—   сервис обмена электронными документами

Подача документов в электронном виде в ФНС

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) означает для бизнеса как минимум две вещи. Первая — теперь бумага исчезнет из взаимодействия с контрагентами. Вторая — станет возможно представлять электронные документы в ФНС.

Подача электронных документов в ФНС

О форматах электронных документов ФНС

Порядок подачи документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи содержатся в Приказах Федеральной налоговой службы — от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 18.01.2017 года №ММВ-7-6/16@. В соответствии с ними должно быть соблюдено правило: если в организацию приходит требование не на бумаге, документы также необходимо направлять в налоговую в электронном виде:

  • если подлинники в бумаге, их сначала сканируют, а потом подписывают и ставят печать;
  • если оригиналы находятся в сервисе оператора ЭДО, их выгружают вместе с файлами ЭП.

Для того чтобы воспользоваться электронной отправкой документов в ФНС, потребуется спецоператор связи. Прежде чем загружать в него документы, удостоверьтесь, что они удовлетворяют утвержденным форматам. Обратите внимание, чтобы оригиналы имели расширение XML, а сканы — .TIFF, .JPG, .PNG, .PDF.

Отправляем электронные документы в ФНС в формате .XML

Если форма и формат электронного документа (ЭД) отвечают требованиям налогового законодательства, он называется формализованным. Сегодня известны такие из них, как счёт-фактура, документ о передаче результатов работ (аналог акта выполненных работ), документ о передаче товара (аналог товарной накладной по форме ТОРГ-12), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочные счёт-фактура и УПД, акт приёмки расхождений.

Несколько слов про форматы электронных документов, утвержденные ФНС. В соответствии с налоговым законодательством формализованные ЭД должны иметь язык разметки .XML. Но есть уточнение: этому требованию должны соответствовать счета-фактуры и УПД (включая корректировочные). Что касается первички, её оформлять в .XML. только рекомендуется. Если же налогоплательщик отправит в ФНС акт в каком-либо другом формате, то документ будет считаться неформализованным.

Электронная отправка документов в ФНС в форматах .DOC, .PDF, .XLS

Если заглянуть в российское налоговое законодательство, то там мы не найдем определения того, как следует представлять по требованию неформализованные ЭД.

Разберем пример. Бухгалтер организации создал договор в формате .DOC и подписал его у директора. Далее налоговая истребовала этот документ. Каковы были действия бухгалтера? Он выгрузил ЭД из сервиса оператора ЭДО вместе с файлами электронной подписи (ЭП) — директора и контрагента. Как передать выгруженный документ в налоговую?

Есть два выхода:

  1. Чтобы подать электронные документы в ФНС, надо перевести их в тот формат, который принимает налоговая. Для этого воспользуйтесь конвертором. Правда, тогда на руках будет не оригинал, а копия ЭД. В Приказе ФНС от 18.01.2017 года №ММВ-7-6/16@ упоминаются такие форматы отсканированных копий: .TIFF, .JPG,.PNG, .PDF. Так как договор не относится к формализованным документам, проверить его в налоговой точно не смогут. К тому же остается открытым вопрос, как быть с файлами электронной подписи.
  2. Изучите требования к электронным документам — ФНС не имеет ничего против сканов. Для этого отсканируйте их, распечатайте, отдайте на подпись руководителю и поставьте печать организации. Далее снова отсканируйте и сохраните в любом формате: .TIFF, .JPG, .PNG, .PDF. Но помните, что это вам даст копию копии. Плюс опять непонятно, как поступить с файлами электронной подписи.

Несмотря на то что с точки зрения регламентов представления ЭД в налоговую, эти варианты уместны, на практике они ещё не реализованы.

Рекомендации от экспертов Synerdocs

  1. Смело отправляйте счета-фактуры, акты, УПД в установленных форматах в ФНС — электронная подача документов значительно облегчает жизнь бухгалтерам.
  2. Если вы используете неформализованные документы, лучше представлять их на бумаге. Этой рекомендации советуют придерживаться и в самом Минфине (см. письма от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).
  3. За разъяснением по любым вопросам, связанным с подачей документов в электронном виде, представителям бизнеса лучше обращаться к своему оператору ЭДО либо напрямую в налоговую. И первые и вторые лояльны по отношению к организациям, которые переходят на цифровой обмен с контрагентами и ФНС.