—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2014

Карина Кассис: курс рубля, безопасность ЭДО и обмен с Крымом

3 декабря 2014 года на форуме Клерк.Ру прошла интернет-конференция «Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами». На вопросы читателей об организации и ведении электронного документооборота ответила Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs.

В ходе конференции мы собрали несколько десятков интересных вопросов об электронных документах. Все вопросы вы сможете прочитать на портале Клерк.ру. Здесь мы собрали самые интересные и показательные:

 

Как вы считаете, падение курса рубля скажется на тарифах операторов ЭДО? Как часто тарифы повышаются?

 

Карина Кассис: На мой взгляд, падение курса рубля не скажется на тарифах операторов. В сравнении с прошлым годом тарифы не то, что не повысились, а понизились почти на 15%. Стоимость отправки формализованного документа в Synerdocs в 2013 году составляла 7 руб., в конце 2014 - 6 руб. При этом появилась еще пакетная отправка. Стоимость счета-фактуры и документа-основания составляет на сегодняшний день 6 руб.

 

У нас есть один поставщик в Крыму и мы склоняем его к введению ЭДО. К каким операторам он может подключиться? Есть ли какие-то ограничения по Крыму?

 

Карина Кассис: Никаких ограничений относительно Крыма нет. Доверенные операторы ЭДО ФНС работают на всей территории России. Сейчас Крым такой же регион РФ, как и все другие. Поэтому подключиться можно к любому оператору.

 

Если возникнет хозяйственный спор между нашей организацией и контрагентом, то что мы предоставим суду? Суды хотят живые подписи и печати на бумажных документах. В крайнем случае нотариально заверенные копии. И что делать, если у нас только электронный обмен документами?

 

Карина Кассис: Электронные документы можно представить в суд двумя способами. Первый – представить электронные оригиналы вместе с файлами ЭП на основании п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ. Второй – в виде бумажных копий, заверенных печатью организации и подписью уполномоченного лица или руководителя. При этом согласно Письму Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2 на бумажной копии электронного оригинала может быть отметка о том, что документ был подписан ЭП. Бумажные копии также можно заверить нотариально.

Также в сервисе Synerdocs на каждый неформализованный документ автоматически формируется информационная квитанция. Квитанция содержит информацию о подписантах, дату и время подписания, информацию о том, что документ был подписан в Synerdocs. Квитанция формируется в формате pdf, ее можно распечатать и предоставить в суд вместе с заверенной бумажной копией электронного документа или в электронном виде вместе с оригиналом документа.

 

Как настроить электронный документооборот с поставщиком товаров? Товар привозится на склад автотранспортом поставщика, наш складской работник электронных подписей не имеет. Как, в какой момент и каким образом может подписываться ТОРГ-12, если она должна быть подписана в момент передачи товара? А не раньше или позже.

 

Карина Кассис: Для решения задачи можно рассмотреть несколько вариантов. Автоматизировать описанный процесс, обеспечив работника склада необходимыми техническими средствами и программными продуктами, т.е. предоставить ему компьютер, произвести настройку, подключить к сервису обмена. В таком случае бухгалтер поставщика будет отправлять электронную накладную ТОРГ-12 через оператора, а принимать и подписывать ее будет работник склада.

Другой вариант - подключить к сервису вашего бухгалтера. При получении электронной ТОРГ-12 от поставщика, бухгалтер посредством печати делает бумажную копию документа, передает ее на склад, после приемки товара работник склада сообщает о результатах, затем бухгалтер либо принимает и подписывает электронный документ, либо отказывает в подписи в случае каких-то нестыковок. Такой вариант менее удобный, но даже у него есть плюсы - мгновенная доставка документов, отсутствие риска потери документов, оперативное внесение поправок. Транспорт поставщика стоит еще под окнами вашего офиса, а вы уже закрыли отгрузку первичной документацией.

 

 Как обстоит дело с защитой информации в вашей компании? Документами многих компаний хотели бы завладеть их конкуренты. И если бумажные копии достать не так легко, то взлом баз данных в наше время обычное дело. Какие вы даете гарантии своим клиентам по защите их информации?

 

Карина Кассис: Информационная безопасность - один из ключевых элементов работы сервиса обмена. Разумеется, мы уделяем ей особенное внимание. С технической точки зрения мы соблюдаем все необходимые меры для исключения несанкционированного доступа к данным:

Эти технологии гарантируют, что данные не будут перехвачены во время передачи. Или не попадут в чужие руки, если, например, даже кто-то ворвется в ваш офис и унесет с собой ваши компьютеры.

Но, как показывает опыт зарубежных компаний, самое уязвимое место в информационной безопасности - это сами люди. К сожалению, нет 100% эффективного инструмента, защищающего вас от недобросовестных сотрудников и человеческих ошибок. Но работая в тесной связке с собственной службой безопасности абонента мы можем предоставить определенные гарантии, что документы не утекут в третьи руки без вашего ведома.

 

Мы собираемся внедрять ЭДО, но не знаем когда лучше: сейчас или подождать начала года. Что Вы бы посоветовали?

 

Карина Кассис: Исходя из практики, можем сказать, что осуществить полноценное внедрение до конца года не получится, мало времени. Минимально, что можно сделать, это зарегистрироваться в сервисе, приобрести электронные подписи, если их нет, попробовать обмен в веб-клиенте с несколькими контрагентами, чаще не более 10. Настройка интеграции, перевод основной массы контрагентов на электронный обмен займет некоторое время.

В итоге, мы советуем вам начать знакомство с обменом электронными документами в этом году, а внедрение уже в следующем.