—   сервис обмена электронными документами

МФУД и Финархив. Организация работы с финансовыми документами

27.09.2016

Компания DIRECTUM уже давно развивает бизнес-решения (далее – БР) по хранению финансовых документов. Сначала было уже знакомое нам бизнес-решение Финансовый архив (БР Финархив), затем на его базе появилось бизнес-решение Межкорпоративный финансово-учетный документооборот (БР МФУД), которое поначалу вызвало не самый большой интерес. Основная причина заключалась в том, что изначально в электронном виде велась работа лишь с небольшим количеством первичных учетных документов, всё внимание клиентов было направлено на подключение к операторам ЭДО и налаживание обмена с контрагентами. Внутренние задачи по организации работы с электронной первичкой и ее хранению отошли на второй план.

Но с течением времени начали появляться другие вопросы и потребности, например:

DIRECTUM все эти вопросы закрывает, и на самом деле всё не так сложно, поэтому давайте разбираться в составе решений.

Что такое МФУД и Финансовый архив?

Наверняка у многих возникают вопросы, что в себя включают и чем отличаются бизнес-решения МФУД и Финархив? С технической точки зрения разницы практически нет, поскольку оба они работают на базе одного технического решения Электронный архив финансовых документов. С точки зрения бизнес-задач отличие состоит в том, с каким видом первичных учетных документов ведется работа – с электронным или бумажным. Соответственно будут отличаться организация процессов и настройка решения.

МФУД

МФУД – это бизнес-решение для организации работы с электронными первичными учетными документами (ПУД): товарными накладными, актами, счетами-фактурами. Под организацией работы понимаются согласование, подписание, хранение, обмен с контрагентом, поиск, выгрузка, интеграция с учетными системами (далее – УС).

Бизнес-решение МФУД поддерживает весь процесс обмена первичными учетными документами. В общем виде схема отправки, получения и хранения электронных документов выглядит так:

Финархив

БР Финархив решает похожие задачи, но уже при работе с бумажными:

Архитектура бизнес-решений для работы с первичкой

Чтобы понять, из чего состоят бизнес-решения, разберемся с их архитектурой.

Архитектура бизнес-решения МФУД

Верхнеуровневая архитектура БР МФУД:

Бизнес-решение МФУД, помимо технического решения «Электронный архив финансовых документов», использует модуль «Интеграция с системами обмена» DISI (DIRECTUM Interchange System Integration), который включает бесплатный коннектор с сервисом обмена Synerdocs и нацелен на обмен электронными первичными учетными документами. То есть модуль DISI включает в себя услуги по организации, в первую очередь, межкорпоративного электронного документооборота.

Архитектура бизнес-решения Финансовый архив

Верхнеуровневая архитектура БР Финархив:

Архитектура единого архива финансовых документов

Для многих компаний важно обмениваться и хранить как электронные, так и бумажные документы, поэтому рассмотренные бизнес-решения можно использовать вместе.

Для этого ТР «Электронный архив финансовых документов включает» в себя:

Поскольку модуль DISI идет в базовой поставке к DIRECTUM, то для обмена неформализованными документами его можно использовать с другими бизнес-решениями. Например, в рамках БР «Управление договорами» можно использовать модуль для обмена договорами.

Кроме того, есть возможность приобрести ТР «Коннектор к Диадок», если компания подключены к этому оператору ЭДО СФ.

В итоге полная архитектура решения для клиентов, которые автоматизируют работу с бумажными и электронными финансовыми документами, может выглядеть так:

Основные кейсы использования решения

Чтобы понять, какие решения стоит использовать для определенных кейсов, можно воспользоваться таблицей:

Кейс

Какое БР использовать

Краткое описание

Занесение, согласование, обмен через системы обмена и хранение электронных первичных учетных документов

БР МФУД

Интеграция с учетными системами (1С или любая другая УС) позволит оперативно занести первичку в DIRECTUM. Дополнение в ТР Финархив для модуля DISI позволит получать формализованные ПУД, согласовывать по специальными ТМ. Также в БР МФУД есть сценарии для печати, экспорта и массового подписания.

Занесение, согласование и хранение бумажных первичных учетных документов

БР Финархив

В рамках бизнес-решения можно отслеживать возврат бумажных документов, настроить потоковое сканирование, добавление штрихкодов к документам, массовую печать, распределение документов по делам и коробам архива бумажных документов.

Согласование договоров, обмен через системы обмена и хранение

БР Управление договорами

Для обмена и хранения неформализованных электронных документов типа договоров и приложений можно использовать соответствующее БР (например, «Управление договорами») и стандартный модуль DISI, который идет в базовой поставке DIRECTUM. То есть БР МФУД и Финархив не понадобятся.

Единый архив электронных и бумажных документов

БР МФУД и БР Финархив

Полноценное использование возможностей ТР Электронный архив финансовых документов, возможность использования единого архива. То есть достаточно иметь решение БР МФУД и настроить часть, относящуюся к обмену бумажными ПУД.

Вывод

В зависимости от ваших потребностей по работе с первичными финансовыми документами можно использовать разные бизнес-решения. Для электронной первички – БР МФУД, для хранения бумажных документов – БР Финархив. Всё актуальней становится тема совместного хранения финансовых документов, поэтому бизнес-решения можно объединять и пользоваться единым архивом.

Эти решения помогают в работе с финансовыми документами на протяжении всего их жизненного цикла. Они позволяют организовать правильное хранение, то есть в форматах, утвержденных законодательством, со всеми нужными атрибутами: электронной подписью и служебными документами. С их помощью можно увидеть, по каким документам нужно организовать возврат и выгрузить документы для представления в налоговые органы.

Решение постоянно дорабатывается в соответствии с изменениями законодательства и потребностями пользователей, поэтому мы всегда рады обратной связи от текущих и потенциальных клиентов.

Автор: Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs