—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2014

Вопросы с вебинара «Выездные проверки. Выемки документов».

 

Совсем недавно для аудитории портала Главбух мы провели важный и очень интересный онлайн-семинар «Выездные проверки. Выемки документов». Карина Кассис, аналитик Synerdocs, затронула важный аспект работы бухгалтера – предоставление электронных документов налоговым инспекторам во время проверок.

Слушатели проявили живой интерес к онлайн-семинару и задали Карине множество вопросов. Поскольку на все вопросы ответить в прямом эфире не было возможности, мы собрали наиболее интересные и подготовили на них ответы.

 

Анастасия: Работая через оператора ЭДО, электронные документы автоматически сохраняются на наших компьютерах?

Карина Кассис: Поясним на примере работы в сервисе обмена Synerdocs. Если вы работаете через веб-клиент сервиса обмена, то документы будут храниться в сервисе, другими словами у оператора. В этом случае, при необходимости сохранить документы локально, их всегда можно выгрузить из сервиса. Все нюансы хранения обсуждаются с оператором индивидуально и закрепляются в договоре. Например, после обмена в веб-клиенте вы вправе выгрузить документы локально, после чего из сервиса они будут удалены.

Если вы работаете через интеграционное решение сервиса обмена из вашей внутренней информационной системы, например DIRECTUM, документы автоматически будут подгружаться в систему, и таким образом сохраняться на ваш компьютер. О вариантах интеграции также узнавайте у своих операторов.

Вариант работы с сервисом обмена: веб-клиент или интеграционное решение, вы выбираете сами. Подробнее информацию можно получить у оператора.

Marianna: В каком формате должны храниться электронные документы? Это должен быть формат xml? Или можно, например, xls?

Карина Кассис: Электронные документы можно использовать и хранить в тех форматах, в которых они были созданы или получены от контрагента. При этом документы, к которым предъявлены требования законодательства, следует обязательно хранить в утвержденных форматах. Напоминаем, для электронного счета-фактуры Приказом ФНС РФ N ММВ-7-6/138@ утвержден формат xml. Для товарной накладной и акта выполненных работ рекомендуемым является также формат xml на основании Приказа ФНС РФ N ММВ-7-6/172@.

Таким образом, в xls формате можно использовать и хранить любые документы, кроме счетов-фактур, т. к. для них обязателен формат xml.

В дальнейшем для просмотра архивных документов потребуется программное обеспечение, способное работать с форматами, в которых хранятся документы.

Напоминаем, что сегодня хранение документов в электронном виде подчиняется правилам хранения бумажных. Российское законодательство не предъявляет специальных требований относительно хранения электронных документов.

Анастасия: При выездной налоговой проверке инспектору надо показывать ЭП, которой был подписан документ?

Карина Кассис: Порядок проведения ВНП в организациях, в которых внедрен электронный документооборот, не определен российским законодательством.

Для проверки легитимности электронного документа инспектор может попросить предоставить файл ЭП, которой был подписан документ. Таким образом, вместе с файлом электронного документа обязательно должен храниться файл ЭП.

Продемонстрировать тот факт, что документ действительно подписан электронной подписью, можно с помощью корпоративных информационных систем или в веб-клиенте оператора ЭДО. Программные инструменты для просмотра подписанных электронных документов можно установить на отдельный компьютер, за которым инспектор сможет их проверить.

Анастасия: Если в рамках камеральной проверки запросили документ, который изначально создан в электронном виде, его надо отправить через спец. оператора или распечатать?

Карина Кассис:  Все зависит от того в каком виде вам было направлено требование. Если вы получили бумажное требование, то и представить документы необходимо на бумаге. Если документ, на которое пришло бумажное требование, изначально создан в электронном виде, его придется распечатать, заверить собственноручной подписью руководителя и печатью организации, и в таком виде представить в инспекцию.

Если требование было направлено в компанию в электронном виде через спец. оператора, то и ответить на него следует в электронном виде через спец. оператора. При этом все электронные документы должны быть составлены по утвержденным ФНС России форматам. Направить бумажные документы в ответ на электронное требование можно в виде сканов в форматах jpeg или tiff.

Напоминаем, порядок истребования электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@. Формат описи электронных документов утвержден Приказом ФНС РФ от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@.

Наталия: Как хранить внутренние электронные документы компании (выписки, платежные поручения, приказы)? Как их подписывать ЭП?

Карина Кассис:  Подписание электронного документа осуществляется с помощью специализированного программного обеспечения. Зачастую корпоративные информационные системы также оснащены инструментами электронного подписания. Так, в ECM системе DIRECTUM можно подписывать любые электронные документы.

Что касается хранения, то существует два варианта. Первый – локальное хранение. В этом случае вы храните файлы с документами на локальных дисках/серверах – любых удобных для вас в использовании носителях информации. Все вопросы организации, замены носителей и т. д. вы берете на себя. Управлять, т.е. осуществлять поиск, сортировать, просматривать, определять права доступа  к электронным документам, хранящимся локально, также можно с помощью корпоративной информационной системы.

Второй вариант – хранение в облаке - обращение за помощью к организации, специализирующейся на создании электронных архивов документов. В этом случае ваши документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы решили воспользоваться. Все нюансы хранения закрепляются в договоре.

Услуги электронного архивирования также предлагают операторы ЭДО, обеспечивающие обмен электронными документами.

Vorlok: Можно ли оцифровать бумажные документы, подписать их ЭП и хранить в электронном виде?

Карина Кассис: Оцифровать бумажные документы можно. При этом следует помнить, что это будет всего лишь копия бумажных оригиналов. Подписывать документы электронной подписью, которые были подписаны собственноручной на бумаге, не имеет смысла. В любом случае, хранить следует оригиналы документов, а они были созданы на бумаге.

Таким образом, если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить в течение сроков, установленных законодательством России. Оцифровка бумажных документов упрощает работу с документами внутри компании, позволяет обращаться к ним в любое время.

На практике компании создают такие электронные архивы сканов бумажных оригиналов с целью упростить и ускорить внутренние процессы. При этом хранение оригиналов можно отдать на аутсорс. В этом случае компания экономит на создании бумажного архива на территории своей организации и получает доступ к электронным копиям оригиналов, с которыми удобно и просто работать.

 

11.04.2014