—   сервис обмена электронными документами

Электронный документооборот на предприятии.
Пример из сферы FMCG

Зачем внедрять электронный документооборот на предприятии? Какие преимущества это дает? Об этом и не только в своем интервью рассказал Александр Валеев, руководитель проектов Synerdocs. Основываясь на собственном опыте внедрения сервиса обмена на одном предприятии в сфере FMCG, эксперт поделился наблюдениями и впечатлениями.

Бизнес сбрасывает бумажные оковы

Александр, случается ли, что компании без опыта работы с электронными документами (далее – ЭД) вдруг решают обмениваться ими со своими контрагентами и внедряют систему электронного документооборота на предприятии?.

— Случается, и в своей практике я с таким встречался. Приведу в пример реальную историю, как руководство одного из предприятий по производству товаров повседневного спроса обратилось в сервис Synerdocs за помощью. Возможно, описанные мной ситуации покажутся читателям знакомыми. В этом нет ничего удивительного, так как бизнес-процессы, протекающие во многих компаниях, схожи, и возникающие при этом проблемы тоже могут повторяться.

Как вы считаете, чем был продиктован выбор в пользу сервиса ЭДО? И в целом было бы интересно узнать, как у бизнеса появляется потребность в переходе на внешний обмен?

— Чтобы ответить на эти вопросы, давайте для начала посмотрим, как на предприятии была построена работа с бумажными документами. Ежедневно на печать товарных накладных, товарно-транспортных накладных и счетов-фактур тратили по 2-4 пачки бумаги. Оформлением документов занимались два сотрудника. В течение 2-3-х рабочих часов они только и делали, что сначала распечатывали документы из информационной системы, а затем подписывали их и ставили печати. Готовые бумаги сортировали по поставкам и передавали экспедиторам. При этом высшим мастерством считалось не перепутать между собой документы.

Постепенно руководство компании пришло к осознанию того, что больше так продолжаться не может. Слишком много ресурсов уходило на поддержание рутины — покупку бумаги и тонера, обслуживание печатного оборудования и, самое главное, на труд персонала. Если бы продажи взлетели вверх, нарисовалась бы не самая утешительная картина: специально обученные «роботы» целыми днями только и занимаются, что готовят первичку.

Изучив все возможные варианты сокращения издержек, руководство приняло решение перевести первичные документы и счета-фактуры в электронный вид.

Расскажите, какие составляющие необходимы, чтобы начать внешний обмен с контрагентами?

— Не буду вдаваться в подробности и остановлюсь на самом главном. Необходимо выбрать оператора электронного документооборота и подключиться к сервису, используя сертификат квалифицированной электронной подписи. Как правило, на предприятиях, представляющих отчетность по электронным каналам связи, такие сертификаты уже есть.

На следующем этапе, при желании и необходимости, возможно внедрение интеграционных решений, связывающих учетную систему или систему электронного документооборота предприятия, где формируются документы, с сервисом обмена.

Если раньше документы приходилось распечатывать, подписывать вручную, заверять печатью, передавать экспедитору и по две недели ждать поступления подписанной контрагентом первички, то после перехода на ЭД пользователю информационной системы (в нашем случае 1С) достаточно будет отметить необходимые документы, подписать электронной подписью и отправить одним нажатием кнопки.

Автоматизации документооборота на предприятии: где подстерегают сложности?

С какими трудностями сталкиваются компании, начавшие обмениваться ЭД?

— Начнем с того, что не у всех есть техническая возможность принимать и обрабатывать электронные документы. На рассматриваемом нами предприятии были организованы работы по подключению партнеров к сервису ЭДО. Естественно далеко не все контрагенты готовы сразу перевести первичку и счета-фактуры в электронный вид. У каждого были на то свои причины. Кто-то не понимал всех преимуществ отказа от бумаги, кто-то не мог перестроить бизнес-процессы в своей организации. В сложившейся ситуации выручил оператор ЭДО, который взял на себя часть работ по подключению контрагентов к сервису. Несмотря на то, что сразу перейти на обмен между организациями получилось не у всех контрагентов, могу отметить, что в компании ощутимо уменьшилось время на подготовку исходящих документов, а высвободившийся персонал привлекли к работе на других участках производства.

Случается ли, что при переходе на обмен ЭД у заказчика выявляются новые потребности, а следовательно и требования к сервису?

— Случается, и мой пример это подтверждает. В процессе автоматизации документооборота на предприятии был проведен анализ рабочего времени сотрудников, которой выявил незаметную до сей поры проблему. Подготовка исходящих первичных документов ускорилась, но обнаружилось узкое место — им стало согласование первичных документов перед отправкой покупателю. Сотрудники отдела сбыта каждый раз после подготовки первички были вынуждены отправляться на склад и сверять фактические остатки продукции с данными в учетной системе. Только после этого принималось решение об отгрузке.

Сервисы большинства операторов ЭДО позволяют организовать внутреннее согласование документов. В нашем случае это очень помогло и позволило устранить проблему. Кладовщиков просто подключили к сервису. Благодаря этому накладные и счета-фактуры стали проходить согласование через работников склада, а после отправляться клиенту. Помимо очевидного сокращения времени на подготовку ЭД, команда внедрения получила благодарность от «сбытовиков», избавленных от метаний между своим рабочим местом и складом. Так что сервис выручает не только когда нужен обмен между организациями, но и если требуется упорядочить электронный документооборот на предприятии между несколькими отделами.

Как быть, если не все контрагенты переходят на работу с ЭД? Как выйти из этой ситуации?

— Практика показывает, что даже после официального перехода компании на электронной обмен с контрагентами, среди последних остаются те, кто против нового порядка. Взять и прекратить с ними все деловые контакты естественно нельзя. Поэтому приходится искать так называемые обходные пути. На рассматриваемом нами предприятии случилась аналогичная ситуация.

Решение было найдено — внедрили ECM-систему и настроили интеграцию с сервисом обмена. какие результаты это принесло? Во-первых, процесс подготовки и согласования стал одинаковым как для бумажных, так и для электронных документов. В отделе сбыта начали готовить документы на отгрузку, на складе — согласовывать, а коммерческий директор стал получать уведомления об отгрузках. Во-вторых, в настройках маршрута подготовки документов был установлен запрет на отгрузку покупателям из «стоп-листа».

Последовательность внедрения и хранение

Как по вашему мнению, просто ли внедрять система электронного документооборота предприятия после того, как компания уже подключилась к сервису ЭДО?

— У такой последовательности есть неоспоримые преимущества. Если сначала внедрять сервис обмена электронными, то у заказчика гораздо раньше появляется осознание того, какие именно потребности есть в компании и с помощью каких инструментов их можно решить. Нам это играет на руку, ведь ECM-система — это отдельный самодостаточный продукт, и его внедрение требует от заказчика четкого понимания проблем и потребностей, которые есть на предприятии.

Развернутая в компании система внутреннего электронного документооборота может подстегнуть руководство начать осваивать внешний обмен ЭД. И наоборот, используемый на предприятии сервис по обмену ЭД может простимулировать внедрение ECM-системы. Конечно, первый вариант встречается нередко, особенно учитывая тот факт, что некоторые компании, предлагающие сервисы по обмену ЭД, одновременно являются разработчиками систем управления контентом. Но бывают и случаи с точностью до наоборот.

Бумажные документы мы привыкли хранить в архиве подшитыми и пронумерованными. А каким образом организуется хранение электронных?

— Операторы ЭДО предоставляют услуги облачного хранения. Однако поиск по такому хранилищу неудобен и затруднителен. Чтобы решить возникшую сложность, было решено использовать решение на базе уже внедренной на предприятии системы электронного документооборота. В архиве стали храниться как электронные документы, так и данные о бумажных документах, что упростило их поиск и подготовку к налоговым и аудиторским проверкам. Также был облегчен контроль возврата подписанных документов от покупателей.

Плоды внедрения

Какой эффект получает компания после внедрения описанных решений?

— Автоматизация документооборота на предприятии с помощью ECM-системы можно отследить аналитику по отгрузкам и организовать контроль дебиторской задолженности. Благодаря этому удается добиться прозрачности коммерческой деятельности предприятия и улучшить оперативное управление предприятием.

Если смотреть на ситуацию комплексно, то благодаря внедрению сервиса обмена и организации внутреннего электронного документооборота, удалось снизить переменные издержки на предприятии. Работа персонала стала комфортнее и эффективнее. Кстати, начав решать локальные задачи и оценив эффект от внедрения систем внешнего и внутреннего электронного документооборота, руководство компании не остановилось на достигнутом и запланировало применить полученный опыт к остальным бизнес-процессам. От себя хочу добавить, важно понимать, какой эффект приносит внедрение обмена ЭД и уметь находить правильные решения возникающих бизнес-задач.

На вопросы отвечал Александр Валеев, руководитель проектов Synerdocs


Кнопка
связи