—   сервис обмена электронными документами

Виды электронного документооборота. Встраиваем межкорпоративный обмен во внутренние процессы и ИТ-системы предприятия

Все чаще российские компании начинают обмениваться электронными документами (далее — ЭД) со своими контрагентами. Постепенно данная тенденция охватывает и крупные компании. Но для них это отдельная большая задача, т.к. сначала нужно организовать внутренний обмен документами (а их могут быть миллионы). С этой задачей лучше всего справятся корпоративные информационные системы (далее — КИС).

Виды электронного документооборота. Обмен электронными документами в 2014г

Таким образом, выделяются следующие виды электронного документооборота:

  • внутренний;
  • внешний (или межкорпоративный).
    • Для начала компании А (назовем ее так) нужно решить ряд вопросов, касающихся корректной интеграции межкорпоративного электронного документооборота (далее — МКДО) во внутренние процессы организации.

      Список основных задач, которые необходимо решить крупной компании при переходе на ЭДО со своими контрагентами:

      Задача Вид электронного документооборота
      1 Определить, кто из контрагентов готов к обмену в электронном виде. Внешний
      2 Выбрать способ обмена документами с контрагентами (через оператора ЭДО, роуминг или мультиоператорность).
      3 Определить маршрутизацию документов внутри компании (обработка, согласование). Внутренний
      4 Определить порядок подписания документов электронной подписью (далее — ЭП), проверку сертификата ЭП и сотрудников с правом подписи.
      5 Решить вопрос хранения электронных документов (локально или в облаке).

Межкорпоративный обмен электронными документами

Как гласит первая задача, сначала компании А необходимо найти среди своих контрагентов тех, кто готов перейти на ЭДО. Желательно, если это будет крупная организация, которая уже обменивается большим объемом документов или документооборот с которой оказывает большое влияние на бизнес компании А. С контрагентами такой величины решать вопрос перехода на обмен электронными документами, возможно, придется в индивидуальном порядке.

На небольшие организации, документооборот и бизнес которых зависим от компании А, оказать влияние будет несложно. Такие контрагенты бывают вынуждены перейти на ЭДО, чтобы сохранить деловые отношения с крупным партнером, а, может, и повысить их эффективность.

Теперь несколько рекомендаций по выбору способа обмена электронными документами, подписанными ЭП. Компания может использовать различные технические средства, в том числе электронную почту, но у такого вида электронного документооборота есть свои минусы, например:

  • необходимо организовывать обмен с каждым контрагентом в отдельности;
  • по электронной почте можно обмениваться не всеми электронными документами;
  • недостаточная надежность и защищённость канала передачи данных.

В связи с этим наиболее удобным и безопасным вариантом, который сейчас используется на рынке, является подключение к оператору электронного документооборота. Он обеспечивает обмен любыми ЭД и при необходимости гарантирует хранение документов.

Межкорпоративный вид электронного документооборота
Сервис обмена отправляет и принимает от абонентов любые электронные документы

Преимущества внешнего обмена через оператора ЭДО

  1. Использование сервиса по модели SaaS, то есть абоненту оператора не нужно приобретать дополнительное оборудование и заниматься его поддержкой. Компания просто пользуется готовым программным продуктом, предоставляемым оператором через интернет.
  2. Удобство организации обмена (готовые варианты работы, возможность обмениваться ЭД со всеми абонентами оператора ЭДО).
  3. Соблюдение требований законодательства для определенных видов документов.
  4. Оператор может выступить как третья доверенная сторона в споре и в качестве гаранта произведенных операций.

Кроме того, операторы ЭДО предлагают решения, объединяющие внешний и внутренний виды электронного документооборота. Речь идет об интеграции с уже имеющимися в компании корпоративными информационными системами (далее — КИС), которая гарантирует соблюдение форматов ЭД и порядка обмена документами, установленного законодательством. Сервис обмена ЭД поможет и подготовить первичную документацию к налоговой проверке (поиск, фильтрация, массовая выгрузка документов).

Задачи оператора ЭДО (на примере сервиса Synerdocs):

  • передача документов;
  • гарантия доставки;
  • адресация документов (адресное пространство);
  • соблюдение регламентов и требований к форматам;
  • обеспечение юридической значимости;
  • соблюдение требований законодательства РФ;
  • работа с электронной подписью: доверие, проверка, усовершенствование;
  • возможность выступать в качестве третьей доверенной стороны в случае спора.

А также сервис обмена Synerdocs предоставляет:

  • инструменты интеграции с сервисом;
  • хранение документов;
  • безопасность и конфиденциальность передачи данных.

Каждый оператор ЭДО предлагает готовые варианты работы. В Synerdocs это веб-клиент и интеграционные решения для корпоративных информационных и учетных систем (1С, DIRECTUM, SAP). Предлагаем посмотреть, как работает интеграционное решение Synerdocs и 1С:

Роуминг VS мультиоператорность

У крупных компаний насчитывается множество контрагентов, часть из них уже бывает подключена к разным операторам ЭДО. По этой причине наладить межкорпоративный электронный документооборот через одного оператора довольно сложно. В подобной ситуации есть два решения — использовать роуминг или мультиоператорность.

Виды электронного документооборота: роуминг
Роуминг: взаимодействие абонентов разных операторов ЭДО

Что такое роуминг? Взаимодействие разных операторов для обеспечения обмена электронными документами между своими абонентами. Нужно отметить, что не всегда между операторами ЭДО есть соглашение о роуминге, поэтому такой способ обмена пока нельзя назвать универсальным. Какой выход видится из данной ситуации? Либо настраивать роуминг «абонент — абонент», либо выбрать мультиоператорность, то есть воспользоваться услугами обмена ЭД сразу нескольких операторов.

Виды электронного документооборота: мультиоператорность
Мультиоператорность: подключение к нескольким операторам ЭДО

Главное преимущество мультиоператорности — гарантированный межкорпоративный электронный документооборот с контрагентами, подключенными к разным сервиса обмена. Но существует ряд минусов и у такого варианта:

  • затраты на работу с несколькими операторами будут больше, чем на работу с одним оператором ЭДО;
  • особенности обслуживания и функциональности каждого продукта;
  • возможно, понадобится своё интеграционное решение (коннектор) для каждого из операторов.

Внутри много интересного

О внешнем документообороте с контрагентами можно говорить много, но как ранее было сказано, выделяют еще и внутренний, которому также присущи свои особенности и правила.

Еще не в каждой крупной компании можно наблюдать оба вида электронного документооборота. Зачастую здесь используются различные корпоративные информационные системы, которые автоматизируют лишь часть работ с документацией, например:

Внутренний вид электронного документооборота
Виды информационных систем для автоматизации внутренних процессов

Особенности использования разных КИС:

  • возможность создания документов;
  • свои функциональность, форматы, возможности подписания ЭД;
  • свои архитектурные особенности и возможности интеграции;
  • документы могут храниться по-разному.

Крупные предприятия не ограничиваются только одной системой, они могут использовать несколько, налаживают связи (интеграцию) между ними. Хранение документов также может быть настроено по-разному (централизованное или децентрализованное). Некоторые процессы крупного предприятия вынесены за его рамки (аутсорсинг) либо, наоборот, имеют один крупный центр обслуживания (ОЦО — общие центры обслуживания). Необходимо учитывать, что в крупных организациях одновременно существуют два вида документооборота: электронный и бумажный. В связи с этим возникает необходимость грамотной обработки и учета обеих.

Для того, чтобы внедрение электронного документооборота было максимально эффективным, компании нужно учесть все особенности внутренних процессов и подстроить МКДО под них.

Одной из наиболее часто встречающихся задач является обеспечение архивного хранения ЭД, при котором необходимо совместить оба документопотока. При этом нельзя забывать, что архив предполагает установление прав доступа к документам, оперативное и долгосрочное их хранение с соблюдением сроков, предъявляемыми законодательством.

При организации архивного хранения ЭД неминуемо встает череда вопросов:

  • о подтверждении действительности электронной подписи и штампов времени;
  • о формате документа, существующего на момент подписания;
  • о воспроизводимости ЭД спустя длительное время.

Рекомендуется ответить на эти вопросы до перехода компании на межкорпоративный вид электронного документооборота.

Вместе и порознь?

Если процессы внутренней работы с документами в организации уже четко выстроены, и она подготовилась к переводу своего внешнего документооборота в электронный вид, встает вопрос правильной интеграции информационной системы с сервисом обмена.

Виды электронного документооборота: интеграция внутренних и внешних систем
Интеграция ИТ-систем — большая и сложная задача

Как связать внутренние системы предприятия с сервисами внешних операторов ЭДО? Для этой цели компанией DIRECTUM разработано бизнес-решение «Межкорпоративной документооборот», в архитектуру которого входят службы интеграции с системами обмена.

Виды электронного документооборота: интеграция внутренних и внешних систем
Решение МКДО от DIRECTUM

Решение позволяет:

  • работать с исходящими и входящими документами;
  • организовать архив электронных документов с быстрым доступом к первичным учетным документам, с управляемыми сроками хранения и гибкой политикой доступа к ним;
  • согласовывать и подписывать ЭД;
  • заносить информацию из входящих формализованных первичных документов в учетную систему (интеграция с информационными системами компании);
  • интегрироваться сразу с несколькими сервисами обмена документами;
  • облегчить подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, а также проводить сверки с контрагентами.

При использовании бизнес-решения «Межкорпоративный документооборот» первичные документы формируются в учетной или биллинговой системе, согласовываются и подписываются в DIRECTUM, после чего система сама определяет, каким образом подписанный документ отправить контрагенту (на бумажном носителе или в электронном виде). Подписанные формализованные документы автоматически загружаются в учетную систему.

В целом, такое решение позволяет объединить виды электронного документооборота в компании — внутренний и внешний — за счет интеграции систем и настройки процессов обмена.

***

Рассмотрев процессы работы с документами на крупном предприятии, делаем однозначный вывод: для перехода на межкорпоративный документооборот требуются существенные временные и ресурсные затраты. Поэтому, прежде всего, нужно четко обозначить цели и задачи перехода на обмен ЭД с контрагентами, выявить приоритетные моменты, обосновать целесообразность этого шага.

Далее нужно настроить правильную интеграцию внутренних и внешних сервисов и процессов, чтобы переход на межкорпоративный документооборот был не просто данью современным тенденциям, но реально повысил эффективность бизнеса. Порой это бывает не так очевидно, как, например, внедрение КИС на предприятии. Часто возникает вопрос: «С чего начать?».

Мы советуем вам начать с пилотного проекта. Участие в «пилоте» позволит компании «опробовать» новую для себя модель работы с документами и принять решение о готовности перейти на межкорпоративный электронный документооборот, а также определить, готовы ли внутренние процессы к этому взаимодействию.

Иван Агапов, руководитель направления Synerdocs

Кнопка
связи