—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2021

Ответы на вопросы с вебинара Synerdocs «Готовим переход на ЭДО: 12 секретных ингредиентов»

12.02.2021

9 февраля прошел вебинар, где представители сервиса ЭДО и сети магазинов «Впрок» дали рабочие советы, как бизнесу отказаться от бумажного обмена документами и не набить шишек. По традиции, мы подготовили развернутые ответы на вопросы, прозвучавшие в прямом эфире, и предлагаем ознакомиться с ними.

Константин Князев,
руководитель проектов Synerdocs

Максим Соловьев,
руководитель группы внедрения и подключения Synerdocs

Жанна Шамсуллина,
бухгалтер торговой сети «Впрок»

Подключение контрагентов

Яна Савчук: Как вы переводите контрагентов на ЭДО? Допустим, он не хочет, тогда компания будет вынуждена обмениваться документами на бумаге. 80% поставщиков, переведенных на ЭДО — цель нереальная. С крупными контрагентами проще, ИП категорически не хотят переходить на электронный документооборот.

Константин Князев: Мы отвечаем на этот вопрос по ходу нашего вебинара. Чтобы на ЭДО перешло как можно больше ваших партнеров, Synerdocs реализует проект подключения контрагентов. Действительно, это не так просто и 80% — это амбициозная цель.

Андрей Морев: Перевод наших контрагентов на ЭДО будет для нас бесплатным или платным?

Константин Князев: Это будет бесплатно.

Яна Савчук: Для обмена документами через ЭДО необходимо наличие, как минимум, соответствующего соглашения. Наш опыт показывает, что контрагенты неохотно переходят на электронный документооборот. Вопроса с подключением не стоит, используется и вариант роуминга, и оплата их исходящих, но многие партнеры принципиально уходят от ЭДО.

Константин Князев: Ответили на этот вопрос в рамках вебинара, в блоке о проекте подключения контрагентов. Смотрите запись.

Электронные транспортные накладные

Виталий Гузеев: Можете рассказать про ЭДО транспортными накладными, в том числе в свете Постановления Правительства РФ № 2200?

Сергей Долгий: Изменилось ли мнение ФНС по части ЭДО транспортной накладной после вступления в силу постановления Правительства № 2200?

Максим Петухов: Когда будет однозначно решен вопрос о том, что электронную накладную не требуется печатать для предъявления ГИБДД?

Светлана Синяева: Хотелось бы получить ссылку на вебинар по ЭТрН.

Константин Князев: Бизнес-аналитик Synerdocs и эксперт в области электронных грузоперевозок Алиса Муратова подготовила развернутую статью на эту тему.

Максим Соловьев: В январе 2021 г. у нас прошел вебинар, который более подробно рассказывает об электронных транспортных накладных и новшествах, которые принесло данное Постановление. Вы можете получить итоговые материалы — презентацию и ответы на вопросы.

Светлана Синяева: Имеют ли юридически значимые документы сканы ТрН, отправленные в ЭДО и подписанные ЭЦП?

Константин Князев: Нет, подобным образом переданные документы не имеют юридической значимости. Согласно ФЗ № 403 «О бухгалтерском учете» документы могут храниться либо в электронном виде с ЭЦП, либо на бумаге с «живыми» подписями и печатями. Сканы же — это не более чем графическое изображение, копия.

Интеграция и роуминг

Людмила Замылина: В модуле интеграции с 1С «Управление торговлей» не нашла, как и какие документы можно отправить из 1С?

Почему в документах я не вижу, в каких позициях прописан код маркировки? Как это настроить? Есть ли маркированные товары в документе до подписания?

Когда настроите аннулирование документов с Такском? Пока выдает ошибку при отправке уведомления об аннулировании.

Планируется ли сотрудничество с 1С ЭДО и улучшение модуля интеграции с 1С? Пока он в достаточно ограниченном функционале представлен.

Константин Князев: Вопросы всеобъемлющие и они требуют приложения практики. Для этого я рекомендую связаться с нами, написав на support@synerdocs.ru. Мы проведем вам демонстрацию по работе в модуле 1С и постараемся ответить на все вопросы.

Светлана Юркевич: Если контрагенты используют разных операторов, можем ли мы присоединиться к нескольким сервисам ЭДО?

Константин Князев: Если мы говорим о первичных учетных документах, то можно настроить для вас роуминг, что позволит обмениваться актами, счетами-фактурами и другими документами с контрагентами независимо от их оператора ЭДО. Если речь идет о ТрН, то пока мы работаем в одном окне, но для всех участников документооборота не составит труда стать абонентом сервиса и отказаться от бумажных накладных.

Ольга Сафонова: Внешняя обработка для 1С поддерживает 1С-УПП?

Максим Соловьев: Да, наше решение поддерживает данную конфигурацию. Нужно учитывать момент, что если ваша текущая конфигурация дорабатывалась, то необходимо провести предварительные тесты, чтобы посмотреть, насколько эти изменения повлияли на возможность работы в интеграционном решении.

Константин Князев: Весь список интеграционных решений и конфигураций, для которых они подходят, вы можете узнать на сайте.

Ольга Гайтюкевич: У нас 1С УТАП (алкогольная продукция). Интеграции до сих пор нет и не предвидится, как мы поняли при общении с техподдержкой. Очень обидно, что на алкогольный рынок вы не направлены.

Константин Князев: Если говорить о ТТН, то мы встречаем сопротивление от Росалкогольрегулирования, но продолжаем работу по данному направлению. По первичным учетным документам никаких препятствий, чтобы обмениваться через наше интеграционное решение, нет.

Максим Соловьев: Действительно, поставки алкоголя должны сопровождаться ТТН, и здесь не сервис не развивает решение с точки зрения поддержки этой сферы бизнеса, а именно Росалкогольрегулирование пока, к сожалению, не готовы работать с электронными документами. Мы постепенно прорабатываем этот вопрос. Как только регуляторы рынка будут готовы перейти на электронные ТТН, это решение обязательно отразиться и на сервисе Synerdocs.

Юлия Патутинская: Крупные госкомпании склоняют работать в своих операторах ЭДО и не всегда это упрощает задачу передачи документов, например, ПИК, которым пользуется Правительство Московской области. Возможна ли какая-то интеграция между разными системами ЭДО?

Константин Князев: Между операторами ЭДО можно настроить роуминг. На данный момент у Synerdocs заключены роуминговые соглашения с более чем десятью крупнейшими операторами.

Общие вопросы

Людмила Замылина: Мне нужно вернуть товар поставщику. Какой документ необходимо создать для этого, чтобы он отображал суть возврата? Именно такого документа нет в системе.

Константин Князев: Вопрос в том, как вы сейчас возвращаете продукцию вашему поставщику, в сопровождении каких документов? В вашем случае вы можете передавать документ, подтверждающий факт возврата товара, как неформализованный документ.

Антонина Насонова: Как организовать работу склада, если есть документы в ЭДО и на бумаге?

Константин Князев: Имеет смысл перевести весь документооборот в электронный вид: так вы сэкономите на бумаге. Но для того, чтобы весь этот процесс был правильно выстроен, и вы достигли успеха, необходимо вооружиться нашим чек-листом по переходу на ЭДО.

Наталья Дронова: Не соглашусь, что оператор позволит оптимизировать что-то. От него мало что зависит, поскольку у всех сервисов примерно один и тот же функционал.

Константин Князев: Здесь я позволю себе с вами не согласиться. Объясню почему. Synerdocs может предоставить вам конкретный план работ по переводу документов в электронный вид, сократить это время и достичь поставленной цели. Что касается оптимизации процессов, речь идет об описании структуры, какой она будет после цифровизации. Например, некоторый функционал может оказаться избыточным и его можно исключить из цепочки документооборота.

Юрий Курмаев: Какими документами подтверждается переход права на товар? Зачастую склад доставки может быть удален от РМ получателя товара по ЭДО. Что водитель получает на руки при передаче продукции?

Константин Князев: Изначально нужно понимать ваши договорные отношения, например, что конкретно прописано в документе на поставку. Есть свои нюансы. Что касается водителя, если речь идет о транспортной накладной, на руки он получает один экземпляр документа, чтобы предъявить его сотруднику ГИБДД, а подписание и сама ЭТрН у него находятся в чат-боте.

Наталья Дронова: Есть ли у вас решение по поточному сканированию и распознаванию для модернизации бумажного документооборота в электронный?

Константин Князев: Да, у компании Directum есть еще один продукт — Ario, который позволяет минимизировать все затраты на рутинные операции.

Людмила Саноцкая: Как настроить права подписи в ЭДО первичных документов нескольким людям по доверенности? Оператор (Контур) говорит, что это такой функционал не используется, но давать многим людям право подписи за директора не хочется.

Елена Маркова: Можно ли в вашем сервисе разграничить права доступа, например, по контрагентам?

Константин Князев: При настройке оргструктуры вашей организации в личном кабинете Synerdocs вы можете установить права доступа конкретных сотрудников к документам определенного подразделения. Соответственно, ЭП выдаются только задействованным в ЭДО сотрудникам.

Андрей Морев: Для возврата товаров недостаточно ТОРГ-2, надо же делать корректировочную СЧФ?

Константин Князев: Да и наш сервис позволяет создать подобный документ. В случае крайней необходимости и по предварительной договоренности сторон возможно полное аннулирование документа.

Елена Маркова: Какие электронные документы принимаются на сегодня ФНС?

Константин Князев: Тут скорее вопрос в «каком виде». Налоговую отчетность ФНС принимает только в электронном виде. Прочие же цифровые документы, чей формат и форма, а также правила оформления соответствуют существующим НПА, в случае необходимости, они принимают на бумажном носителе.

Елена Маркова: Имеют ли юридическую значимость электронные договоры и доверенности?

Константин Князев: Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи», при соблюдении договорных отношений договоры и доверенности, а также прочие документы, подписанные ЭП будут юридически значимыми. По умолчанию все наши абоненты, подписывают данную оферту при регистрации в сервисе.

Сергей Долгий: Как водители получают ЭП, за чей счет? Это происходит в рамках закона?

Константин Князев: Для получения ПЭП водителю необходимо заполнить заявление физического лица о прохождении идентификации. Предварительно работодателю необходимо ознакомиться с тем, как это сделать. При соблюдении этих процедур все будет в рамках закона.

Елена Маркова: Если организация уже ведет прием электронных входящих документов и не более 100 в год исходящих документов, то при переходе к Synerdocs можно ли мигрировать все ранее полученные\отправленные оригиналы?

Константин Князев: в данном случае вопрос скорее о Directum-RX и организации электронного архива документов. Если у вас действительно есть потребность в подобном переходе — обратитесь к нам: 8-800-234-72-11. Мы вас свяжем с соответствующими специалистами. С ними же можно будет обсудить вопрос миграции данных.

В Synerdocs у вас будет доступ к уже полученным/отправленным документам.