—   сервис обмена электронными документами

Концерн Nokian Tyres: от внутреннего документооборота к внешнему обмену через Synerdocs

Концерн Nokian Tyres – мировой производитель шин для легковых, грузовых автомобилей и индустриальной техники, а также владелец сети шинных центров Vianor. В собственности концерна находятся два завода – в городе Нокиа (Финляндия) и во Всеволожске (Россия). Завод Nokian Tyres на территории России создан в 2005 году, в настоящее время запущены семь производственных линий, каждая из которых выпускает 1 миллион шин в год. Шины, произведенные на заводе во Всеволожске, экспортируются более чем в 20 стран мира. По состоянию на конец 2016 года в российском подразделении концерна работало 1368 сотрудников.

Рост производственных оборотов Nokian Tyres в России потребовал скорейшей автоматизации документооборота. Специфика бизнеса Nokian Tyres подразумевает большой объем договорной работы и массовое движение первичных документов, поэтому автоматизации данного участка деятельности уделялось особое внимание. В результате конкурсного отбора среди ведущих российских и западных систем было выбрано решение на платформе ECM-системы DIRECTUM.

Михаил Агапов, руководитель проекта внедрения Nokian Tyres:

Проект можно условно поделить на два этапа: автоматизация внутреннего контура движения документов (договоры, доверенности, претензии), а затем постепенный переход на внешний обмен электронными документами (ЭДО). Деление условное, поскольку, по сути, это были два разных проекта с разными командами.

Перерыв между этапами продлился несколько лет – нужно было выждать, когда в России наконец-то будет наведен порядок с юридической стороной внешнего обмена электронными документами.

Первый этап: автоматизация договорной работы

Основными задачами первого этапа стали: создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования. В рамках внедрения системы DIRECTUM специалистами компании Avis Expert (официального партнера вендора) была переведена в электронный вид работа с более чем 80 категориями договорных документов, настроены свыше 120 шаблонов документов и более 50 сценариев согласования и утверждения договоров с использованием электронной подписи. Были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов.

В рамках первого этапа была настроена интеграция DIRECTUM с ERP-системой Oracle E-Business Suite, выполняющей динамическую синхронизацию данных о контрагентах и договорных заявках. Также была настроена синхронизация организационной структуры и данных о сотрудниках с системой 1С. Таким образом, удалось исключить двойной ввод данных в различные бизнес-приложения информационного пространства компании и обеспечить своевременное наличие актуальных данных в системе электронного документооборота.

Однако, несмотря на то что движение документов внутри компании было автоматизировано, внешний документооборот оставался на бумаге.


Схема работы с исходящими бумажными договорами в Nokian Tyres до перехода на ЭДО

Чтобы управлять бумажным потоком, использовалось решение по штрих-кодированию. Входящие документы маркировались термоэтикетками со штрих-кодом, применение которых позволило моментально получать полную информацию как о самом документе (его реквизитах, наличии ЭП согласующих лиц), так и о бизнес-процессах, в которых он использовался.


Работа с входящими документами до перехода на ЭДО

Тем не менее, важнейший пласт процессов, связанных с первичной финансовой документацией, был автоматизирован не полностью. Так же и с внутренними нормативно-правовыми документами, которые создавались и согласовывались в электронном виде, но перед отправкой их приходилось распечатывать и подписывать, а подписанную версию затем опять сканировать.

Этап второй: внешний обмен электронными документами

На следующем этапе концерн Nokian Tyres осуществлял переход на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Ранее попытки решить эту задачу были неудачными: выбранный оператор не справлялся со своей задачей, также было много нерешенных проблем на законодательном уровне.

Новый подход к решению был запланирован на 2015 год.

В рамках нового этапа проекта специалисты компании поставили перед собой следующие задачи:

  1. Перейти на обмен первичными документами в электронном виде с контрагентами.

  2. Обеспечить работу с электронными оригиналами счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и корректировочных счетов-фактур, исключив их печать на всех этапах процесса поставки товара.

  3. Создать единый электронный архив документов.

Перед началом работ в проекте обозначился целый ряд особенностей. Во-первых, компания Nokian Tyres выбирала между теми операторами ЭДО, у которых есть готовые коннекторы к DIRECTUM. С остальными операторами подразумевался роуминг. Во-вторых, специалисты компании не стали навязывать своим контрагентам какой-то определенный сервис, предложив выбрать самостоятельно из тех, с кем уже ведется работа. И, наконец, предполагалось активное участие операторов в процессе подключения контрагентов: нужна была помощь в организации рассылок и быстрого входа в ЭДО.

Были выбраны два оператора ЭДО, при этом Synerdocs вошел в число основных операторов, с остальными решили работать в режиме обмена с использованием роуминга. Исполнителем проекта стала компания Avis Expert, отлично зарекомендовавшая себя в рамках предыдущего опыта сотрудничества. На выбор повлияло несколько факторов: возможности быстрого включения интеграции (наличие бесплатного коннектора) и массового подключения контрагентов, приобретение электронных подписей для сотрудников, позитивный опыт работы с другими продуктами разработчика – системой DIRECTUM.

Пилотный проект по внедрению был завершен осенью 2015 года. В рамках пилота значительное внимание уделили тестированию роуминга. В электронный вид перешли акты, накладные ТОРГ-12 и счета-фактуры, которые сопровождают поставки шин дилерам. Решение позволило сократить до минимума все риски при работе с гибридным потоком документов (электронные и бумажные входящие), а также обеспечить компании полноценную функциональность по обработке и хранению документов.

Михаил Агапов, руководитель проекта внедрения Nokian Tyres:

Бумажный архив существует и сейчас: в зависимости от вида документа или контрагента, с которым он связан, или даже от конкретной транзакции, каждый отдельный документ может иметь как электронный, так и бумажный формат.

Перенос процессов в электронный вид мы осуществляли с оглядкой на существующую в компании практику. Процесс должен был остаться таким же, каким был до перевода в электронный вид – с точностью до замены всех возможных видов документов на электронные оригиналы там, где это возможно.

Благодаря высокому профессионализму специалистов Avis Expert, была настроена бесшовная интеграция системы электронного документооборота, ERP и сервисов ЭДО. В результате удалось реализовать полностью безбумажный процесс создания, согласования, обмена и подписания документов с контрагентами.

Подключение контрагентов начали силами отдела продаж Nokian Tyres при поддержке специалистов Synerdocs. На этапе подключения были организованы рассылка и обзвон, также запланированы вебинары. Партнеров по закупкам подключали уже с помощью сотрудников соответствующего подразделения.

Александр Лымарь, руководитель проекта Synerdocs:

Стоит отметить, что при подключении контрагентов Nokian Tyres нам не понадобилось придумывать каких-то специфических схем мотивации. Для обзвона и рассылок оказалось достаточно стандартных методических материалов: партнеры Nokian Tyres сразу продемонстрировали готовность переходить на ЭДО.

В результате трафик электронных документов к концу пилотного проекта уже достиг нескольких тысяч счетов-фактур и актов в месяц.

Итоги проекта

В компании продолжается процесс подключения контрагентов. Тиражирование решения будет осуществляться на новые виды документов и процессы работы с ними.

Эффект от внедрения уже можно измерить:

  1. Заметно повысилась скорость доставки документов при продаже товара за счет того, что из работы исключилась печать.
  2. Процессы стали более надежными и предсказуемыми, благодаря гарантии доставки документов и прозрачности их построения. Повысилась степень взаимозаменяемости сотрудников.
  3. С помощью системы DIRECTUM решен вопрос с управлением двумя потоками документов -– бумажных и электронных.
  4. Повысилась лояльность контрагентов.

Компания Nokian Tyres получила ряд серьезных преимуществ «на вырост»:

Все это позволит мировому производителю шин Nokian Tyres решить множество вопросов по масштабированию решения на будущие годы.

Узнайте, как отказаться от бумажного документооборота с поставщиками

Это закон, без его соблюдения мы не сможем связаться с вами.
Заказать звонок
Кнопка
связи