—   сервис обмена электронными документами

Автоматизация электронного документооборота между компаниями

Зачем компаниям внедрять сложные системы автоматизации документооборота

Зачем компаниям внедрять сложные системы автоматизации документооборота и переводить согласование договоров, приказов, счетов в электронный вид? К чему менять устоявшиеся традиции и отказываться от бумаги? На самом деле поводов немало. Представьте сами, если компания тратит меньше времени на согласование важных документов, значит, ускоряется работа, оперативнее принимаются стратегические решения, появляется возможность опередить конкурентов.

В этой статье мы рассмотрим, из каких этапов складывается автоматизация документооборота в организации, и что необходимо для безболезненного перехода компании от бумаги к электронным документами. Но для начала ознакомьтесь с наиболее распространенными сокращениями, знание которых поможет вам ориентироваться в данной теме.

Сначала автоматизация электронного документооборота внутри компании, затем – снаружи

Большинство современных предприятий работают с колоссальным количеством документов: счетами-фактурами, накладными, актами, договорами, бюджетами, требованиями, письмами, приказами и т.д. Обработка этой информации вручную трудоемка, но неотвратима. По крайней мере, так полагают многие индивидуальные предприниматели, малый и средний бизнес, которые продолжают работать по старинке, не обращая внимания на то, что прогрессивная часть делового мира отказывается от бумажного документооборота в пользу электронного. В особенности над автоматизацией документооборота задумываются те компании, поток документов в которых происходит не только в рамках внутренних бизнес-процессов (согласование между отделами, территориально разрозненными филиалами и т.д.), но и выходит за его границы. И здесь речь идет уже о внешнем обмене с многочисленными поставщиками, партнерами, клиентами, а иногда и другими контрагентами.

По словам экспертов, занимающихся разработкой, внедрением и поддержкой систем электронного документооборота, в первую очередь, в компании должна быть налажена работа с внутренними документами и корпоративными задачами. Например, можно начать с организации электронного архива и постепенно переходить к другим процессам автоматизации документооборота. Разумеется, это дело небыстрое и нелегкое. Но после того как в компании будет организована эффективная работа с электронными документами, и сотрудники вместе с руководством научатся выстраивать коммуникации между собой без использования бумаги, появится база для успешного внешнего обмена с контрагентами.

Автоматизация документооборота между компаниями несет для каждой стороны массу выгод. Первое, в чем отпадает необходимость, это в распечатке документов. Второе – в пересылке бумажных документов по традиционной почте или курьером. Третье – в содержании технического помещения для хранения документов. Плюс ко всему в прошлое уходят обработка бумажных документов руками и как следствие – ошибки ручного ввода.

Главная задача всего процесса автоматизации документооборота заключается в том, чтобы устаревший и невыгодный обмен бумагой заменить на передачу информации в цифровом виде через сервисы обмена электронными документами, иначе говоря через Операторов ЭДО.

Карина Кассис, аналитик сервиса Synerdocs

Некоторое время назад Операторы ЭДО предлагали исключительно услуги по обмену электронной первичкой и счетами-фактурами. Сегодня же список их услуг стал намного шире. Помимо обмена любыми электронными документами, многие операторы оказывают услуги по сдаче электронной отчетности в контролирующие органы, предлагают организовать электронный архив и т.д.

Постепенно бизнес-сообщество свыкается с мыслью о том, что обмен через электронную почту и обмен с помощью сервисов Операторов ЭДО это две совершенно разные вещи. И почта при этом остается в явном проигрыше.

Система автоматизации электронного документооборота для крупного бизнеса

Первопроходцами по освоению внешнего электронного документооборота сегодня являются крупные компании. Именно у большого бизнеса число контрагентов исчисляется сотнями и тысячами. Следовательно, и количество документов, которыми приходится обмениваться, достигает порой невероятных объемов. А если сюда добавить затраты на традиционную почту с ее регулярными задержками, то бумажный обмен с контрагентами становится удовольствием не из дешевых.

Автоматизация документооборота для крупных компаний

Для крупных компаний автоматизация документооборота — это резонный способ сократить «бумажные издержки», заодно ускорив процессы согласования и принятия решений.

Все организации, решившие перейти на ЭДО, можно условно разделить на две группы.

  1. Компании, которые диктуют условия работы. К этой группе относятся своего рода монополисты, лидеры рынка, владеющие большой сетью контрагентов. Например, это крупные торговые сети, мультибрендовые интернет-магазины и др. Они могут себе позволить диктовать те условия работы, которые выгодны им.
  2. Компании, которые подчиняются. К этой группе относятся небольшие организации, индивидуальные предприниматели. Чтобы не потерять крупного клиента, они вынуждены подстраиваться под его требования. Например, мелкие поставщики ради сохранения выгодных отношений с торговой сетью вполне могут внедрить у себя систему автоматизации документооборота.

Разумеется, рынок ЭДО движется и развивается за счет первых. У крупного бизнеса большая сила влияния на своих контрагентов и он эффективно использует этот козырь — подтягивает более мелкие компании, тем самым расширяя область своего электронного взаимодействия.

Автоматизация юридически значимого документооборота (ЮЗДО)

Нельзя не отметить ту роль, которую сыграли государственные органы в популяризации электронных документов. В 2011 году вышел Приказ Минфина РФ № 50н, утвердивший порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде. Далее его сменил Приказ Минфина России от 10.11.2015 года № 174н, но суть осталась прежней.

В 2012 году ФНС утвердила форматы основных электронных документов — счета-фактуры, акта выполненных работ и товарной накладной ТОРГ-12. Бизнес получил возможность представлять в налоговую счета-фактуры, оформленные в электронном виде по форматам ФНС, с использованием телекоммуникационных каналов связи.

Налоговые органы признали электронные документы такими же юридически значимыми, как бумажные, заверенные подписью руководителя и печатью организации. Этот факт еще больше промотивировал компании переводить взаимодействие друг с другом в электронное поле с помощью систем автоматизации документооборота, не боясь вызвать претензии со стороны государства.

Обмен электронными счетами-фактурами относится к категории ЮЗДО и позволяет оперативно вести финансово-хозяйственный учет, сокращать риски при взаимодействии с контролирующими органами. Безусловно, ЮЗДО выгоден компаниям, однако для его реализации требуется выполнить ряд условий.

Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs

Юридическая значимость электронного документа (впрочем, как и бумажного) обеспечивается следующими условиями: прежде всего, наличием в документе обязательных реквизитов и правильным их отображением; во-вторых, авторитетностью источника, то есть правом автора создавать и подписывать документы подобного рода; и, наконец, в-третьих, гарантией целостности и подлинности. Подобным реквизитом электронного документа, который одновременно может решать задачу гарантии целостности, задачу подлинности документа и авторства подписи, сегодня выступает электронная подпись.

Но одной лишь электронной подписью юридическая значимость не достигается. Здесь должен быть задействован целый комплекс средств, среди них:

Для удобства все перечисленные средства реализованы в системах автоматизации электронного документооборота, предлагаемых Операторами ЭДО. Такие системы позволяют передавать любые юридически значимые электронные документы (счета-фактуры, договоры, акты и т.д.) от одной компании в другую.

Более подробно о том, как обеспечивается юридически значимый электронный документооборот, вы можете прочитать здесь.

С чего начать?

Процесс автоматизации документооборота следует начать с бухгалтерии

В каждой компании есть отдел, через который ежедневно проходит большое количество документов. Как правило, это бухгалтерия и финансовый отдел. Процесс автоматизации документооборота следует начать с этих отделов, так как именно здесь скапливается множество договоров, коммерческих предложений, счетов на оплату, актов, товарных накладных, счетов-фактур, сведений о доходах, табелей и т.д. Часть всех документов, которые бухгалтеры и финансовые специалисты используют в своей деятельности, можно и нужно переводить в электронный вид.

Разумеется, нельзя просто взять и отказаться от бумаги. Переход к ЭДО должен быть постепенным и безболезненным. Чтобы этого достичь, все мероприятия по автоматизации документооборота в организации должны проводить ИТ-специалисты. Но без консультации самих бухгалтеров и финансистов тоже не обойтись. Кто, как не сами сотрудники, работающие с документами, могут быть в курсе процессов по приему, согласованию, поиску и хранению.

Для более глубокого погружения в тему рекомендуем ознакомиться со следующими материалами::

Автор: Евгения Герасимова, PR-специалист сервиса обмена Synerdocs