам налоговые органы с точки зрения их признания, легальности и реальности сделок, оформляемых ЭТрН? Было ли где-либо официально зафиксировано это отношение, налоговыми органами какого уровня?

Александр Валеев: В Письме ФНС №ЕД-4-15/5364@ от 23.03.2017 говорится о возможности использования транспортной накладной и товарно-транспортной накладной в электронном виде. Но поскольку формат электронной ТрН не установлен налоговой службой, то порядок представления этих документов в органы власти поясняется письмом Министерства финансов РФ № 03-02-07/1-1 от 11.01.2012, а именно аналогично всем неформализованным электронным документам:

  1. Распечатать документ из сервиса с отметками о подписании сторонами.
  2. Заверить печатью и подписью руководителя организации.
  3. Представить по месту требования.

Андрей Кондратьев: Отдельный вопрос: как именно заполняется транспортная накладная у Levi’s? Наверно, компания работает в том числе с экспедиторами. Кто фигурирует в качестве перевозчика в ЭТрН — экспедитор или конечный перевозчик?

Александр Валеев: В соответствии с нормами Федерального закона «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003 N 87-ФЗ и Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» в разделе 10 «Перевозчик» транспортной накладной необходимо прописать данные о компании, которая фактически перевозит товары. Данные экспедитора могут указываться, только если он сам перевозит товары, не привлекая к этому третьих лиц.

Ольга Осиповская: Подскажите, пожалуйста, можно ли обмениваться документами через Synerdocs с контрагентом, у которого стоит другая система ЭДО?

Александр Валеев: Ольга, можно. Со всеми крупными операторами ЭДО уже действует роуминг. Для пользователя нет разницы, абонентом какого оператора является получатель. Это не влияет на стоимость и скорость передачи документов. Исключения могут составлять специфические форматы электронных документов. Например, ЭТрН реализованы только в Synerdocs, поэтому роуминг в этом случае пока невозможен.

Андрей Кондратьев: У меня про транспортную накладную вопрос: у вас все водители с квалифицированной ЭП?

Александр Валеев: Андрей, для подписания ТрН водители используют неквалифицированную ЭП

Марина Ионова: Кладовщики тоже все с ЭП. Т.е. получая по факту товар, они подписывают электронный документ в системе?

Александр Валеев: Марина, верно.

Оксана Вайтукевич: Как вы связываете в один пакет первичную документацию (счет-фактура, ТОРГ-12) и транспортные документы по этой отгрузке? Уточню вопрос, при хранении в архиве есть ли связь между отгрузочным документом и транспортным?

Александр Валеев: Оксана, в данный момент наши абоненты реализуют эту связь в своих информационных системах. Если поступит такая потребность, то мы рассмотрим возможность этой доработки в веб-клиенте.

Диляра Алеветдинова: Имеется ли опыт внедрения ЭДО поставок на строительные объекты, где нет кладовщиков, а материалы принимают разные сотрудники (прорабы)?

Андрей Кондратьев: ... особенно когда получателем является лицо, номинированное покупателем, у которого на стройке обычная печать-то не всегда есть, не то что ЭП...

Александр Валеев: Диляра, Андрей, получатели на строительных объектах могут подписывать входящие документы с помощью неквалицированной ЭП на мобильном устройстве, после чего документ подписывает бухгалтер или иное лицо предприятия-получателя квалифицированной ЭП.

Марина Ионова: Откуда у получателя на стройке появится неквалифицированная ЭП?

Александр Валеев: Марина, для подписания на стройке просто нужно заранее зарегистрировать пользователя в Synerdocs и оснастить мобильным телефоном.