Как заполнять УПД по новым правилам. Рекомендации ФНС

Функция

В зависимости от функций УПД несет три возможных значения:

• СЧФ – счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
• СЧФДОП – счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
• ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).

Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) груза. Выставлять УПД как счет-фактуру следует при использовании функции СЧФ или СЧФДОП. При этом, если сформирован УПД с функцией СЧФ, отдельно можно отправить УПД с функцией ДОП – как первичный учетный документ.

Грузоотправитель

Необязательное поле. По умолчанию заполняется значением «он же», если совпадает с продавцом. В ином случае обязательным к заполнению являются:

• форма организации (ЮЛ, ИП, Физ. лицо);
• наименование (Имя, Фамилия);
• ИНН;
• регион, в котором зарегистрирована организация.

Грузополучатель

Необязательное поле. Остается пустым, если совпадает с покупателем. В ином случае обязательным к заполнению являются:

• форма организации (ЮЛ, ИП, Физ. лицо);
• наименование (Имя, Фамилия);
• ИНН;
• регион, в котором зарегистрирована организация.

Содержание операции

Содержание хозяйственной операции. Указывается действие, которое определяет документ, например, «Товары переданы», «Результаты работ сдал», «Услуги оказаны в полном объеме» или другое. Как правило, для отгрузки груза используется действие «Товары переданы».

Основание

Документ, подтверждающий договорные отношения. Обязательными являются наименование и дата его составления. Если такого документа нет, следует указывать «Без документа-основания».

Вид операции

Необязательное поле. Дополнительная информация для автоматизированного определения порядка использования информации документа.

Составитель документа

Указывается организация, составившая счет-фактуру. Если она не совпадает с продавцом – основание действий формирователь документа.

Область полномочий

Принимает значение: 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6, где:

1. – лицо, ответственное за подписание счетов-фактур;
2. – лицо, совершившее сделку, операцию;
3. – лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление;
4. – лицо, ответственное за оформление свершившегося события;
5. – лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за подписание счетов-фактур;
6. – лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
7. – лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур.

Рекомендуемое значение «5» - лицо, имеющее единое право подписи. Этот статус позволяет подписывать УПД только одной подписью.

Статус

Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4, где:

1. – работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);
2. – работник организации – составителя информации продавца;
3. – работник иной уполномоченной организации;
4. – уполномоченное физическое лицо (в том числе индивидуальный предприниматель).

Как правило, значение «1».

Основание полномочий (доверия)

Для (Статус=1 или Статус=2 или Статус=3) указываются «Должностные обязанности» по умолчанию или иные основания полномочий (доверия). Для Статус=4 указываются основания полномочий (доверия).

Основание полномочий (доверия) организации

Обязателен для Статус=3. Указываются основания полномочий (доверия) организации.

Признак, Значение

Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4 | 5, где:

1. – имущество;
2. – работа;
3. – услуга;
4. – имущественные права;
5. – иное;

Для передачи товаров следует использовать значение «1» – «Имущество».

Признак, Доп.инф.

Содержит информацию, позволяющую сторонам в автоматизированном режиме обрабатывать информацию о признаке отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Наименование товара (описание работ, услуг), прав

Обязательное поле при отсутствии атрибутов: «Характеристика товара», «Артикул товара» и «Код товара».

При проведении закупок для государственных и муниципальных нужд приводится в соответствии с Каталогом товаров, работ, услуг (если есть в Каталоге).

Код товара

Обязательное поле при отсутствии «Наименование товара», «Характеристика товара» и «Артикул товара». Как правило, указывается штрихкод, баркод.

Характеристика товара

Обязателен при отсутствии Наименование товара и Код товара и Артикул товара.

Артикул товара

Обязателен при отсутствии «Наименование товара», «Характеристика товара» и «Код товара».

Сорт товара

Необязательное поле. Максимальная длинна 10 символов.

Код каталога

Необязательное поле. Заполняется при проведении закупок для государственных и муниципальных нужд. Длина поля равна 27 символам.

Код вида товара

Необязательное поле. Принимает значение согласно Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).

Обязательно указание значения в случае отражения в счете-фактуре товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства-члена Евразийского экономического союза. При отсутствии значения ставится знак «-» (дефис) (визуализируется как прочерк).

Сведения о прослеживаемости

Необязательное поле, можно заполнить несколькими значениями:

Регистрационный номер партии товаров

Обязательное поле. Номер, формируемый из показателей декларации на товары или заявления о выпуске товаров до подачи декларации на товары (регистрационный номер декларации на товары (регистрационный номер заявления) и порядковый номер товара), либо номер, присваиваемый налоговым (таможенным) органом товару, подлежащему прослеживаемости. Максимальная длина поля 29 символов.

Количество товара в единицах измерения прослеживаемого товара.

Обязательное поле.

Наименование единицы количественного учета товара, используемой в целях  прослеживаемости.

Формируется автоматически в соответствии с указанным ОКЕИ.

Дополнительный показатель для идентификации товаров, подлежащих прослеживаемости.

Необязательное поле.

Номер средств идентификации товара

Обязательно для товаров, включенных в систему маркировки. Можно заполнить несколькими значениями:

Уникальный идентификатор транспортной упаковки.

Например, SSCC.

Обязателен при отсутствии «Контрольный идентификационный знак» и «Уникальный идентификатор вторичной упаковки».

Контрольный идентификационный знак.

Обязателен при отсутствии «Уникальный идентификатор транспортной упаковки» и «Уникальный идентификатор вторичной упаковки».

Уникальный идентификатор вторичной (потребительской)/третичной (заводской, транспортной) упаковки.

Обязателен при отсутствии «Контрольный идентификационный знак» и «Уникальный идентификатор транспортной упаковки».

Корреспондирующие счета: дебет и кредит

Необязательное поле. Необходимо для автоматизации расчетов