—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2016

Ответы на вопросы вебинара «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов»

22 марта состоялся онлайн-семинар «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов». По традиции, мы собрали все вопросы с вебинара и передали их специалистам.

Наши эксперты:

Сергей Кузнецов,
к.и.н., главный редактор журнала «Делопроизводство»

Иван Агапов
руководитель направления Synerdocs



Панфилова Наталья Юрьевна: Существует ли понятие КОПИЯ для электронных документов?

Сергей Кузнецов: Понятие «копия» возникает, когда мы дублируем электронный документ на бумагу – бумажная копия электронного документа (обычно заверяется руководителем службы ДОУ – штамп «Электронный документ, дата, подпись) может заверяться нотариусом. Обратный вариант – создание электронной копии традиционного документа на бумаге, т.е. скан.

Иван Агапов: Конечно, понятие копии для электронных документов существует. Может быть бумажная копия электронного документа, когда его распечатывают и заверяют по всем правилам, например, для представления в госорганы (отметка «электронный документ», подпись уполномоченного сотрудника, печать, отметка о подписании документа электронной подписью), подробнее можно почитать тут. Также в обиходе встречается понятие электронной копии электронного документа, но как правило, это исходный электронный документ в другом формате (созданный, например, для удобства чтения). Не нужно путать его с экземпляром исходного электронного документа, т.к. полностью скопированный исходный электронный документ – это его экземпляр абсолютно идентичный исходному электронному документу.

Искра Ирина: Посоветуйте, пожалуйста, оптимальные оптические диски для хранения НСА архивов муниципальных.

Сергей Кузнецов: Рекомендуется использовать однослойные оптические диски с однократной записью, рекомендованные производителем для архивного хранения, типа Archive Grade, Archive Gold, Archival и т.п. Обычно записывают два диска, второй диск стараются брать другого производителя или как минимум из другой партии носителей.

Урясова Лилия Сергеевна: Документы временного срока хранения, хранящиеся в электронном виде, при истечении срока хранения как уничтожаются? Путем удаления файла?

Сергей Кузнецов: В отношении документов в электронной форме применяются те же правила, что и для традиционных документов: за соответствующий год готовятся описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения, акт на выделение к уничтожению на документы с истекшим сроком хранения, отдельно на традиционные дела, отдельно на электронные. Описи и акты рассматриваются экспертной комиссией организации и после оформления документы выделяют к физическому уничтожению. Поэтому, когда записывают документы на носитель с однократной записью (оптический диск), учитывают срок хранения документов по номенклатуре дел и пишут на один диск документы одного срока хранения.

Иван Агапов: Дополню Сергея. Просто удаление файла не всегда гарантирует полное уничтожение информации, содержащейся в ЭД. В связи с этим есть специализированные услуги по размагничиванию магнитных носителей информации или физическому уничтожению оптических носителей. Также существует методика записи на «освободившееся» пространство разного рода «цифрового мусора», желательно в несколько циклов. Т.е. в зависимости от потребности в гарантии уничтожения электронных документов можно выбрать различные варианты, например, простое удаление файлов не стоит применять к электронным документам, содержащим конфиденциальную информацию.

Зарубина Светлана Анатольевна: Если срок действия УКЭП закончился, мы должны хранить его вместе с документом и метаданными в одном контейнере?

Сергей Кузнецов: По Правилам, документ хранится в виде архивного контейнера (zip-архива), содержащего файл (файлы) документа, электронную подпись и метаданные по документу. Документы, юридическую значимость которых мы подтвердить не можем, могут храниться как часть справочного аппарата (НСА).

Иван Агапов: Корректно говорить о сроке действия квалифицированного сертификата ЭП, именно действительность квалифицированного сертификата ЭП влияет на действительность УКЭП. В любом случае УКЭП необходимо хранить вместе с ЭД. Чтобы продлить действительность УКЭП, можно использовать её усовершенствование, т.е. доводить такую подпись до формата усовершенствованной УКЭП.

Литвина Татьяна: Долговременный документ – это сколько лет хранения? Какие носители могут использоваться для хранения электронных документов?

Сергей Кузнецов: Документы долговременного срока хранения – всё, что свыше 10 лет, чаще всего это документы по личному составу со сроком хранения 50-75 лет. Такие документы обязательно должны иметь дубликат на бумаге.

Иван Агапов: Долговременный документ - документ со сроком хранения свыше 10 лет. Вообще, сроки хранения документов устанавливаются отраслевым законодательством с учетом Перечня, утвержденного Приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 года №558. Для архивного хранения электронных документов на внешних носителях могут использоваться соответствующие оптические диски однократной записи.

Голубецкий Александр: Идентичны ли понятия «электронный документ» и «документ в электронном виде»?

Сергей Кузнецов: Под электронным документом обычно понимают юридически значимый электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. Документ в электронной форме – более широкое понятие, включающее в себя, помимо электронного документа, электронные образы документов.

Бирюков Сергей: Стандарт архивации – это ZIP архивация?

Сергей Кузнецов: Если мы говорим об архивном хранении ЭД – да, понятие «архивный контейнер» предусматривает хранение в zip-архиве.

Зарубина Светлана Анатольевна: : Служебные документы – это квитанции от провайдера ЭДО? Какие еще могут быть варианты?

Иван Агапов: Служебные документы в нашей терминологии оператора ЭДО СФ – это вспомогательные документы, которые возникают при обмене основным документом. Порядок обмена электронными счетами-фактурами, утвержденный Приказом Минфина РФ № 50н, включает в себя описание обмена и служебными документами, а их формат утвержден Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@. Формироваться и подписываться служебные документы могут не только Оператором ЭДО СФ, например, подтверждение оператора ЭДО СФ о получении счета-фактуры, но и самими организациями, например, извещение о получении или уведомление об уточнении.

Золотова Ольга: Сергей Львович, касательно документов временного хранения. Например, исходящие письма – бумажные и электронные – храним в разных делах? Или им присваивается один и тот же номер дела?

Сергей Кузнецов: Хороший вопрос, он как раз сейчас активно обсуждается.

В настоящий момент и традиционные, и электронные документы относятся к одному делу в соответствии с номенклатурой дел. На практике возникает противоречие, так как по Правилам мы должны отдельно учитывать традиционные и электронные дела, а тут получается смешанное дело. Чтобы упростить поиск документов, после завершения дела в него вкладывают внутреннюю опись, содержащую отметку «э» напротив тех документов, которые существуют в электронном виде.

Это не лучшее решение, но лучше, чем сдваивать в номенклатуре дела, отдельно для бумажных и отдельно для электронных документов, так что пока так.

Ахунова Елена Валерьевна: Какой нормативный документ обязывает нас изготавливать бумажные дубликаты электронных документов долговременного хранения?

Сергей Кузнецов: Такого документа нет. Ситуация обратная – нет правовой основы для организации длительного хранения юридически значимых электронных документов. Если мы не создадим дубликат на бумаге, то со временем мы можем остаться без документа как такового.

Иван Агапов: Дополню Сергея, сейчас нет гарантий, что спустя, например, 50 лет ваши текущие ЭД сохранятся и даже если сохранятся, что вы их сможете прочитать, т.к. технологии, носители информации, программное обеспечение, форматы документов постоянно обновляются, и что будет через 50 лет, сложно сказать, поэтому есть рекомендация создавать для таких документов дубликат на бумаге.

Ахунова Елена Валерьевна: Сколько гарантирует время хранения изготовитель оптических носителей?

Сергей Кузнецов: Рекомендованные для архивного хранения – декларируется срок жизни 100 лет. Практически мы ориентируемся на 15-20 лет, даже если не наступит деградация несущего слоя, носители морально устареют, и в любом случае потребуется миграция на другой носитель.

Бурова Людмила : Есть электронный документ, и он же распечатанный... этого достаточно или же обязательно иметь обычный бумажный документ? Что говорит законодательство?

Сергей Кузнецов: Распечатанный и, главное, подписанный. Этого достаточно, чтобы документ на бумаге имел статус оригинала. Просто распечатанный документ, даже заверенный руководителем службы ДОУ, является именно копией и имеет силу, пока существует электронный оригинал.

Иван Агапов: Зависит от ситуации и от того, какой документ является оригиналом. Если оригинал – электронный документ, и к нему нет требований законодательства о том, что он обязательно должен составляться на бумаге, и это документ временного срока хранения, то бумажную копию к нему делать не обязательно. Примером может служить Письмо Минфина России от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, которое говорит о том, что электронные счета-фактуры можно хранить в электронном виде, и распечатывать их при этом не требуется.

При этом может возникнуть ситуация, когда контролирующий орган запрашивает бумажную копию электронного документа. В этом случае стоит распечатать электронный документ, указать, что он был подписан электронной подписью, и заверить так же, как и обычную копию.

Если же речь идет об архивном хранении электронного документа долговременного или постоянного срока хранения, то смотрим ответ Сергея.

Жердев Михаил: КНекоторые документы временного срока хранения при определенных условиях могут стать документами постоянного хранения (квартальные отчеты при отсутствии годового), возможно ли хранение таких документов в электронном виде?

Сергей Кузнецов: Как я уже говорил, электронный документ мы пока не можем хранить «вечно», приходится такие документы распечатывать и подписывать.

Иван Агапов: Если электронный документ необходимо хранить постоянно, то лучше дополнительно прибегнуть к бумажному носителю. так как пока гарантии постоянного хранения ЭД не может дать ни одно программно-аппаратное решение. То есть хранение таких документов в электронном виде возможно, но при переходе хранения таких документов на постоянные сроки хранения лучше создать их дубликат на бумаге.

Сущик Александра: Если мы в компании решим хранить документы у оператора ЭДО Synerdocs, то надо ли для этого подписывать дополнительно договор или того, что сейчас у нас имеется, достаточно?

Иван Агапов: Synerdocs как оператор хранит у себя электронные документы 5 лет, если же вам необходимо хранить документы дольше, или вы хотите прописать условия хранения ваших электронных документов в Synerdocs, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

Жаныбекова Аида Мирасовна: Надо ли заверять копии электронных документов?

Сергей Кузнецов: Копия электронного документа на бумаге заверяется так же, как и обычная копия документа: руководитель службы ДОУ ставит штамп и подписывает, только вместо «копия верна» используют штамп «электронный документ», иногда ещё вписывают номер сертификата, если он автоматически не был распечатан.

Иван Агапов: Если вам нужно сделать бумажную копию электронного документа, его надо распечатать, указать, что это электронный документ, и он был подписан электронной подписью, а далее все как с обычной бумажной копией. Более подробно о создании копий электронных документов можете ознакомиться в статье.

Золотова Ольга: Если осуществляется хранение бумажного документа и его электронного образа, то нужно ли составлять акты для уничтожения электронных образов?

Сергей Кузнецов: Если есть оригинал на бумаге, его скан (электронный образ) имеет статус копии и имеет срок хранения «до минования надобности». Однако если электронная копия зарегистрирована в системе, её уничтожение также оформляется актом, иначе в системе возникают пропущенные номера, не закрытые актами.

Пантелеев Владимир Михайлович: Добрый день. А при хранении в облаке какие могут быть гарантии конфиденциальности и защиты от «слива информации»?

Иван Агапов: Могут быть 2 категории гарантий: организационные и программно-технические. К программно-техническим можно отнести, например, такие гарантии, как шифрование канала передачи данных, шифрование самих электронных документов, авторизация пользователей по сертификатам ЭП, антивирусная защита и защита от взломов и т.п. Организационные гарантии могут быть следующие: ограниченный круг лиц с доступом к серверу хранения, соглашение, определяющее условия хранения в облаке и т.п. Важно понимать, что само по себе корпоративное хранение также не обеспечивает гарантий, о них необходимо позаботиться, в том числе о том, чтобы ваши же сотрудники не «слили информацию».

Михайловская Наталия: А есть вариант размагничивания диска с целью уничтожения информации?

Сергей Кузнецов: Конечно, поэтому архивные документы рекомендовано записывать на оптические носители, не подверженные размагничиванию.

Иван Агапов: Действительно, такие варианты уничтожения информации предусмотрены для магнитных носителей информации, оптические носители информации таким способом не уничтожить, их можно уничтожить «физически».

Афанасьев Сергей: Нужно ли подписывать с контрагентом допсоглашение к договору поставки, или подписание документа ЭП подразумевает согласие сторон?

Иван Агапов: Если вы используете усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение о переходе на электронный документооборот подписывать не обязательно. Это исходит из того, что в соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального Закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Хотя некоторые организации все равно заключают подобные соглашения, где прописывают основные правила и случаи работы с электронными документами. Здесь все зависит от вашего решения.

Если же вы используете другой вид электронной подписи (усиленную неквалифицированную или просто), то заключать соглашение нужно.

Зарубина Светлана Анатольевна: Если документ подписан УКЭП с двух сторон – с нашей и со стороны контрагента. В контейнере мы можем хранить свою УКЭП, квитанцию, но УКЭП нашего партнера мы хранить не можем, как в этом случае доказывается подлинность документа, если действия УКЭП уже закончены?

Иван Агапов: Вы можете хранить УКЭП вашего партнера, фактически вы даже должны это делать, если документ требовал подписания и с его стороны тоже. Чтобы продлить действительность УКЭП, необходимо использовать усовершенствованную УКЭП, и её необходимо использовать и для вашей подписи, и для подписи вашего партнера. Например, у нас в сервисе Synerdocs усовершенствование УКЭП происходит автоматически для всех необходимых электронных подписей, которые проходят через сервис.

Лысенко Олег: Не возникнут ли вопросы с лицензированием формата PDF/A?

Сергей Кузнецов: Международный архивный формат выбран для архивного хранения в нашей стране именно в связи с его открытостью и хорошим документированием, что делает формат независимым от его разработчика и позволяет получить доступ к такому файлу спустя значительный промежуток времени.

***

Сейчас для всех, кто пропустил эфир или хочет вновь освежить в памяти его содержание, на нашем сайте доступна запись онлайн-семинара «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов». Просто заполните анкету и получите ссылку на запись. Приятного просмотра!