—   сервис обмена электронными документами

Электронный обмен данными как лекарство от головной боли кладовщика

28.11.2016

Все чаще в использовании электронного обмена документами (далее – ЭДО) оказываются заинтересованы сотрудники отделов логистики – кладовщики. Их интерес продиктован желанием облегчить труд и сократить количество возможных ошибок при приемке товара. Почему же кладовщика не устраивает приемка по старинке, и при чем здесь ЭДО?

Что такое синхронизация номенклатуры?

Давайте рассмотрим, как ритейлер в секторе non-food принимает поступление товара. Например, пришла партия со множеством позиций одежды и обуви: разные коллекции, размеры, цвета, детские и взрослые модели (последние, помимо размеров, отличаются ставкой НДС). Практика показывает – в одной поставке может насчитываться несколько тысяч товарных позиций. В этот момент приемщик выполняет сразу несколько задач:

При проверке соответствия «поступление – заказ» и вводе данных в учетную систему возникает сложность – один и тот же товар поставщик и покупатель могут представлять по-разному. Как это выглядит на деле? Допустим, покупатель заказывал позицию «туфли женские RIQ, черный, размер 38, артикул SWRB38000», а в накладной поставщик указал эту позицию как «черные женские туфли RIQ 38 р-р». Задача приемщика – понять, что это одна и та же позиция, и корректно ввести в учетную систему данное поступление. Такой поиск соответствия товарных позиций называется синхронизацией номенклатуры.

«Приемка товара – это сбор паззла из нескольких перемешанных наборов».

Бухгалтер в интернет-магазин

Стоит отметить, что синхронизация – процесс довольно трудоемкий. Например, у одного из наших клиентов, до внедрения электронного обмена документами с помощью сервиса Synerdocs, этой работой занимались сразу 9 сотрудников и при этом полный рабочий день(!).

Как автоматизировать синхронизацию номенклатур?

Существует множество способов. В их основе лежит обмен структурированными данными в электронном виде между поставщиками и покупателями. Такую структурированную информацию можно обрабатывать в информационных системах покупателей/поставщиков или использовать в глобальных каталогах. Таким образом можно минимизировать человеческий фактор при приемке товаров и синхронизации номенклатур.

Сегодня наиболее распространены следующие способы передачи данных о поставке между поставщиком и покупателем:

В России используются и иные способы передачи данных о поставках, но описанные выше механизмы регламентированы государством либо являются стандартом. Применение этих решений упрощает внедрение и масштабирование электронного обмена между контрагентами, потому что стандарты и законы должны соблюдать все участники взаимодействия, а внедрять кастомное или малораспространенное решение контрагенты либо не захотят, либо не смогут.

Что выбрать?

Как показывает практика, заказчики и абоненты хотят сразу и то, и другое. В результате многие используют в работе с торговыми партнерами цепочку документов EDI + ЮЗДО.

О пользе электронного обмена лучше всего говорит озвученный выше пример из практики внедрения. Сейчас вместо девяти сотрудников, сверяющих номенклатуру в документах, в этом процессе остался один, который проверяет результаты автоматической обработки данных.

А каким образом происходят приемка товара и сверка номенклатуры в вашей компании?

Автор: Александр Валеев, аналитик Synerdocs