—   сервис обмена электронными документами

Доверенность на электронную подпись?

Один из самых частых вопросов на вебинарах и консультациях – можно ли передать свою флэшку с электронной подписью (ЭП) своему бухгалтеру, чтобы он мог подписывать документы. Передавать право подписи, конечно, можно, а вот сам сертификат ЭП не рекомендуется.

Теоретически, конечно, это можно сделать, но в законодательстве этот момент отмечен довольно размыто. В ст. 10 ФЗ №63 "Об электронной подписи" указано: "При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия".

Получается, что если председатель не возражает, то вы вправе использовать его сертификат ЭП. На практике так оно и бывает, сотрудники просто передают ключи друг другу.

Мы считаем, что это некорректно.

В подобных ситуациях мы рекомендуем приобретать новый сертификат ЭП на то лицо, которое будет подписывать документы в отсутствие, в вашем случае, председателя. Вместе с этим выпустить приказ по организации или доверенность на соответствующее лицо о передаче права подписи на определенные виды документов.

Если уже решили все-таки передать ключ ЭП другому лицу, то оформляться это должно доверенностью или приказом, чтобы в случае разбирательств можно было предъявить в суде доказательства, что ключ был передан с согласия его владельца. В доверенности или приказе должно как минимум содержаться следующее:

  1. корректные термины в соответствии с законодательством (например, нужно соблюдать конфиденциальность "ключей электронных подписей", а не "сертификатов ключей электронных подписей");
  2. реквизиты сертификата ключа проверки ЭП, владелец;
  3. должно быть указано, в каких случаях и какие документы имеет право подписывать лицо, которому передается ключ ЭП;
  4. лицо, которому передается ключ ЭП, должно соблюдать конфиденциальность передаваемого ключа ЭП.

Вот так.

Автор: Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs