—   сервис обмена электронными документами

Что делать бизнесу, пока идет эксперимент Минтранса

Вот и прошла практическая часть эксперимента Минтранса по обмену электронными транспортными накладными (далее — ЭТрН) и путевыми листами. Сейчас рынок, затаив дыхание, ждет новый формат ЭТрН и обновленные правила перевозки грузов автомобильным транспортом. Они вот-вот должны появиться, а текущая версия Постановления Правительства № 272 перестанет быть актуальной. О том, что сейчас происходит с форматом, что можно и нужно делать бизнесу уже сегодня, поговорим в этой статье.

Как прошли тестовые перевозки с ЭТрН

Минтранс инициировал эксперимент в начале 2020 года, функциональным оператором выступило ФБУ «Росавтотранс». Со стороны государства в эксперименте приняли участие Минтранс России, ФНС России, МВД России, Ространснадзор, со стороны бизнеса  крупнейшие операторы электронного документооборота, перевозчики, грузоотправители и грузополучатели от различных хозяйствующих субъектов. Работа велась в тесном взаимодействии участников рабочей группы, при разработке форматов и бизнес-процессов информационного взаимодействия как для государственных органов, так и для участников-представителей транспорта, промышленности, сельского хозяйства, ритейла, нефтегазового сегмента и др.

Практическая часть стартовала оперативно. Цепочки для обмена были собраны, операторы настроили интеграции для представления в Минтранс информации по перевозкам, водители научились работать с электронными документами на своих мобильных устройствах, инспекторов ГИБДД снабдили планшетами и смартфонами, чтобы по единой базе перевозочных документов они могли провести соответствующие проверки. Грузоотправители создавали ЭТрН, а получатели их подписывали в информационных системах, сервисах электронного документооборота и в мобильных приложениях.

Отзывы участников об эксперименте положительные как со стороны бизнеса, так и со стороны ФНС России. Поскольку вмещает в себя не один типовой сценарий, как УПД, а множество разных, связанных с многообразием фактических ролей и требований. Например, в ЭТрН — это не только грузоотправители, грузополучатели и грузоперевозчики, но и клиент, плательщик, погрузчик (ЮЛ) и приемщик (ЮЛ). В рамках перевозки были протестированы стандартные сценарии работы с ЭТрН, а также проработаны сценарии переадресовки, замены водителя и транспортного средства.

Комментарием по итогам эксперимента делится Евгений Кизилов, заместитель генерального директора по стратегии и бизнес-процессам ГК CRAFTER:

Мы хотели получить опыт — «обкатать» процессы, посмотреть, что на нашей стороне ещё не доработано. Например, много вопросов было по части работы водителя. Эксперимент дал возможность обменяться «живыми» электронными документами в реальных условиях перевозки, поделиться с регулятором обратной связью и подготовиться к промышленной эксплуатации.
Важной задачей было правильно выделить ресурсы и проинструктировать сотрудников, чтобы они смогли грамотно и оперативно решить проблему, возникшую на маршруте. На первых рейсах столкнулись с определёнными трудностями, потому что цепочка для нас была новая, а конвертация документа в формат Минтранса проводилась на стороне Synerdocs. Но после двух-трёх рейсов проблем не возникло. Все обязательные кейсы мы отработали без сбоев. Прототип информационной системы показал себя отлично — вся информация по ЭТрН была доступна.
Специально для чистоты эксперимента мы привлекли неподготовленных водителей, которые раньше не работали с ЭТрН. Конечно, потребовалось дополнительное обучение, так как процесс визирования электронного документа отличается от аналогичного на бумаге. Но, благодаря удобному механизму подписания, который реализован в сервисе, водители без труда справились с этой задачей...

Максим Цветков, методолог компании ГК KNAUF, также поделился своими впечатлениями и критериями выбора оператора на эксперимент.

Вектор нашей компании направлен на цифровизацию. Мы стремимся к тому, чтобы уменьшить количество ошибок избавиться от бумаги в бизнес-процессах. Через эксперимент мы поняли и осознали, что такое ЭТрН, как реагирует на отказ от бумажного документа сообщество, какова позиция Минтранса, ФНС и других регулирующих органов по этому вопросу.
При подготовке к проекту наиболее важным было определить участников внутри компании, кейсы для тестирования и оператора ЭДО. Здесь выбор пал на Synerdocs, благодаря гибкому подходу команды сервиса, оперативной работе и уже имеющемуся опыту внедрения ЭТрН.

Будущее формата

Уже сейчас известно, что новый формат, разработанный ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» максимально приближен по структуре к универсальному передаточному документу, который в свое время создавала ФНС. Фактически опасения бизнеса и операторов ЭДО на счет того, что придется поддерживать два формата, оказались напрасными. Однако всё ещё существует ряд открытых вопросов, которые требуют решения:

  1. Что делать с экспедиторами? Ведь они полноценные участники грузоперевозки, но их деятельность регулирует законодательство в сфере экспедиторских перевозок. Насколько правильно добавлять новую роль в транспортный документ, и стоит ли это делать? Ответ пытаются найти бизнес, операторы и профессиональное сообщество.
  2. Подписание водителями. Здесь, скорее, вопрос в однозначном определении лица, получившего электронную подпись и дальнейшем визировании документа. Получение доступа к единой системе идентификации и аутентификации (далее ЕСИА) — возможно, это бы помогло решить проблему. Однако, по крайней мере сейчас, операторам ЭДО доступ к ЕСИА закрыт.

Создание нового формата — это очень сложный процесс с учетом специфики регулирования перевозок и разрозненности процессов бизнеса в разных отраслях экономики. Поэтому формат разрабатывается в тесном взаимодействии с бизнесом, а последнему также важно искать компромиссы и занимать открытую позицию для решения всех спорных вопросов, которые неизбежны.

Разработчики формата готовы принимать, рассматривать и обсуждать предложения от представителей бизнеса, а мы как операторы ЭДО готовы испытывать формат в рамках пилотного проекта — опытной эксплуатации работы всех систем на любых уровнях взаимодействия, в том числе дорабатывать его, сами процессы и вырабатывать совместные решения.

Что делать бизнесу уже сейчас

Внедрение нового электронного документа и подключение к работе с ним всех участников перевозки (чаще всего это четыре стороны, а иногда и пять: грузоотправители, получатели, транспортные компании, водители, экспедиторы) — дело непростое. Но вполне реальное. Вот некоторый список действий, которые можно предпринять уже сейчас.

  1. Перестроить бизнес-процессы. Проанализировав множество перевозочных документов и процессов в компаниях, могу сказать, что с ТрН работали так, как могли. Дополнительные подписи и печати, новые разделы, заверения, десятки сценариев отгрузки и приемки — у каждой компании эти операции происходили по-своему. Сейчас же вводится стандарт, к работе с которым нужно быть готовыми. Потому для начала необходимо описать все виды перевозок, которые есть в вашей компании, чтобы после появления формата оперативно перестроиться на работу с ЭТрН.
  2. Морально настроить контрагентов. Немаловажный момент — договориться об использовании ЭТрН между бизнес-партнерами. При этом сделать так, чтобы, к примеру, грузополучатель не отказывался подписывать транспортные документы, как бывает сейчас на практике. В случае использования электронных ТрН с фиксированными подписантами документооборот по ним не завершится и фактически услугу нельзя будет считать оказанной. Желательно закрепить в договорах обязанность подписания документов покупателями. Это обезопасит вас и ваших партнеров от неблагоприятных ситуаций и разбирательств.
  3. Выбрать оператора электронного документооборота. Обязательно обращайте внимание на компетенции в части разработки решений для транспортных отраслей, поддержку различных кейсов перевозок, а также на экспертизу в области как бумажного, так и электронного документооборота в грузоперевозках. При этом вы можете переложить подключение контрагентов на плечи оператора, эту услугу он должен предоставлять, чтобы переход не растянулся на многие годы.
  4. Проработать вопросы интеграции. Создание документа, согласование, отправка, заверение, подписание, хранение — все эти действия могут происходить в разных корпоративных информационных системах (далее — КИС) или модулях. Потому необходимо «подружить» внутренние КИС с системами ЭДО или как минимум проработать варианты таких интеграций заранее. По словам некоторых клиентов, доработки, например, в SAP занимают 4-6 и более месяцев, в зависимости от сложности и объемов работ, поэтому начать изучение формата и встраивать его в рабочие процессы и информационные системы необходимо уже сейчас.

Вместо выводов

Задачи по описанию бизнес-процессов, выстраиванию работы с ЭТрН, подключению контрагентов и вопросам интеграции (обозначенные в пунктах 1,2 и 4 предыдущего раздела) фактически на себя может взять квалифицированный оператор электронного документооборота. В этом случае большая часть задач ляжет именно на него, потому к его выбору стоит подойти с особой скрупулезностью.

Однозначно сейчас можно сказать одно — новое постановление о перевозке грузов автомобильным транспортом даст зеленый свет тем компаниям, кто ранее сомневался в легитимности ЭТрН. Как только формат ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» будет утвержден — и совершенно неважно, какой характер он будет носить, обязательный или же рекомендательный — операторы ЭДО его будут поддерживать, и ровно тогда можно заговорить о полноценном масштабировании решения на рынке.

Автор: Алиса Муратова, аналитик Synerdocs