—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2020

Ответы на вопросы с вебинара Synerdocs «Поехали! Электронные ТТН: первый обмен на рынке грузоперевозок»

18.03.2020

18 марта прошел вебинар, где эксперты сервисы раскрыли детали первого рейса с использованием электронной товарно-транспортной накладной (ЭТТН). По традиции, мы подготовили развернутые ответы на вопросы, прозвучавшие в прямом эфире, и предлагаем ознакомиться с ними.

Александр Валеев,

руководитель проектов Synerdocs по решениям в сфере грузоперевозок

Алиса Муратова,

бизнес-аналитик Synerdocs, эксперт в области электронных грузоперевозок

Никита Акшенцев,

руководитель проектов Synerdocs

Более 5 000 российских компаний уже обмениваются электронными транспортными документами

Узнайте, как перейти на ЭТТН

Электронная подпись и ЭТТН

Евгений Латынцев: Реализовано ли визирование ТТН/ТрН транспортной компанией после подписания документа водителем простой электронной подписью (ПЭП) при сдаче груза?

Алиса Муратова: Да, такая возможность в сервисе есть как при приеме груза к перевозке, так и при его передаче.

Светлана Иванова: Подписывает ли ЭТТН грузополучатель (ГП) квалифицированной электронной подписью (КЭП)?

Алиса Муратова: У ГП предусмотрено подписание именно КЭП в своей информационной системе или в веб-клиенте, но он может организовать дополнительное визирование, например, сотрудником склада с использованием ПЭП. Квалифицированная электронная подпись применялась и на пилотном проекте в JTI.

Дарья Волкова: Присоединяюсь к вопросам предыдущих участников. Водитель подписал документ ПЭП, когда происходит подписание КЭП грузополучателем?

Александр Валеев: Порядок следующий:

1. Грузоотправитель подписывает ТТН с использованием квалифицированной электронной подписи.

2. Водитель визирует товарно-транспортную накладную с помощью ПЭП, после чего отправляется к грузополучателю.

3. ГП может подписать ТТН в любой момент после выполнения второго пункта, но следует это после приемки груза. Для визирования ТТН грузополучатель использует КЭП.

4. Водитель подписывает сдачу груза ПЭП.

Анна Смолдарь: Как автотранспортное предприятие обеспечивает получение ПЭП для водителей?

Артем Дедок: Каким образом происходит идентификация, сколько требуется времени для этого?

Никита Акшенцев: Водитель подписывает заявление, подтверждающее его данные и номер мобильного телефона, а также содержащее пункт об ознакомлении с правилами работы с простой электронной подписью (ЭП), в своем автотранспортном предприятии. Сотрудник транспортной компании создает на него учетную запись в сервисе Synerdocs и выдает ПЭП. Вся процедура занимает не более 10 минут.

Андрей Лаврентьев: То есть это необычная ПЭП, а с дополнениями? Первичный документ нельзя подписывать простой электронной подписью, а налоговая принимает только КЭП. Как в этом случае быть с ПЭП?

Алиса Муратова: Это мнение ошибочное, если вы откроете ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» и ФЗ № 63 «Об электронной подписи», то увидите, что первичные документы можно подписывать всеми видами электронной подписи, которые перечислены в ФЗ № 63.

Александр Валеев: Я дополню, скорее всего, имелись в виду электронные счета-фактуры, которые действительно можно визировать только КЭП. Во всех остальных случаях законодательство не накладывает ограничения на тип электронной подписи для электронных документов. Об этом говорится в Письме Министерства финансов от 11 января 2016 года № 03-03-06/61, а также в Письме ФНС от 23.03.2017 №ЕД-4-15/5364@.

Артем Дедок: Что подразумевается под индивидуальной ПЭП? Водитель, зачастую, назначается в день загрузки. Ему нужно предварительно что-то оформлять или достаточно Viber?

Никита Акшенцев: Водитель должен пройти процедуру идентификации. Организация, осуществляющая ее, создает пользователя в сервисе. Это помогает установить связь между реальным участником перевозки и электронной подписью.

Анастасия Ермолаева: Как водитель подписывает ЭТТН? Как этот документ будет визироваться в случае найма транспорта через экспедитора?

Алиса Муратова: Работу с экспедиторскими компаниями мы прорабатываем в части обмена электронными транспортными накладными. В планах транслировать эту схему работы и на ЭТТН. Конечно, при отсутствии специфических ограничений.

Виктория Дубровская: Водитель расписался и поехал, может ли он отозвать подпись уже «за воротами»? Допустим, он расписался нечаянно, можно ли отменить визирование?

Александр Валеев: Для предотвращения ошибочного подписания водителем ТрН/ТТН, в мобильном интерфейсе необходимо ввести дополнительные подтверждения своих шагов. Таким образом сокращается риск неосознанного действия с электронным документом.

Отозвать подпись нельзя. Водитель уже подтвердил факт приемки груза. Это справедливо и для бумажных документов: у грузоотправителя остается один экземпляр ТТН/ТрН, где уже стоит подпись с отметкой, что товар принят. Если бы можно было отменить визирование, тогда все машины со склада уезжали бы в никуда.

Артем Дедок: Если транспорт наемный, передача подписи стороннему водителю невозможна?

Никита Акшенцев: У каждого водителя индивидуальная ПЭП.

Александр Валеев: Действует норма ФЗ № 63 «Об электронной подписи», где говорится, что ЭП нельзя никому передавать, вне зависимости от ее вида. Поэтому мы можем перепоручить только право подписания, но не саму подпись.

Кирилл Власов: Отложенное подписание — это доверительная приемка?

Алиса Муратова: Да, Кирилл. Всё верно.

Алексей Клещев: Как ТТН уходит к транспортно-логистической компании (ТЛК) после подписания грузополучателем?

Алиса Муратова: Сейчас ТЛК в роли организации не является подписантом товарно-транспортной накладной, поэтому документ автоматически к ней не попадает. Необходимо при отправке намеренно указывать транспортную компанию как получателя ТТН либо переслать документ после завершения перевозки. Абонентам Synerdocs доступны оба варианта.

Как ведомства относятся к электронным ТТН

Илья Соломатов: А что насчет представления ЭТТН в ДПС и ЕГАИС?

Евгений Михайлюков: Правильно ли я понимаю, что один экземпляр бумажной товарно-транспортной накладной в любом случае необходим водителю для предъявления контролирующим органам (ДПС, и т.д.)?

Александр Валеев: Официальная позиция МВД говорит о том, что мы имеем право создавать и подписывать эти документы в электронном виде, но инспекторы не могут на трассе проверить их достоверность. Поэтому поступаем так же, как с электронным ОСАГО. Бумажная копия документа отправляется с водителем. Если его останавливают сотрудники МВД, то он предоставляет именно ее. В рамках реализации Суперсервиса 22 по грузоперевозкам планируется возможность проведения проверки электронных перевозочных документов напрямую. Как максимум, мы полностью избавимся от любых бумажных артефактов при перевозке.

Юрий Гагаринов: Водитель фактически едет с физическими оригиналами ТТН?

Александр Валеев: Надо четко разделять понятия оригинала и копий документа, как это делает ФНС. Налоговая служба знает, что оригиналом электронного документа является передаваемый файл данных и электронных подписей, а распечатанная форма — это копия.

Анастасия Ермолаева: Есть ли письма от ФНС и если «да», то какие номера?

Алиса Муратова: Письмо в сторону Налоговой службы написано еще в 2018 году, и был получен ответ: ЕД-4-15/5364@. Также есть множество писем-подтверждений от наших клиентов, но, к сожалению, мы не можем их предоставить из-за содержания в них конфиденциальной информации.

Анастасия Ермолаева: Выездные налоговые проверки по этим документам уже были?

Александр Валеев: Такой информации от наших клиентов нет. Я думаю, что запросы появилась бы в случае возникновения проблем при таких проверках. Решением «ЭДО в грузоперевозках» пользуются уже год, за это время к нам никто не обращался по таким вопросам. Было бы странно, если бы проблемы возникли после того, как и Центральный аппарат ФНС, и региональные отделения официально подтверждают, что они готовы принимать ЭТрН как документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни.

Алексей Клещев: Органы ГИБДД и Транспортного надзора могут видеть ЭТТН и ЭТрН?

Александр Валеев: Пока они не имеют доступа к электронным документам. Эта задача решается в рамках транспортной стратегии и создания Суперсервиса 22. В данный момент надо ехать с одной бумажной копией электронной ТТН.

Алексей Толстокулаков: Про опасные грузы сказали, интересно также узнать про перевозку алкоголя и ветеринарной продукции?

Илья Соломатов: Что касается данных товаров, Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка официально ответили на запрос, что ТТН не может быть электронной. Как вы можете это прокомментировать?

Александр Валеев: Мы тоже делали такой запрос в Росалкогольрегулирование и свою позицию обосновывали таким образом, что ФЗ № 171 «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» предусматривает создание товарно-транспортной накладной для легализации оборота алкогольной продукции. При этом в законе и подзаконных актах нет никаких ограничений на создание ТТН в электронном виде. Но есть позиция регулятора, которая сейчас неоднозначна. Пока мы не получим официального подтверждение от Росалкогольрегулирования (РАР) предлагать решение для перевозчиков алкогольной продукции мы не можем. Сейчас мы ведем общение с РАР. Я думаю, что в ближайшее время мы сможем порадовать вас хорошими новостями.

Алиса Муратова: Дополню, буквально в прошлом году мы с коллегами из X5 Retail Group прорабатывали этот вопрос и сошлись на том, что силами рынка и сообществ будем стараться влиять на принятие решений по автоматизации ЭТТН в рамках алкогольных перевозок.

Андрей Лаврентьев: Является ли ТТН основанием для принятия к налоговому учету расходов по перевозке?

Александр Валеев: Это будет зависеть от учетной политики компании. Если вы применяете товарно-транспортную накладную как перевозочный документ, то вы можете использовать ее как основание для принятия к налоговому учету. Тут сразу сделаю отступление, у нас на проектах часто встречается одновременное использование ТТН и ТрН. Тогда возникают вопросы, на основании какого из данных документов будет рассчитываться налогооблагаемая база.

ЭТТН в грузоперевозках. Общие вопросы

Александр Кондрашов: Реализована ли технология перегруза в другое транспортное средство и составление акта перегрузки? Именно в ТТН — нужен акт перегруза с заменой водителя и указания акта.

Алиса Муратова: Сейчас формализованный акт перегрузки в электронном виде составить нельзя. Но рассматривается возможность работы в части отображения информации об их составлении в транспортных документах: передачу груза от одного водителя к другому или при смене транспортного средства. То есть акт перегруза пока можно оформить на бумаге, а вот отметки о его формировании попадут в транспортные документы. Сейчас ведется аналитика по этому вопросу.

Юрий Курмаев: Как организовано электронное хранилище ТТН? Есть ли возможность фильтрации по грузополучателю, перевозчику или периоду?

Руслан Самерханов: Каковы сроки хранения товарно-транспортной накладной на ресурсах?

Алиса Муратова: По обмену ЭТТН прошел лишь пилотный проект. Сейчас мы не можем сказать о том, что электронное хранилище уже организовано какими-либо инструментами. Однако, предполагаю, что хранение будет организовано аналогично работе с ЭТрН. Документы в сервисе находятся пять лет. Реализована фильтрация по типам, статусам и участникам документооборота.

Артем Дедок: Если транспорт наемный, как водитель сможет получить доступ к мобильным инструментам подписания?

Никита Акшенцев: Для этого ему надо пройти процедуру идентификации в своей транспортной компании и получить учетную запись в сервисе. После этого водитель должен зарегистрировать номер из заявления в паблик аккаунте Viber и начать работу.

Константин Панаэтов: Мы подразумеваем, что собственник груза создает электронную ТТН, и она загружается «перевозчику» или конечному получателю (мы — это порт). Далее груз обрабатывается и подтверждается прием, вносятся некие данные в ЭТТН. Она уходит первичному инициатору, но как быть если товарно-транспортная накладная заполнена с ошибками? Неправильно указан вес, груз, получатель и так далее?

Евгений Николаенко: Что делать, если на каком-то этапе перевозки обнаружено неправильное заполнение ТТН?

Алиса Муратова: Есть возможность аннулировать документ и создать новый на основании ошибочного. Сделать это можно только в том случае, если грузоотправитель, грузополучатель и транспортная компания подписали предложение об аннулировании. Также у каждой из сторон есть возможность внести свои примечания и оговорки, подписав их своей электронной подписью, сродни вычеркам в бумажных документах.

Роман Чаловский: Можно ли создавать путевые листы в электронном виде? Есть ли у вас решение для этого?

Наталья Кирьянова: Есть ли решение по международным перевозкам?

Никита Акшенцев: Работы в этом направлении ведутся в рамках эксперимента Минтранса по созданию государственного цифрового суперсервиса «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов», также известного как Суперсервис 22.

Наталья Кирьянова: Можете пояснить по Суперсервису 22? Хотелось бы узнать больше информации.

Алиса Муратова: Мы участвуем во множестве рабочих групп, которые влияют на формирование рынка электронных транспортных документов. Суперсервис в перспективе направлен на обеспечение контроля за оборотом грузов, но не на проверку и обеспечение юридической значимости передаваемых документов. Вся актуальная информация про Суперсервис 22 своевременно публикуется на официальном сайте Минтранса РФ.

Анонимный участник: Решение может быть использовано для отправки грузов в Казахстан и Беларусь?

Руслан Баймаханов: Планируется ли возможность обмена документами с системами государственных органов стран ЕАЭС? Например, с внедряемыми в Казахстане электронными сопроводительными накладными?

Никита Акшенцев: На данный момент решение реализовано только для России. В перспективе обмен возможен, но для этого должны быть приняты соответствующие нормативно-правовые акты.

Алексей Клещев: При самовывозе ТТН не оформляется. Как быть, когда грузоотправитель и грузополучатель одно и то же лицо и для перевозки использует наемный транспорт?

Александр Валеев: Именно так и было на пилотном проекте в JTI Россия. ГО и ГП совпадали, а перевозила груз наемная компания, это штатный вариантов документооборота ТТН.

Дарья Волкова: Планируется ли использовать Telegram для подписания ТТН?

Александр Валеев: Изначально решение предусматривало использование именно этого мессенджера. Но Роскомнадзор ввел ограничения на это ПО на территории России. Если оно будет снято, то мы реализуем возможность подписания и в Telegram. Пока таких планов нет.

Руслан Самерханов: В каком пункте ТТН отражается замечание водителя при приеме груза к перевозке?

Кирилл Власов: Интересно, если водитель оставляет примечание о браке на выгрузке, эта информация попадает в распечатку ТТН? Видит ли грузополучатель этот комментарий и в какой момент?

Александр Валеев: Если водитель перед перевозкой указывает какие-то нюансы при приемке товара, то грузополучатель может увидеть эту информацию сразу после того, как ее занесли в систему и подписали ЭП, то есть задолго до прибытия транспортного средства. Тут нужно понимать, что входящие документы периодически нужно проверять. Отметки и замечания водителя фиксируются в соответствующих полях транспортного раздела ТТН:

Евгений Латынцев: Водитель сам может внести данные в ТТН/ТрН о времени прибытия и убытия транспортного средства?

Александр Валеев: В данный момент время прибытия и убытия могут указать только грузоотправитель и грузополучатель.

Оксана Давлетшина: Может ли водитель подгрузить фотографию к ЭТТН с телефона?

Алиса Муратова: Да, такая возможность есть. В случае каких-либо дефектов водитель может сфотографировать повреждения груза и отправить файл в чат. При этом в сервисе к ЭТТН будет привязано изображение, которое подтвердит факт дефекта.

Дмитрий Интеллектов: Если при приемке выявились расхождения между ТТН и фактическим объемом груза (сейчас составляется акт расхождений и принимается фактический объём), как быть в случае ЭТТН?

Никита Акшенцев: Вы можете составить акт в электронном виде и связать его с товарно-транспортной накладной.

Александр Валеев: При этом в ТТН необходимо указать реквизиты документа о приемке или расхождениях.

Дмитрий Интеллектов: В этом случае акт будет подписываться грузополучателем и водителем транспортной компании так же на месте, как и бумажный экземпляр?

Александр Валеев: В данный момент предусмотрены два варианта:

●    акт составляется на бумаге и его подписывает грузополучатель и водитель,

●   акт составляется в электронном виде и его визируют грузополучатель и грузоотправитель, проконсультировавшись с водителем по телефону.

Владлен Пополитов: Для того, чтобы наша компания могла использовать первичный документ в своем формате (электронной ТТН), мы должны утвердить его у себя. Где можно взять формальное описание форматов всех файлов, входящих в ЭТТН: файл накладной и титулов, подписываемые водителем и грузополучателем. Насколько я понимаю, они реализованы в формате XML.

Александр Валеев: Для получения форматов электронных ТТН вам необходимо связаться с нами по контактам, указанным в презентации.

Александр Кондрашов: Как вы можете прокомментировать Постановления Правительства, которое вносит изменение в Постановление № 272 и правила дорожного движения?

Алиса Муратова: Первые правки были выдвинуты еще в 2018 году и предполагалось, что к концу года их внесут в Постановление. Но, как мы и ожидали, этого не случилось. Проект был явно недоработанным и не учитывал интересы всех участников перевозки. В конце 2019 года были предложены новые правки. К слову, объем документа сократился в несколько раз, осталось только предложение о введение термина «ЭТрН» и пункты об обязанностях операторов электронного документооборота. Изменения еще не приняты, по моим прогнозам, это может случиться в этом году. При этом само Постановление требует кардинальной переработки. Есть мнение, что Постановление № 272 заменит иной документ, но пока это только слухи.

Электронная транспортная накладная

Владлен Пополитов: Речь идет об обмене электронными товарно-транспортными накладными или транспортными накладными? Это ведь два разных документа.

Алексей Клещев: Когда появится решение для электронной транспортной накладной?

Алиса Муратова: В начале вебинара мы как раз рассказали о том, что решение по ЭТрН уже функционирует. На данный момент в сервисе подписано порядка 100 тысяч документов и более 5000 уникальных грузоотправителей формируют транспортные накладные в электронном виде. 400 перевозчиков работают с ЭТрН, а их водители подписывают ее в Viber или SMS. По ЭТТН состоялся пилотный проект, о чем мы и рассказали на вебинаре.

Елена Логинова: Если перевозка происходит между юридическими лицами, то ТрН и ТТН автоматизируются в одной связке «комплектом»?

Александр Валеев: Некоторые компании используют только товарно-транспортные накладные, другие — только ТрН, третьи — оба варианта. Соответственно и автоматизация этих документов зависит не друг от друга, а от процессов, которые выстроены у юридических лиц.

Анжела Геращенко: Возможно ли аннулирование ТрН, когда она отправлена контрагентам и уже подписана водителем?

Алиса Муратова: Аннулирование уже реализовано в API, в скорейшем времени у нас появится руководство пользователя для ознакомления с этими моментами.

Андрей Лаврентьев: С точки зрения формата для Налоговой службы транспортная накладная неформализованный документ. Как тогда был разработан ваш формат?

Алиса Муратова: Представить ТрН в электронном виде в ФНС, как это происходит при работе с УПД, действительно не получится. Но это не значит, что ФНС не принимает неформализованные документы в принципе. Нужно лишь сделать распечатку из сервиса с отметками о визировании ЭТрН электронной подписью, заверить и представить по месту требования. При разработке нашего формата электронной транспортной накладной мы использовали привычный для ФНС формат XML, при этом форму (визуальный образ) документа не меняли.

Интеграция Synerdocs

Артем Сироткин: Поддерживает ли сервис интеграцию с автоматизированной проходной и весовой?

Алиса Муратова: В части веса — таких доработок не было. При необходимости, мы готовы обсудить эту возможность. В качестве примера по автоматизации проходной, мы можем привести кейс Wildberries, которая перевела транспортные накладные в электронный вид именно с этой целью. В ЭТрН отправитель указывает актуальные данные перевозочного средства, которое прибудет на склад компании. Информация подтягивается из структурированной транспортной накладной. Ворота открываются только когда машина с определенными номерами подъезжает в установленное время к складу.

Александр Кондрашов: Какие возможности интеграции есть у грузополучателя? Вы готовы оказывать поддержку по выстраиванию взаимодействия с другими корпоративными информационными системами, чтобы приёмка груза и подписание УПД проходили параллельно вместе с визированием ТТН/ТрН?

Ляшенко М.А.: Реализована ли интеграция с SAP-системами по передаче электронных ТрН и ТТН? Есть ли успешный опыт такой интеграции, если да, в компаниях какого профиля внедрено решение?

Александр Валеев: Средств интеграции много. Именно интеграция грузоотправителя и грузополучателя нам наиболее интересна. ГП могут быть крупные компании, ритейлеры, которые работают исключительно во взаимодействующих решениях. Мы предоставляем весь инструментарий для интеграции (API, консультация, тех. описание). Также в рамках проекта внедрения мы осуществляем настройку взаимодействующих решений для работы с нашим сервисом.