—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2020

Ответы на вопросы с вебинара Synerdocs «23 000 исходящих документов и ни грамма бумаги: кейс MSC»

21.04.2020

21 апреля прошел вебинар, где эксперты рассказали, как автоматизировать работу с первичными бухгалтерскими документами и обмениваться ими с контрагентами даже находясь вне офиса. По традиции, мы подготовили развернутые ответы на вопросы, прозвучавшие в прямом эфире, и предлагаем ознакомиться с ними.

Григорий Казакевич,
руководитель разработки бизнес приложений «Медитерранеан Шиппинг Компани Русь»

Ираида Бакаева,
руководитель группы продаж Synerdocs

Алиса Муратова,
бизнес-аналитик Synerdocs, эксперт в области электронных грузоперевозок

Константин Князев,
руководитель проектов Synerdocs

Электронная подпись и первичка

Елена Савенкова: Уточните, пожалуйста, какой подписью визируются документы? Что считается датой подписания? Какие действия нужно предпринять, если одна из сторон задерживает подписание?

Константин Князев: Согласно Федеральному закону № 63 «Об электронной подписи» (далее — ФЗ № 63) в сервисе есть возможность использовать как квалифицированную, так и простую электронную подпись. Чтобы избежать задержек с визированием, в Synerdocs предусмотрена опция «Подтверждение получения».

Ираида Бакаева: Первичные учетные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), это предусмотрено законодательством. Датой подписания является дата, когда контрагент поставил электронную подпись (ЭП) на документ. Отслеживать задержки визирования оригиналов в сервисе можно в несколько кликов: при работе в привычном интерфейсе учетной системы или в веб-клиенте пользователям доступна функция фильтрации документов по признаку подписания.

Григорий Казакевич: Датой подписания считается дата фактического визирования документа, она фиксируется вместе со штампом времени с точностью до секунды. Эта информация передается вместе с электронным экземпляром получателю. Ее невозможно заменить и отредактировать.

Николай Копышков: С датой подписания ситуация понятна. Как обстоит ситуация с полем, где указывается дата получения груза?

Илья Земсков: Указывается ли дата факта хозяйственной операции? Дата фактического подписания и хозяйственной операции могут быть разными, как решается эта проблема?

Николай Копышков: Присоединяюсь к вопросу, как проставляется дата фактического получения груза?

Алиса Муратова: Первичный учетный документ должен быть составлен непосредственно в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее (пункт 3 статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402). Продавец может оформить универсальный передаточный документ (УПД) либо в день отгрузки товаров, либо позднее, если по каким-то причинам вовремя это сделать не удалось.

Дата формирования подписи на документе не является реквизитом документа и не определяет совершения факта хозяйственной жизни (если иное не оговорено условиями учетной политики или договора), а вот дата приема товаров или услуг отражается в самом документе.

Таким образом, следует различать дату приема (которую привыкли называть «датой подписания») и дату формирования подписи, когда сотрудник непосредственно подписал документ.

Дата визирования фиксируется информационной системой. Она имеет значение лишь для подтверждения действительности сертификата ЭП на момент его подписания (пункт 2 статья 11 ФЗ № 63), но не для указания периода отгрузки или оказания услуги.

Дату приема груза вы можете поставить вручную в электронном документе при визировании в сервисе Synerdocs.

Наталья Ярошевская: Как быть с документами, на которых должно быть по три подписи от разных контрагентов?

Алиса Муратова: Многие нюансы решаются доверенностями, особенно при подписании первички. Если есть необходимость, то можно использовать множественное подписание.

Ираида Бакаева: Если мы говорим, что какой-то неформализованный документ (допустим, договор) необходимо подписать трем разным контрагентам, то в сервисе есть возможность отправить его нескольким юридическим лицам.

Наталья Ярошевская: В каком виде реализована визуализация электронной подписи?

Константин Князев: В печатной форме на каждой странице документа можно видеть отметку времени, а в конце экземпляра — все титулы с реквизитами.

Григорий Казакевич: Каждая ЭП состоит из сертификата и закрытой части ключа. Сертификат передается вместе с документом оператору и конечному получателю. Он содержит всю информацию об электронной подписи. На стороне контрагента эти данные транслируются в разные виды бумажных форм. Есть информация о подписанте, дате и времени визирования, сроках действия.

Наталья Ярошевская: Можно ли увидеть, как это выглядит на листе?

Алиса Муратова: На скриншоте показано, как на документе отображается штамп. На каждой странице содержится информация о самом документе, в печатной форме видны все подписанты. Это пример подписания электронной транспортной накладной:

Как ведомства относятся к электронным документам

Елена Морозова: Налоговая при проверке требует бумажные документы. Как решается этот вопрос в сервисе? Как решается вопрос с представлением для налоговой проверки оригиналов бумажных учетных документов?

Елена Савенкова: Поддерживаю вопрос. Как проходят проверки? На что смотрят проверяющие?

Алиса Муратова: Если документ составлен в электронном виде и подписан ЭП, то его можно представить в налоговую в электронном виде, просто выгрузив из сервиса. Если вы работаете с документами, у которых нет законодательно установленного формата, то нужно их распечатать из сервиса — на бумажном экземпляре будет отметка о подписании ЭП. Далее вы можете заверить документ подписью и печатями компании, а после представить по месту требования.

Елена Морозова: Получается, что при проверке придется распечатывать все документы?

Алиса Муратова: Если это неформализованные документы, у которых нет законодательно установленного формата, то да. Если речь идет об универсальном передаточном документе, первичке, то достаточно просто выгрузить оригиналы из сервиса и представить в налоговую в электронном виде. В Synerdocs есть возможность скачивания документов для налоговых проверок по одной кнопке.

Григорий Казакевич: Мы уже сталкивались с запросами налоговой. При этом бухгалтерия просто выгружала электронные документы из сервиса.

Елена Морозова: Где находится эта кнопка?

Ираида Бакаева: Кнопка называется «Выгрузить для ФНС» и находится в веб-клиенте. Также функцию выгрузки можно реализовать в учетной системе, интегрированной с сервисом.

Дмитрий Фоменко: Как в Synerdocs организовано хранение документов в соответствии с Федеральным законом № 402 «О бухгалтерском учете»?

Константин Князев: Согласно законодательству документы можно хранить либо в электронном виде, либо на бумаге. В сервисе документы бесплатно хранятся пять лет.

Алиса Муратова: Операторы должны, но не обязаны хранить документы в соответствии с законодательно установленными сроками. На сегодняшний день это 5 лет. У многих операторов эта услуга является платной. В Synerdocs хранение бесплатное в течение пяти лет.

Анастасия Промская: Если операторы не обязаны хранить документы, то они могут в любой момент прекратить хранение или начать брать за это дополнительную оплату? Почему провайдеры ЮЗЭДО все-таки хранят эти экземпляры, если не обязаны?

Алиса Муратова: В какой-то степени вы правы. Клиенты заключают дополнительное соглашение с оператором, где оговаривают условия хранения и сроки. Повторюсь, эта услуга у многих операторов платная, но Synerdocs не берет платы, так как хранение — это явная потребность наших клиентов.

Ираида Бакаева: Мы прекрасно понимаем, что сервисом пользуются не только компании, у которых есть электронный архив, но и организации, у которых небольшой документооборот. Они работают в веб-клиенте и им тоже нужен доступ к документам спустя год или несколько лет.

Вопросы к «Медитерранеан Шиппинг Компани Русь»

Галина Варченко: Мы — контрагент компании «Медитерранеан Шиппинг Компани Русь» ООО АМИЛКО. Как нам получить приглашение на переход к ЭДО?

Григорий Казакевич: Самый простой вариант — обратиться в финансовый отдел по email-адресу RU201-stp.uzdo@msc.com. В письме нужно отметить, что вы хотите подключиться к ЭДО, а также указать сервис, который вы используете, и данные организации (ИНН, КПП, наименование).

Юрий Духанин: Кому нужно направлять запрос на настройку роуминга?

Константин Князев: Запрос направляется в адрес текущего оператора. Если вы будете работать с Synerdocs — направляйте его в нашу техническую поддержку по e-mail support@synerdocs.ru.

Григорий Казакевич: В «Медитерранеан Шиппинг Компани Русь» продолжается активное подключение контрагентов. Существует очередь на подключение. Можно инициировать процесс настройки роуминга с нашей стороны, обратившись в по адресу RU201-stp.uzdo@msc.com. В рамках текущей очереди мы проработаем этот вопрос. Ускорить процесс можно самостоятельно, обратившись к своему оператору с просьбой настроить роуминг.

Александр Гараев: Почему компания выбрала именно Synerdocs? Зачем были необходимы дополнительные действия с реализацией роуминга?

Григорий Казакевич: Мы выбрали обмен в роуминге, потому что для нас было важно интегрировать один инструмент в нашу учетную систему, чтобы сотрудники работали в привычном интерфейсе и из одного окна. Базируясь на этом подходе, мы начали поиски оператора. Большинство операторов ЭДО, как правило, имеют уже готовые разработанные модули по интеграции с типовыми конфигурациями 1С. Мы ознакомились с каждым из них и выбирали наиболее подходящий. Это один из ключевых пунктов проекта.

Александр Капитонов: За какое время удалось перейти к ЭДО ориентировочно на 52-59%?

Григорий Казакевич: Мы достигли таких объемов примерно за год с момента интеграции модуля ЭДО Synerdocs в нашу учетную систему. Еще раз обращаю внимание, что достаточно много времени в процессе подключения контрагентов к ЭДО занимает согласование и подписание дополнительных соглашений по переходу к электронному документообороту.

Елена Савенкова: Есть ли документы, которые приходится проводить в бумажном формате?

Григорий Казакевич: Если говорить об обмене с контрагентами, которые уже перешли на ЭДО с нашей компанией, то в бумаге остались только акты сверки взаиморасчетов. Но есть идеи и их перевести в электронный вид (передавать как неформализованные документы в формате PDF).

Общие вопросы

Ирина Михеева: Есть ли у вас опыт автоматизации работы в сельскохозяйственных компаниях?

Алиса Муратова: Да, такой опыт есть. Нужно смотреть на ваши открытые задачи и автоматизируемые процессы. Можно перевести всю первичную документацию в электронный вид уже сегодня. Если говорить о транспортных накладных, то они имеют специфичную для отрасли форму, сейчас мы в процессе их изучения.

Александр Пискарев: Уточните, пожалуйста, презентуемый сервис — это аналог Контур.Диадок, СБИС и других компаний или внутренняя СЭД?

Яна Главатских: Synerdocs — это сервис обмена с контрагентами. Если вам необходимо получить информацию по внутренней СЭД, то уточните, пожалуйста, какая тема вас интересует?

Александр Пискарев: Подскажите, у сервиса прямой стык или роуминг?

Константин Князев: Роуминг настраивается с контрагентами сетей, в основном это поставщики. С сетями и генераторами трафика предусмотрена интеграция: используемая учетная система + Synerdocs.

Елена Морозова: Мы белорусская компания, которая использует Directum, подключены к системе межведомственного документооборота. Если нам требуется обменяться документами с контрагентами в России, необходимо подключаться к российским системам документооборота? Это требует взаимодействия Directum и Synerdocs?

Константин Князев: Directum и Synerdocs в данном случае идут в связке. Directum — это внутренний документооборот (согласование в рамках одной организации), а Synerdocs — это межкорпоративный обмен.

Елена Морозова: В Беларуси межведомственный обмен обеспечивает СМДО, но в России СМДО нет, есть другие сервисы. Есть ли механизмы, позволяющие задействовать оба варианта обмена и что для этого требуется?

Алиса Муратова: К сожалению, на сегодняшний день выстроить трансграничный документооборот не представляется возможным в силу различных причин, одна из которых — отсутствие государственного регулирования такого обмена.

Юрий Духанин: Есть ли в рамках решения Synerdocs возможность электронного обмена договорами, приложениями к договорам, протоколами согласования цен и так далее?

Константин Князев: Да, это возможно. Законодательно формат данных типов документов не прописан, но их можно передавать в неформализованном виде с подписанием КЭП.

Елена Черкалина: Есть ли опыт подключения к сервису нерезидентов Российской Федерации? Как это происходит?

Ирина Клочихина: Возможно ли подключить международный ЭДО?

Алиса Муратова: Как я упомянула чуть выше, на сегодняшний день нет регламентов по выстраиванию трансграничного ЭДО. Насколько мне известно, работы по данному направлению ведутся. Будем ждать.

Светлана Иванова: Добавление к обмену в электронном виде актов сверок потребует дополнительных настроек и расходов?

Ираида Бакаева: Дополнительных расходов не будет. В сервисе тарифицируется один исходящий документ вне зависимости от его вида. Акт-сверки — неформализованный документ и им можно обмениваться в электронном формате. При этом нужно понимать процессы вашей компании, как согласуется этот документ, как подписывается.

Светлана Иванова: Правильно ли я понимаю, что любые неформализованные документы можно передавать без дополнительных настроек?

Алиса Муратова: Да, можно передавать эти документы без дополнительных трат и настроек.

Татьяна Савина: На каком сайте зарегистрироваться, чтобы участвовать в акции на бесплатный двухмесячный ЭДО?

Яна Главатских: Оставить заявку на участие в акции можно на сайте Synerdocs.

Интеграция Synerdocs

Николай Копышков: Интересуют подробности интеграционного подключения. Как реализовано серверное подписание документов? Бухгалтеров достаточно много, а сертификат один на генерального директора. В типовом 1С-ЭДО реализовано серверное подписание, когда сертификат ставится на сервере и выдается право визирования нужным пользователям.

Григорий Казакевич: На примере нашей компании это можно реализовать с помощью доработок интеграционного решения, именно так мы и поступили. Серверную подпись также можно использовать.

Ираида Бакаева: Я бы хотела прокомментировать ситуацию, когда бухгалтеров много, а сертификат один. В данном случае действия будут такие же, как при использовании бумажных экземпляров: вы выписываете доверенность на конкретного бухгалтера и указываете, какие документы этот сотрудник имеет право визировать.

Анна Волкова: Прежде чем принять документ к учету, он проверяется ответственными сотрудниками или автоматически сверяется с данными системы. Как в этом случае работает интеграция? Проверка документа происходит уже внутри информационной системы или в модуле?

Константин Князев: Проверка документа осуществляется непосредственно в информационной системе. В случае несоответствия документа критериям приемки к учету, например, ошибки в данных или некорректной номенклатуры, ответственное лицо может отказать в приеме.

Светлана Иванова: Чем отличается интеграционное решение Directum и СКБ Контур?

Константин Князев: Интеграционное решение Synerdocs находится в открытом доступе и предоставляется бесплатно. Оно уже включено в стоимость тарифа «1000 документов».

Григорий Казакевич: Как правило, интеграционное решение имеет два варианта: внешняя обработка, которая подключается к основной конфигурации, или подсистема конфигурации, которая встраивается в учетную систему компании. Так как мы планировали дорабатывать код самостоятельно, в первую очередь, для нас была важна его понятность. Не менее важный фактор — использование внешних компонент (исполняемых файлов) в поставляемых решениях. В компании большая и сложная ИТ-инфраструктура для который крайне неудобно использование внешних компонент.

Дмитрий Золотухин: Есть ли у сервиса интеграция с NetSuit Oracle?

Константин Князев: Готового интеграционного решения для данной системы нет, но есть другие способы взаимодействия: API, сервис интеграции (настройка передачи конкретных типов документов).

Анна Волкова: Хотелось бы узнать подробнее о функциональности интеграционного модуля. Интересуют возможности маршрутизации согласований обработки и подписания входящих документов.

Константин Князев: Интеграция позволяет получить документ и принять его к учёту. Это относится к первичным учётным документам. Для дальнейшей маршрутизации надо использовать систему DIrectum.