—   сервис обмена электронными документами

Форматы и формы электронных документов. В чем разница?

Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.

Что такое форматы электронных документов?

Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:

  1. Документы, которые можно использовать и в бумажном, и в электронном виде (товарная накладная ТОРГ-12, счет-фактура, универсальный передаточный документ, акт выполненных работ, счет на оплату, договор поставки и др.).
  2. Документы, которые разрешено применять исключительно на бумаге (копия счета-фактуры, предоставляемая агентом принципалу, товарно-транспортная накладная (ТТН), декларация соответствия и др.).

В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.

Некоторые форматы электронных документов. Synerdocs, Синердокс

.XML – единый формат учетных документов

Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.

ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.

Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.

Формализованные документы создаются по форматам ФНС. На сегодняшний день для электронных подлинников законодательно утвержден единый формат – .XML, для отсканированных копий - .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.

Что интересно: есть обязательный к применению формат электронного счета-фактуры, соответствующий требованиям ФНС, – это .XML. А есть рекомендованные форматы для акта и ТОРГ-12, и это тоже .XML. Несмотря на то что обмениваться первичкой вы можете в любых форматах, при истребовании в электронном виде налоговая примет только документы в формате .XML. Если же вы обмениваетесь первичкой в другом формате, представлять ее в ФНС вам придется на бумаге. Неудобно, неправда ли? Поэтому, чтобы избежать путаницы, мы советуем вам использовать форматы, рекомендованные ФНС.

Форма электронного документа – не есть его формат

Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.

Ниже вы видите, как выглядит электронный счет-фактура в формате .XML. Его тело состоит из элементов разметки и самого массива данных. Ознакомиться с требованиями, предъявляемыми к формату электронного счета-фактуры, можно в тексте Приказа ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

XML-формат электронного акта. Synerdocs, Синердокс

Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

Форма электронного документа – счета-фактуры. Synerdocs, Синердокс

Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.

Наименование ЭД Формат Обязательность применения формата Форма Обязательность применения формы
Счет-фактура .XML В соответствии с Приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ формат .XML обязателен к применению. Форма разработана и утверждена. Форма счета-фактуры определена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137 и обязательна к применению.
Акт выполненных работ .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и др. Согласно Приказу ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утвержден рекомендованный к применению формат .XML. Единой формы акта не предусмотрено. ФЗ 402 «О бухгалтерском учете» предусматривает лишь обязательные реквизиты, которым должна отвечать форма акта.
Товарная накладная ТОРГ-12 .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и др. Согласно Приказу ФНС от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утвержден рекомендованный к применению формат .XML. Форма утверждена, содержится в «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Однако с 2013 г. применять её не обязательно. Начиная с 01.01.2013 г., форму товарной накладной вправе определять руководитель организации. При этом в ней должен содержаться ряд обязательных реквизитов (ФЗ 402 «О бухгалтерском учете»).

Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов

Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs

Звонок
Презентация
Поддержка
Кнопка
связи