—   сервис обмена электронными документами

СЭД и ЭДО: электронный документооборот внутренний и внешний

24.04.2014

СЭД и ЭДО: электронный документооборот внутренний и внешний

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 под термином «электронный документооборот» понимается движение электронных документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Сначала внутренний, потом — внешний

Документооборот в организации можно разделить на две большие группы: внутренний и внешний. Для обмена внутри организации, как правило, используют СЭД, электронный документооборот с контрагентами ведется посредством операторов ЭДО, а для взаимодействия с государственными контролирующими органами (ФНС, ПФР и др.) используются специальные сервисы отчетности.

Для обмена внутри организации, как правило, используют СЭД, электронный документооборот

Бумага или цифра — это лишь форма представления информации. Любой вид документооборота можно автоматизировать. При переходе от одной формы к другой, главное, понимать, что этот процесс пошаговый. Как показывает практика, отказаться от бумаги, в первую очередь, стоит во внутренних процессах. Дальше переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — будет протекать легче.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Узнайте подробнее, как автоматизировать документооборот в ритейле

Для автоматизации внутренних процессов разработчики программных продуктов предлагают системы, которые обеспечивают управление электронным документооборотом, такие как СЭД. Уже после автоматизации внутреннего документооборота будет проще перейти на межкорпоративный документооборот (в профессиональной среде термин сокращают до аббревиатуры МКДО). Технические средства, программное обеспечение, а главное законодательство РФ позволяют это сделать.

Не стоит путать межкорпоративный электронный документооборот с межведомственным, который обозначается аббревиатурой МЭДО. Последний представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем ЭДО, участниками которого являются представители государственного сектора: Правительство РФ, Администрация Президента России и федеральные органы государственной власти РФ. Автоматизированный обмен документами ведется в защищенном режиме. Цель МЭДО — повысить эффективность управления электронным документооборотом со стороны государственных органов власти.

Что касается МКДО, он предполагает обмен счетами-фактурами, первичными бухгалтерскими документами, договорами, актами, накладными и прочими документами с обеспечением их юридической значимости. Переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — означает автоматизацию обмена с использованием специальных сервисов, которые предлагают операторы ЭДО СФ. Например, с помощью сервиса Synerdocs компании могут легко организовать коммерческий электронный документооборот друг с другом. В связи с тем, что сам термин «межкорпоративный электронный документооборот» достаточно сложен для восприятия, его часто сокращают до ЭДО. При этом особое внимание уделяется контексту, в котором используется данное сокращение.

Автоматизация внешнего обмена с государственными учреждениями происходит с использованием систем сдачи отчетности.

Не путайте ЭДО и СЭД — электронный документооборот с контрагентами и внутри организации

Напоследок, подводя итоги данного материала, еще раз напомним значение часто употребляемых сокращений в области ЭДО, чтобы всегда понимать, о чем говорят эксперты в своих статьях и на вебинарах:

  • ЭДО – электронный документооборот;
  • СЭД или СЭДО – система электронного документооборота;
  • МЭДО – межкорпоративный электронный документооборот;
  • МЭДО – межведомственный электронный документооборот;
  • Оператор ЭДО СФ — организация, обеспечивающая в соответствии с приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (Приказ ФНС России от 27.12.2013 N ММВ-7-6/658@).
  • Оператор ЭДО — российская организация, соответствующая требованиям, утверждаемым Федеральной налоговой службой Российской Федерации, через которую в соответствии с пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленным форматам в электронной форме по телекоммуникационным каналам представляются налоговые декларации (расчеты) (Приказ ФНС России от 27.12.2013 N ММВ-7-6/658@).

Карина Кассис, аналитик Synerdocs