—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2014

Ответы на вопросы с вебинара "Метод мультиварки": выбираем оператора документооборота

Мы собрали все вопросы, которые вы задали нам в ходе вебинара “Метод мультиварки”: выбираем оператора документооборота. Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs и ведущая вебинара, еще раз тщательно проанализировала вопросы и предоставила полные ответы.

 

Мой контрагент отказывается переходить на ЭДО сейчас. Кто и что может сделать в этом случае?

Анастасия Щепина: Прежде всего, нужно понять причины отказа. Есть множество заблуждений и страхов по поводу перехода на ЭДО, их надо развеять. Например, многие опасаются, что документы может просмотреть третья сторона, государственные органы. Или существует страх перед проверками, процесс которых не всем до конца понятен.

А большинство компаний попросту не понимают собственной потребности в ЭДО, не доверяют электронным документам, стараются не гнаться за инновациями, которых не понимают. И когда дело доходит до простого счета экономии, все очень удивляются – оказывается, бумажный документ стоит ОЧЕНЬ дорого. Многие просто не задумываются об этом.

Задача подключать ваших контрагентов целиком лежит на вашем операторе ЭДО. У него уже есть готовые механизмы подключения, аргументы и наборы мотивационных мер для абонентов. Поэтому именно он в этом вопросе будет вашим главным помощником. Смело обсуждайте с ним проблемные вопросы подключения ваших контрагентов.

Оператор может предложить выгодные условия для подключения вашего контрагента. Нужно дать понять, что подключиться и начать работать – это очень просто. И оператор всё это сам объяснить вашему контрагенту.

Наши бухгалтеры являются ярыми противниками ЭДО, потому что боятся сокращений. Как вы думаете, внедрение ЭДО может повлиять на уменьшение количества бухгалтеров?

Анастасия Щепина: Конечно, нет. Никакая система, никакой инструмент не сможет делать работу за бухгалтера. Обратите внимание, даже использование высокоэффективных информационных систем бухгалтерского учета, сотрудники бухгалтерии максимально загружены различными задачами, решить которые никто, кроме хороших специалистов не в силах.

А сервис обмена с контрагентами – это просто инструмент, средство облегчения работы бухгалтера, повышения ее эффективности, которое позволяет ему выполнять основные функции лучше, быстрее и качественнее. А это в свою очередь влечет за собой повышение профессиональных навыков и карьерный рост. Мы даже в таких случаях часто говорим, что Synerdocs – реальный повод попросить у начальства повышения зарплаты.

Может ли государство навязать мне оператора ЭДО?

Анастасия Щепина: Навязать конкретного оператора государство не может и не будет этого делать. Никаких нормативно-правовых актов, дающих власти возможность что-то навязывать вам сегодня - нет. Более того, можно привести аналогию с электронной отчетностью: не смотря на то, что для ряда налогоплательщиков она обязательна – они вправе выбрать сервис для отчетности такой, какой подходит им лучше всего. Государство в этот процесс не вмешивается.

Сегодня есть список доверенных операторов ЭДО ФНС РФ. Этот статус может получить любой оператор, соответствующий определенным требованиям, имеющий нужные лицензии. Даже если электронные счета-фактуры станут обязательными (а пока не понятно, станут ли вообще), вы так же будете вольны пользоваться тем сервисом, который выберете сами.

Сертификат ЭП выдается на 1 год, потом мы забываем, что его надо менять. Из-за этого возникает ряд неприятных ситуаций. Можно ли как-то упростить эту процедуру, чтобы не отслеживать дату окончания сертификата?

Анастасия Щепина: Этот вопрос лучше адресовать вашему Удостоверяющему центру – почему вы узнаете о том, что сертификат уже не действителен по факту, а не заранее? На нашей практике пока не встречались ситуации, когда из-за того, что срок действия сертификата ЭП «внезапно» вышел, абонент на определенный срок лишался возможности отправлять документы. Но это только потому, что практика ЭДО пока еще набирает обороты, а абоненты исправно следят за своими подписями.

Это проблема не только абонента и УЦ, но и самого оператора, чья задача состоит в том, чтобы всегда обеспечивать возможность обмена документами. Потому функциональность для проверки срока действия сертификатов могут внедрить к себе операторы ЭДО, таким образом, абонент будет получать заблаговременное уведомление о том, что вскоре ему предстоит приобретать новый сертификат.

А вообще, действительно, сегодня все процедуры, связанные с получением сертификата ЭП, выглядят довольно громоздко. И все пользователи ЭП хотели бы их упрощения. Сейчас законодатели совместно с профессиональным сообществом стараются сделать технологию ЭП доступнее и проще.

«Партнеры нашего предприятия к счетам-фактурам на закупку услуг присылают довольно разнообразные формы «Акта выполненных работ». Как организовать электронный обмен «Актами…» в условиях такого разнообразия форм или какую форму вы рекомендуете для электронного обмена?» 

Дополнительно: Где можно найти единую форму акта выполненных работ в формате ФНС, о которой вы говорили, отвечая на наш вопрос.

Анастасия Щепина: Давайте разберемся по форме. Следует отличать формат и форму документа. В понимании оператора ЭДО формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС. По сути это структурированный набор данных, который можно визуально отобразить в любой форме. Требования к форме – это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть по сути это печатная форма документа, в том числе созданного по форматам ФНС. Для актов приемки-сдачи работ (услуг) нет требований к форме, поэтому и получается такое разнообразие. Поэтому мы и посоветовать, где найти такую единую форму, не можем.

При внедрении электронного документооборота мы в первую очередь рекомендуем воспользоваться форматом акта приемки-сдачи работ (услуг), утвержденный Приказом ФНС России № ММВ-7-6/172@ от 21.03.2012 г. Об утверждении форматов первичных учетных документов. Формализованный документ будет проще обрабатывать, искать и представлять в электронном виде в ФНС.

Если же вы с контрагентами используете очень специфичные акты со множеством дополнительных данных и использовать формализованный акт приемки-сдачи работ (услуг) вам будет неудобно, то можете и дальше отправлять документы по привычной вам форме. Формат при этом может быть любым: .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и так далее. Если такой документ потребует налоговый орган, то нужно будет представить его заверенную бумажную копию.

 

Может ли оператор передать данные ФСБ или данные зашифрованы? То есть, если даже оператора заставят передавать данные, то он не сможет это сделать, так как они зашифрованы.

Анастасия Щепина: В рамках существующего правового поля оператор не может и не должен предоставлять какие-то данные третьим сторонам. У оператора нет доступа к контенту документов, данные надежно хранятся и шифруются. По желанию абонента, документы можно еще дополнительно шифровать в соответствии с принятым у него регламентом.

Передавать какие-то документы третьим сторонам может только фактический владелец документов, то есть вы или ваш контрагент. И контролирующие органы могут истребовать документы только у вас, а не у оператора.

Если у вас возникает вопрос о том, как и при каких обстоятельствах оператор ЭДО будет взаимодействовать с силовыми структурами или любыми другими органами контроля, то вы всегда можете спроецировать его на интернет-провайдеров или операторов сотовой связи. Они также обязаны передавать те данные, которые им доступны, по решению суда или по ордеру. В случае с оператором ЭДО, это не содержание самих документов, а сопутствующие данные документооборота, информация о контрагентах и, возможно, технические данные, логи.

Но, подчеркиваю, это происходит только по особому предписанию, в связи с расследованиями преступлений или обеспечением государственной безопасности. И, разумеется, с вашего ведома. Во всех остальных случаях, информация о вас и вашем документообороте конфиденциальна и неприкосновенна.

Если закончился срок действия сертификата ЭП, то как получить доступ к документам, подписанным этой подписью?

Если у вас нет собственного электронного архива документа, то оператор документооборота обеспечивает вам доступ ко всем документам, не зависимо от срока действия сертификата ЭП, которым они подписаны, на протяжении всего срока их хранения. То есть, если бухгалтерский документ хранится 5 лет, то все эти годы он вам доступен, вы в любой момент можете к нему обратиться, выгрузить или распечатать.

Если же электронный архив у вас есть, то хранение ваших электронных документов организуется согласно регламенту, принятому на вашем предприятии. В этом случае, вы уже сами управляете доступом и сроками хранения. Вы также можете хранить документы и на локальном диске, при этом вся информация о том, где был создан документ, и об электронной подписи также будет храниться локально в отдельном файле.

Юридическая значимость документов при этом сохранится на протяжении всего срока хранения благодаря квалифицированной электронной подписи.

«Расскажите о практике прохождения налоговых проверок клиентами Synerdocs: 1. Как предоставить документы в рамках одного запроса налоговой, если часть из них была подписана в бумаге, часть - в электронном виде? 2. Какие есть особенности, проблемы, "подводные камни" при предоставлении электронных документов налоговой?»

Федеральной Налоговой Службой определен порядок истребования юридически значимых электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками.

Процесс истребования выглядит следующим образом. Налогоплательщику от налогового органа через специализированного оператора связи приходит сообщение с требованием представить необходимые для проверки документы, после чего налогоплательщик должен их подготовить. В установленном формате составить опись (Приказ ФНС № ММВ-7-6/465), приложить все документы, подписать электронной подписью и направить в адрес налогового органа.

Если изначально документ создан в формате ФНС РФ, то его вместе с электронной подписью нужно приложить к описи. Если документ создан на бумаге, то его бумажную копию отсканировать и вложить в одном из форматов, которые принимает ФНС (это .JPEG или .TIF). Третий вариант, если документ создан в электронном виде, но не по форматам ФНС, такой документ налоговая может не принять в электронном виде. О возможности отправлять такие документы в электронном виде нужно спрашивать в том налоговом органе, в котором вы состоите на учете. В любом случае, документ можно распечатать на бумажном носителе, заверить с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью и отправить по почте (Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03?03?06/1/409Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03?03?06/1/521).

Читайте также: Формы и форматы электронных документов. В чем разница?

Читайте также: Узнайте больше о возможностях оператора электронного документооборота