—   сервис обмена электронными документами

Электронный факторинг с помощью сервиса Synerdocs. Описание проекта в Русской Факторинговой компании

В плане внедрения информационных технологий компании финансового сектора считаются одними из передовых на рынке экономики. Их деятельность сильно завязана на быстром взаимодействии: оказание кредитных и финансовых услуг зависит от того, насколько оперативно и надежно выполняются внутренние бизнес-процессы. Отсюда и высокая потребность в их автоматизации.

Интересно и другое. Сами процессы оказания финансовых услуг довольно медленно оцифровываются. Это продиктовано тем, что обмен юридически значимыми электронными документами лишь недавно стал проникать в финансовую отрасль. Если к электронным платежам все давно привыкли, то переход к электронным кредитованию и факторингу еще только обозначился.

В России пока не так много компаний, готовых оказывать услуги в электронном виде. Поэтому Русская Факторинговая Компания (РФК, www.1factor.ru) стала одной из первых, кто перевел факторинг в электронный вид на платформе сервиса Synerdocs.

Владимир Кузьма, директор по продажам Русской Факторинговой Компании (РФК), комментирует:

Любая компания, оказывающая финансовые услуги, стремится улучшать процессы и технологии взаимодействия с заказчиками. От этого напрямую зависит не только деловая репутация, но и позиция на рынке услуг. Разумеется, перевод факторинга на электронные документы – это серьезный шаг к модернизации сервиса, который позволит нашим клиентам быстрее и комфортнее получать финансирование, а значит, вкладывать новые ресурсы в свой бизнес без отсрочек.
Для перевода документов в электронный вид мы выбрали сервис Synerdocs. При выборе платформы мы, прежде всего, опирались на опыт специалистов и гибкость их подходов к работе с абонентами. В течение нескольких месяцев совместной работы мы получили слаженно работающий процесс обмена документами. Уверены, что его по достоинству оценят наши клиенты.

Картина «до»: факторинг с бумажными документами

При факторинге своевременность и правильность предоставления документов играет исключительно важную роль. Но процесс осложняется их значительным объемом. В 2015 году документооборот по факторингу в РФК составил 47 тысяч бумаг. При этом каждый документ создается согласно требованиям законодательства и подписывается всеми сторонами сделки. Сначала документами обмениваются поставщик и покупатель, и только после этого поставщик отправляет документы в факторинговую компанию.

При наличии неточностей или ошибок фактор может отказать или задержать оплату поставки, что делает услугу менее доступной. Если прибавить к этому затягивающиеся сроки доставки исправленных документов и время на принятие решения фактором, то получается, что клиенту приходится ждать довольно долго. Плюс не стоит забывать о нечастых, но все же случавшихся потерях бумажных документов. С учетом всего вышеописанного Русская Факторинговая Компания взяла курс на то, чтобы перевести факторинговый документооборот в электронный вид.

Данное решение было принято в 2015 году. Рассматривались несколько вариантов автоматизации, но окончательный выбор был сделан в пользу услуг оператора электронного документооборота, поскольку сервисы ЭДО уже обладают работающей платформой для обмена юридически значимыми электронными документами, а также предоставляют пакет дополнительных гарантий.

В связи с этим Русская Факторинговая Компания приступила к выбору надежного провайдера в оказании услуг электронного документооборота. Требования к исполнителю были элементарны – гибкость, скорость и простота действий. Сервис Synerdocs оказался ответственным провайдером, который вошел в положение заказчика и его клиентов.

Задачи проекта

Перед командой Synerdocs были поставлены две ключевые задачи:

Эти задачи были поделены на более конкретные отрезки и структурированы по ключевым направлениям работ.

Старт проекта – апрель 2015
Завершение – сентябрь 2015
Команда от заказчика:
Руководитель проекта
Директор по продажам
Разработчик
Маркетолог
Команда от Synerdocs:
Руководитель проекта
Специалист по продажам
Разработчик
Маркетолог
Специалист технической поддержки

Анастасия Щепина, аналитик и руководитель проекта от Synerdocs:

Проект получился интересным и новаторским для нас. Мы выстроили рабочий процесс таким образом, чтобы наиболее эффективно взаимодействовать с заказчиком и гибко реагировать на его пожелания.
Во-первых, самостоятельно проводили исследования – как по отрасли факторинга, так и по законодательству в целом. Во-вторых, РФК передавали нам информацию о том, как выглядит процесс в бумаге, и выдвигали требования к тому, как он должен выглядеть будучи электронным. Мы документировали получаемые данные (потребности, требования), согласовывали с заказчиком и передавали разработчикам на реализацию. В некоторых случаях Русская Факторинговая Компания получала прототип с целью его тестирования и оценки, и уже после этого мы вносили доработки (так было с обработкой 1С, поддерживающей уступочную надпись и пересылку).
В дальнейшем РФК тестировали готовую функциональность и вносили свои предложения и замечания, которые мы дорабатывали. Подобный формат работ позволил нам максимально качественно реализовать проект.

Как выглядел рабочий процесс изнутри

Все работы проходили с опорой на требования законодательства. Помимо общих нормативных актов, регулирующих обмен электронными документами, специалистам Synerdocs необходимо было учитывать регулирующее факторинг законодательство – это глава 43 ГК РФ. Так, в соответствии с п. 1 ст. 830 «Должник обязан произвести платеж финансовому агенту при условии, что он получил от клиента либо от финансового агента письменное уведомление об уступке денежного требования данному финансовому агенту, и в уведомлении определено подлежащее исполнению денежное требование, а также указан финансовый агент, которому должен быть произведен платеж».

В рамках технических доработок была создана возможность создания уступочной надписи, чтобы кредитор мог уведомить дебитора о том, что происходит переуступка права требования. Также была осуществлена разработка пересылки, чтобы кредитор смог переслать документы после того, как состоялся документооборот между кредитором и дебитором.

Создавая эти возможности, специалисты Synerdocs не должны были упускать из внимания множество нюансов. Например, нельзя пересылать документы с незавершенным документооборотом. Следовало учитывать, что для каждого Поставщика РФК создает индивидуальный счет, на который должны поступать деньги фактору от Покупателя. Этот счет должен указываться в уступочной надписи. И еще много других важных моментов.

Сейчас уступочная надпись указывается в информационном поле формализованных документов (счета-фактуры и ТОРГ-12). Она доступна и при работе с веб-клиентом, и в интеграционном решении 1С.


Уступочная надпись в веб-клиенте Synerdocs


В рамках задачи по упрощению процедуры перехода на ЭДО Русская Факторинговая Компания сама активно участвовала в подключении контрагентов и различными способами привлекала своих клиентов. Эта часть была самой сложной, поскольку в факторинге недостаточно, чтобы к ЭДО были подключены фактор и его клиент. Необходимо, чтобы в цепочке электронного документооборота, участвовали еще и контрагенты клиентов, так как именно между кредитором и дебитором происходит основной обмен. Каждое такое подключение – отдельный проект.

Совместно со специалистами Synerdocs были подготовлены маркетинговые материалы, презентации, инструкции по подключению, описание электронного факторинга. Проводились консультации по подключению и приобретению сертификатов электронных подписей.


Макет рекламного материала для РФК

Как выглядит электронный факторинг сейчас

Классическая схема факторинга с бумажными документами выглядит следующим образом:

  1. Поставщик товара (кредитор) отгружает товар покупателю (дебитору), при этом в первичных учетных документах и в счетах-фактурах поставщик указывает уступочную надпись, цель которой – проинформировать покупателя об уступке денежного требования факторинговой компании (фактору).
  2. Фактор финансирует до 95% суммы поставки.
  3. Дебитор реализует товар и оплачивает поставку фактору.
  4. Фактор оплачивает кредитору оставшиеся средства за вычетом факторинговой комиссии.

В электронном факторинге всё происходит точно так же, за исключением того, что отгрузочные документы формируются, отправляются и пересылаются в электронном виде. Время на отправку и стоимость самой отправки снижаются. Выглядит схема обмена документами по договору факторинга следующим образом:


Схема электронного факторинга

Итоги проекта

К сентябрю 2015 года на платформе Synerdocs был создан полнофункциональный инструмент обмена электронными документами в рамках оказания факторинговой услуги. Нам удалось максимально упростить процесс перехода на новую технологию.

Владимир Кузьма, директор по продажам Русской Факторинговой Компании (РФК), комментирует:

Оказание услуги факторинга сейчас может занимать несколько минут после получения документов, подтверждающих поставку. Здесь участвуют те же электронные документы, что и в бумаге – ТОРГ-12 и счет-фактура. По сути, процесс поменялся не сильно, но скорость и надежность пересылки документов увеличились в разы.
Поставщики, кроме получения оплаты в день поставки, а также сами покупатели, быстро и удобно обменивающиеся между собой документами, получают возможность автоматически заносить данные с документов в свои системы, сокращать издержки на бумагу и хранение.
В 2016 году будем стремиться перевести многих клиентов на быстрый и удобный электронный факторинг с помощью Synerdocs.

Планы на будущее

На данный момент продолжаются совместные работы по подключению, а также доработки сервиса по пожеланиям, выдвинутым Русской Факторинговой Компании и связанным с процессом факторинга.


Узнайте, как отказаться от бумажного документооборота с поставщиками

Это закон, без его соблюдения мы не сможем связаться с вами.
Заказать звонок