—   сервис обмена электронными документами

Как отправить электронный документ в налоговую?

Когда компания переходит на электронный обмен документами, это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору ЭДО, местная налоговая инспекция получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо привычного бумажного скана компания может отправить электронный документ в налоговую.

Какие форматы принимает ФНС?

Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@, в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП. Подробнее о том, как отправить электронный документ в налоговую, расскажет видеоинструкция.

Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML, а отсканированные экземпляры – TIFF или JPG.

отправка электронного документа в налоговую, Synerdocs, Синердокс

Пробелы законодательного характера

Электронные документы (далее – ЭД) бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованных ЭД – это счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная (форма №ТОРГ-12). Остальные – неформализованные.

По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML. При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первички это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML, в автоматическом порядке они будут причислены к неформализованным.

При отправке формализованных электронных документов в налоговую трудностей не возникает. Другое дело – как быть с документами, созданными или полученными в DOC, PDF, XLS? Эта тема под большим вопросом.

Решение есть

В законодательстве РФ процедура представления неформализованных ЭД по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить электронный документ в налоговую через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML. Как же поступить?

  1. Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC, например, в JPG, TIFF или XML. Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного документа. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML, инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.
  2. Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG. Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.

С технической точки зрения оба представленных способа позволяют отправить электронный документ в налоговую, но на практике они пока не реализованы.

Универсальный формат

В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF/A. Не исключено, что и в B2B-секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.

Эксперты Synerdocs рекомендуют:

  1. Если форматы разработаны, значит, их нужно использовать и отправлять электронные документы в налоговую в установленных форматах. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы. А следить за тем, как развивается ситуация с форматами, поможет наша рубрика «Новости законодательства».
  2. Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.
  3. Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на обмен ЭД. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.

Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Звонок
Презентация
Поддержка
Кнопка
связи