—   сервис обмена электронными документами

Электронный документооборот и проблемы экспедиторов. Где «собака» зарыта?

В предыдущей статье мы рассмотрели самые распространенные проблемы экспедиторов при работе с бумажными транспортными документами. Во второй части предлагаю разобрать рабочие схемы обмена электронной транспортной накладной (далее — ЭТрН) с участием экспедиторов, а также узнать об открывающихся при этом возможностях, имеющихся ограничениях и мнении представителей рынка.

Цифровизация документооборота — это панацея?

Электронный документооборот (далее — ЭДО) — это, скорее, не решение существующих проблем экспедиторов, а инструмент. Нельзя однозначно сказать, что ЭДО в один момент обяжет грузоотправителей подписывать входящие документы — все же это организационная задача. Но единое решение, подстроенное под нужды всего сегмента, как минимум, позволит избавиться от недобросовестных перевозчиков и убедит оформлять документы по букве закона, кем бы оно разработано ни было.

В законодательстве нет ограничений на перевод, например, экспедиторской расписки в электронный вид. В сервисе Synerdocs ее можно использовать как неформализованный документ и визировать сторонами. При этом под электронным документом можно поставить столько подписей, сколько душе угодно. Конечно, о формализации говорить очень рано.

С ЭТрН в текущем регламенте обмена возникают некоторые сложности. Экспедитор — не перевозчик, он агент, соответствующего поля для которого не предусмотрено. Но кто мешает его добавить? Приложение № 4 к Постановлению № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» лишь рекомендует, а не обязывает использовать указанную форму. Более того, не первый год помогая автоматизировать процессы транспортных компаний, могу с уверенностью сказать, что форма перерабатывается под нужды конкретного бизнеса, в нее могут включаться поля, разделы, таблицы и другие реквизиты по желанию заказчика. Добавив дополнительный раздел «Организатор перевозки», можно смело включить экспедиторов в обмен.

Идеальная схема работы с экспедиторами. Как она выглядит?

По моему мнению, она включает в себя соблюдение законодательных аспектов в тесной связке с потребностями бизнеса. К первым мы отнесем все нормативно-правовые акты (подробно перечислены в первой части), а ко вторым — отслеживание подписания документа сторонами, привлечение к работе благонадежных исполнителей, оперативные перегрузки с документальным обеспечением и «легкие» налоговые проверки.

Предполагается, что ЭТрН будет создаваться, как и прежде, грузоотправителем, но он сможет указать в дополнительном поле «Организатор перевозки» исполнителя по договору транспортной экспедиции. Далее ответственность за груз и создание последующих документов на плечах доставки ложится на него. То есть в случае перегруза, расконсолидации/консолидации, кросс-докинга и др. процессов отвечать за груз будет экспедитор, и документальное оформление — его забота.

Конечно, есть много «за» и «против» таких вариантов. Своим мнением делятся представители компаний DB Schenker и Logiterra.

Отсутствие возможности указать экспедиторов в ЭТрН — большая недоработка законодателей и операторов. Конечно, включение поля избавило бы нас от многих проблем, но и добавило бы новых. Надо понимать, что использование любого нового вида электронного документа на первых этапах вызывает сложности. Существует некоторая вероятность дублирования бумажных и электронных экземпляров. Не совсем ясна работа с ЭТрН в роуминге, ведь экспедитор — это дополнительный участник обмена, который должен быть указан изначально при разработке формата. И отдельная, на наш взгляд, важная организационная задача — донести до грузовладельцев и грузополучателей информацию о том, что документы от экспедиторов обладают юридической силой в том случае, если с владельцем груза заключен договор транспортной экспедиции, поэтому они просто обязаны их подписывать, даже если у получателя нет прямых взаимоотношений с организаторами перевозки. Пожалуй, с этого и необходимо начинать.

Несомненно, у ЭДО есть выгоды: исключение потерь, быстрые возвраты, оперативное получение денежных средств за оказанные услуги. Но для начала необходимо урегулировать открытые вопросы.

Несомненно, у ЭДО есть выгоды: исключение потерь, быстрые возвраты, оперативное получение денежных средств за оказанные услуги. Но для начала необходимо урегулировать открытые вопросы.

Своим мнением также делится Куликов Алексей, директор по стратегическому развитию компании Logiterra:

Мы и сейчас взаимодействуем по букве закона, но это обходится нам, как минимум, содержанием дополнительных работников на складах приемки ключевых распределительных центров торговых сетей, с которыми мы работаем.То есть за должным подписанием всех документов на этих объектах следит специально нанятый сотрудник, поэтому проблем с визированием или отказом возникает меньше. Но повторюсь, эта тактика применима не для всех клиентов, ведь держать на каждом складе по работнику затратно.

И если переводить ТрН в электронный вид, то схема обмена должна остаться прежней. Мы являемся получателем в ТрН на участке «Поставщик — Наш склад». И все документы, связанные с дальнейшим движением груза до получателя, формируем уже сами без участия поставщика. Такой способ взаимодействия является юридически правильным.

Перевод в электронный вид транспортной накладной с дополнительным титулом «Организатор перевозки» в некотором смысле облегчит бизнес-процессы. Но надо понимать, что выстраиваются схемы взаимодействия не за один день. Вот уже второй год законодатели и рабочие группы работают над форматом ЭТрН, в котором экспедиторы всё еще не учтены.

Немного от меня.

Несмотря на существующие сложности перевода транспортной накладной в электронный вид, включить в нее экспедитора как дополнительного участника всё же необходимо. Конечно, существует ряд организационных сложностей и пробелов в законодательстве, связанных с неподписанием документов (и сейчас я говорю не только о ТрН, но также об экспедиторской расписке, складской расписке и др.), но, согласитесь, такие проблемы есть и на бумаге. Именно здесь и «зарыта собака». Изначально нужно донести до законодателей именно эти ключевые моменты и уже потом выстраивать стандарты документооборота для отрасли.

Возможно, участникам рынка (не только экспедиторам) придется менять бизнес-процессы, где-то перестраиваться и переучивать своих сотрудников, но так или иначе планы законодателей очевидны — перевести в цифровое пространство всех участников грузоперевозок в ближайшие годы.

Очевидно, что регламент работы с ЭТрН и другими транспортными документами катастрофически необходим, массу проблем от его отсутствия я указала в предыдущей статье.

Выгоды. Они есть?

Конечно же, да!

  • Улучшение сервиса экспедиторов за счет возможности ускорения процессов обмена документами между участниками.
  • Увеличение скорости составления, отправки и получения документов при многоплечевой схеме и не только.
  • Отображение в ЭТрН всех участников перевозки, в том числе экспедиторов, приведет к прозрачности сделок и сокращению штрафов.
  • Снижение расходов на обработку бумаги, на аренду помещений под архив.
  • Быстрый поиск нужных документов по перевозкам.
  • Оперативный возврат документации и исключение потерь приведет к сокращению срока оплаты за перевозку и к своевременному проведению бухгалтерских документов.
  • Минимизация случаев кражи груза за счет дополнительной авторизации при мобильном подписании.

Что дальше?

Учитывая, что сегодня уже есть возможность обмениваться ЭТрН в Synerdocs и существует явная потребность клиентов для работы с экспедиторами, то включать последних в схему обмена, я считаю, необходимо. Однако делать это стоит с оглядкой на эксперимент Министерства транспорта, который завершится осенью 2020 года, и форматы Федеральной налоговой службы для первичных учетных документов. ФНС в свою очередь явно дает понять, что формат будет согласован именно с ними.