В интересах каждого страховщика иметь большую клиентскую базу. Для того, чтобы в полной мере охватить население нашей страны, многие страховые компании развивают агентские сети. У агентов высокая мотивация по привлечению клиентов, они не привязаны к офису и могут проводить встречи в любом месте, удобном для покупателя. К тому же в большинстве случаев частота повторной покупки страховой услуги у агента бывает выше, чем у менеджера.
Однако есть в агентской схеме свои особенности. Перед принципалом (страховой компанией) встает необходимость приема к учету, своевременной обработки, согласования, хранения большого числа отчетов, поступающих от агентов. Все эти операции требуют времени и усилий со стороны специалистов принципала. Закономерным и очевидным в сложившейся ситуации выглядит поиск решения, которое бы помогло автоматизировать работу с агентами, в частности – ускорило и облегчило обмен документами.
Как может выглядеть процесс автоматизации документооборота с агентами мы рассмотрим на примере внедрения сервиса Synerdocs в одну из крупнейших страховых компаний России – СПАО «Ингосстрах».
Агентская сеть СПАО «Ингосстрах» включает в себя десятки тысяч агентов во всех регионах России. В одной только Москве и Московской области работают порядка 6 000 страховых агентов. И каждый из них является инициатором документооборота, отправляя в страховую компанию неограниченное количество отчетов о выполненной работе. Впоследствии на основании высланных отчетов агенты получают финансовое вознаграждение.
Каждый агент отправляет в СПАО «Ингосстрах» в среднем 15 отчетов в год. Таким образом, 1 000 агентов ежегодно генерируют около 15 000 документов. На протяжении долгого времени отчеты отправлялись в бумажном виде. И сами агенты, и принципал были вынуждены испытывать связанные с этим издержки. Перечислим их.
| СПАО «Ингосстрах» | Агенты |
| Высокая нагрузка на специалистов принципала, связанная с обработкой, согласованием, подписанием отчетов, а также с организацией выплаты агентских вознаграждений. | Необходимость регулярно посещать офис принципала для сдачи агентских отчетов. |
| Финансовые издержки при работе с бумагой: затраты на печать документов, доставку. | Отправка бумажных отчетов по почте за свой счет. |
| Регулярные случаи невозврата документов от агентов, некорректное оформление отчетов с их стороны. | Долгое ожидание выплаты агентских вознаграждений. |
| Проблема архивного хранения: документы необходимо эффективно хранить, оперативно к ним обращаться, представлять в контролирующие органы. | Необходимость дополнительно хранить у себя копии агентских отчетов, договоров и других документов. |
К работе по проверке и подписанию отчетов в СПАО «Ингосстрах» привлекали как сотрудников вспомогательных подразделений, так и ключевых специалистов бизнес-подразделений. Постепенно пришло понимание, что неразумно тратить время и усилия специалистов, в особенности руководителей, на фактически механическую процедуру по обработке и подписанию агентских отчетов. Возник резонный вопрос: каким образом выстроить процесс, чтобы обработка документов занимала минимум времени и агенты без задержек получали свою премию?
В 2014 году компания приняла решение освоить современные технологии, позволяющие снизить объем бумажных документов и оптимизировать финансовые и временные затраты по обработке входящих документов. Под руководством главного специалиста отдела организации ИТ-проектов СПАО «Ингосстрах» Татьяны Хохловой были определены основные требования и критерии, которым должно было удовлетворять будущее решение по автоматизации документооборота с агентами. В первую очередь это:
Согласно выдвинутым требованиям была проведена оценка основных представителей рынка, предлагающих услуги по автоматизации внешнего документооборота.
В части поддержки информационной безопасности и юридической значимости свое соответствие подтвердили подавляющее большинство ИТ-решений, существующих на рынке. Однако ту специфику работы со страховыми агентами, которая сложилась в СПАО «Ингосстрах», в явном виде не поддерживало ни одно из них.
Тем не менее, в ходе поиска подходящего решения выбор был сделан в пользу сервиса обмена электронными документами Synerdocs. Это продукт компании DIRECTUM, ведущего российского разработчика программного обеспечения в области электронного документооборота. Во-первых, сервис отвечал требованиям безопасности и обеспечивал юридическую значимость при обмене документами. Во-вторых, его внедрение в работу СПАО «Ингосстрах» не требовало больших инвестиций. В-третьих, что и стало решающим фактором, компания DIRECTUM единственная пошла навстречу СПАО «Ингосстрах» и выразила готовность произвести необходимые доработки в сервисе. Также выбор в пользу сервиса Synerdocs был обусловлен тем, что специалисты компании продемонстрировали высокий уровень компетенции в области совершенствования электронного документооборота.
Внедрение сервиса в работу агентов полностью было доверено команде Synerdocs. Перед исполнителями поставили две основные задачи:
После обсуждения первостепенных задач были определены ключевые направления работ, обозначена очередность их реализации, выбран приоритетный регион для внедрения решения – Москва и Московская область. Старт пилотного проекта по переводу СПАО «Ингосстрах» на обмен электронными документами с помощью сервиса Synerdocs состоялся в феврале 2015 года.
Пилотная стадия проекта продлилась 2,5 месяца и успешно завершилась в апреле. В рамках «пилота» были произведены следующие работы:
Быстрый обмен с агентами-физлицами, которые создают основной поток документов. Теперь даже при ежедневном формировании отчетов у агентов нет проблем с их оперативной доставкой до принципала.
Как теперь выглядит подготовка отчетов на стороне агентов:
Как выглядит обработка отчета на стороне принципала:
Движение документов без подписи. В соответствии с требованиями законодательства (ст. 1008 ГК РФ) агент предоставляет отчет и подписывает документ первым, однако, по сложившейся практике, СПАО «Ингосстрах» самостоятельно готовит для агента проект отчета на основании данных, взятых из корпоративной информационной системы. Для удобства сотрудников в сервис была добавлена возможность отмечать документы, подготовленные СПАО «Ингосстрах», атрибутом «Подготовлено вами». Первичность подписи агента при этом сохранилась.
Благодаря данной доработке удалось исключить некорректное заполнение отчета самим агентом. К тому же СПАО «Ингосстрах» теперь не требуется тратить время и рабочие ресурсы на проведение повторной проверки агентских отчетов. Ответственный специалист сразу видит промаркированные документы и может быть уверен в том, что данные в нем соответствуют данным из учетной системы.
Своим мнением об эффективности проведенных работ и открывающихся перспективах для СПАО «Ингосстрах» поделился руководитель проекта Максим Соловьев:
Проект по переводу СПАО «Ингосстрах» на обмен электронными документами с помощью сервиса Synerdocs получился знаковым для обеих сторон. Для СПАО «Ингосстрах» он значительно сократил время на отправку и согласование агентских отчетов. Если по старой схеме согласование отчета занимало в среднем 6-10 дней, то с внедрением Synerdocs это время сократилось до 1-2 дней.
Команда Synerdocs успешно освоила практику внедрения сервиса в страховой отрасли. Было интересно погрузиться в бизнес-процессы заказчика, изучить всё с нуля и предложить свое решение. В рамках проекта мы выявили потребность в поддержке новой функциональности сервиса и провели ее разработку. Наша команда в оперативном порядке реализовала возможность отправки документов без подписания и проставления штампов на печатных формах PDF, поддержку работы с физическими лицами. Уверен, что полученный опыт мы успешно сможем применять и на других проектах внедрения сервиса Synerdocs, причем не только в области страхования.
В сентябре 2015 года была запущена вторая стадия проекта: к сервису стали подключать новую группу агентов – индивидуальных предпринимателей. В начале 2016 года СПАО «Ингосстрах» вновь расширил список подключаемых абонентов, включив в него крупных дилеров.
На сегодняшний день продолжается разработка интеграции сервиса Synerdocs с корпоративной информационной системой заказчика, где ведется учет, и агентским порталом. Ожидается, что с появлением интеграционного решения трудозатраты, связанные с подготовкой и обработкой отчетов, снизятся еще больше.
Помимо интеграционного решения, которое обеспечит более гибкие инструменты по маршрутизации workflow-процессов внутри компании, СПАО «Ингосстрах» намерено вывести использование внешнего юридически значимого документооборота в стандарт компании при работе с агентской сетью.
Для СПАО «Ингосстрах» переход на стандарты безбумажного документооборота – не просто дань тренду. Это возможность упростить работу многочисленных агентов, предоставить им больше свободы, свести к минимуму посещения ими офиса принципала и существенно сократить сроки получения вознаграждения. Вслед за автоматизацией работы с агентскими отчетами СПАО «Ингосстрах» планирует перевести в электронный вид максимальное количество документов, которыми обменивается как с широкой сетью своих агентов, так и с остальными контрагентами, – это дополнительные соглашения, акты приемки-передачи бланков строгой отчетности, первичная учетная документация и т.д.
Более подробно о том, как СПАО «Ингосстрах» переходил на обмен электронными документами с помощью сервиса Syneerdocs, вы можете узнать из записи онлайн-семинара «Миссия выполнима: автоматизируем работу с агентами».
Евгения Герасимова, PR-специалист
О сервисе
Об интеграции
Как подключиться
