—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2014

27 мая состоялся очередной онлайн-семинар «Электронная подпись – печать доверия», проведенный совместными усилиями специалистов Synerdocs и DIRECTUM. Уже традиционно все вопросы вебинара собираются вместе, обрабатываются и публикуются отдельным материалом.

Мы отфильтровали вопросы о внутреннем документообороте и оставили в этой статье 17 самых интересных вопросов про использование электронной подписи (ЭП) во внешнем документообороте.

На эти вопросы ответили наши эксперты:

Василий Бабинцев,
директор по маркетингу DIRECTUM,
ведущий Practicum DIRECTUM.

Максим Соловьев,
аналитик группы аналитики
и внедрения Synerdocs.

  1. Возможно ли использовать электронную подпись для одной учетной записи, как на стационарном рабочем компьютере, так и на мобильных устройствах?

Да, конечно. Необходимо установить сертификат ключа проверки электронной подписи, как на стационарный ПК, так и на мобильные устройства, которые вы будете использовать для подписания документов. Процесс подписания будет выглядеть следующим образом: подключаете носитель с ключом электронной подписи (закрытой частью) к устройству, где установлен и сертификат и средства электронной подписи (СКЗИ) – и подписываете все необходимые документы.

  1. Достаточно ли неквалифицированной ЭП для подписания бухгалтерских внутренних документов - требование на отпуск ТМЦ, акт ввода в эксплуатацию ОС и т.д. И почему?

Допустимо применение неквалифицированной ЭП при подписании бухгалтерских документов, если данные виды документов не истребует ФНС или любой другой государственный регулятор. В противном случае необходимо применять квалифицированную ЭП в соответствии с ФЗ №63 «Об электронной подписи».

  1. Отмечается ли как-то в документе - есть ли ЭП и какая - простая, неквалифицированная?

Если говорить о Synerdocs, то в сервисе допускается применение только квалифицированной ЭП (при регистрации сертификата проверки ЭП происходит его проверка на соответствие требованиям ФЗ №63 «Об электронной подписи»), поэтому, если документ подписан, и сервис не выдал никаких предупреждений/ошибок, значит, использовался сертификат квалифицированной ЭП.

  1. Как обеспечить юридическую значимость документа подписанного ЭП, если подпись закончилась сегодня, а документ подписан вчера?

Если сертификат проверки и, соответственно, ключ электронной подписи были действительны на момент подписания, то подписанный документ является юридически значимым при условии соблюдения всех требований ФЗ №63 «Об электронной подписи», предъявляемых к применяемому виду ЭП.

Для подтверждения действительности ЭП при долговременном хранении электронных документов в сервисе Synerdocs, например, применяется служба «Штампов времени».

  1. Как взаимодействовать с другими государствами? Кто должен удостоверять подпись, например, при взаимодействии с украинскими заказчиками.

Пример организации межгосударственного взаимодействия можно посмотреть в статье Электронная подпись в трансграничном документообороте, подготовленной Иваном Агаповым, руководителем группы аналитики и внедрения Synerdocs.

  1. Все банки применяют ЭП внутри и вовне компании. Вопрос в том, насколько широкий охват процессов/документов имеет ЭП.

Электронная подпись, на сегодняшний день, применяется во многих сферах, например, межкорпоративный электронный документооборот, отчетность в ФНС и др. регулирующие органы, торговые площадки и т.д.

Применение того или иного типа ЭП регулируются соответствующими нормативно-правовыми актами в той или иной сфере. С технической точки зрения, применение ЭП может быть ограничено политиками, которые определяют область применения конкретно взятого сертификата ключа проверки ЭП.

  1. Каким образом усиленная ЭП прикрепляется к документу? Как отдельный файл в определённом формате, который хранится в БД СЭД, или она встраивается в сам файл подписанного документа?

Существует три основных варианта решения этой задачи, все из них применяются на практике в различных случаях.

В СЭД, как правило, ЭП хранится отдельно от подписанного документа, чтобы обеспечить универсальную работу СЭД с документами произвольных форматов

  1. Как правильно хранить в электронном архиве документы, подписанные квалифицированной ЭП? Она ведь выдаётся на 1 год. По истечении 1 года документы теряют юридическую значимость или нет? Их надо переподписывать?

Для долговременного хранения документов в сервисе Synerdocs применяется служба штампов времени. Это делается в связи со следующими моментами:

К сожалению, на текущий момент, в законодательстве нет четких требований к созданию и применению штампов времени, а также эксплуатации службы штампов времени.

  1. Для отправки писем от организации, например, в Мэрию Москвы, квалифицированная подпись руководителя равносильна собственноручной?

Да, если Мэрией Москвы не установлены особые требования к передаче документов в ведомства Мэрии в электронном виде.

  1. Правильно ли понимание, что квалифицированной ЭП генерального директора недостаточно для передачи документов контрагентам, если с этими контрагентами не заключено соглашение?

При применении квалифицированной ЭП нет необходимости составления дополнительных соглашений с описанием условий использования ЭП и условий признания ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе (п.1 ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи»).

Т.е. если у вашего генерального директора уже есть ключевая пара (сертификат и ключ электронной подписи), позволяющая формировать квалифицированную ЭП, то обмениваться со своими контрагентами вы можете начинать хоть сегодня, без дополнительных соглашений.

  1. Можно ли квалифицированную ЭП использовать для оформления кадровых документов без оформления экземпляра с "живой" подписью?

Все дело в том, что некоторые виды кадровых документов необходимо/требуется оформлять на бумаге.

Есть еще такие примеры:

  1. Проверяют бухгалтерию, и нужен документ, который был подписан ЭП три года назад, по каждому документу делать запрос в УЦ?

В сервисе обмена Synerdocs, для возможности долговременного хранения документов, развернута служба штампов времени. Штамп времени фиксирует время существования документа, ЭП и доказательств действительности ЭП на момент подписания. Поэтому нет необходимости предъявлять третьей стороне (например, ФНС) дополнительные доказательства действительности ЭП на момент подписания.

В том числе, на одном из публичных выступлений кандидат юридических наук, начальник отдела документальных проверок и ревизий Управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД РФ Смирнова Татьяна Степановна на вопрос «Как представлять документы, если у сертификата ЭП, которым они были подписаны, закончился срок действия?» пояснила следующее:

«Представить документ и истекший сертификат. Это будет говорить о том, что в момент подписания все было легитимно. Такие документы признаются юридически значимыми»

  1. Бывает ли личная квалифицированная ЭП, не привязанная к конкретной организации? Для подписания документов по нескольким организациям.

Да, возможен и такой вариант использования ЭП. Т.е. вы получаете квалифицированную ЭП в аккредитованном УЦ на физическое лицо. А организации, которых вы представляете, выписывают на Вас доверенность на право подписания документов с указанием в доверенности, например, ID сертификата, с помощью которого Вы будете подписывать документы.

  1. Есть архив (например .ZIP). В нем лежат 2 документа EXCEL и WORD. Мы подписываем этот архив ЭП. Будут ли иметь юридическую силу эти 2 документа, если их извлечь из архива?

 Да. Согласно п.4 ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи»:

«Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов».

  1. Если нет соглашения с контрагентом, как мне убедиться, что документ, который мне прислали, подписан именно квалифицированной ЭП?

 Есть несколько вариантов:

Перечень аккредитованных УЦ опубликован на сайте Минкомсвязи.

  1. Имеется ли возможность предоставления подписанного документа контрагенту, который не зарегистрирован в системе или не имеет к ней прямого доступа?

Да, есть возможность выгрузки документов из сервиса с ЭП в виде zip-архива, который вы можете передать своему контрагенту любым удобным способом. Но все-таки оптимальный способ – это подключение к сервису обмена всех контрагентов, с которыми вы планируете взаимодействовать в электронном виде.

  1. Как технически происходит обмен сертификатами проверки ЭП между УЦ, взаимодействующими по роумингу?

УЦ не участвует при взаимодействии операторов электронного документооборота. Проверка ЭП под документами происходит также на стороне операторов.

Операторы самостоятельно отправляют запросы в УЦ для проверки действительности ЭП на документе.

***

Напоминаем, что просмотреть вебинар «Электронная подпись - печать доверия» и найти там все заданные вопросы можно у нас в архиве.