Электронный обмен данными как лекарство от головной боли кладовщика

28.11.2016

Все чаще в использовании электронного обмена документами (далее – ЭДО) оказываются заинтересованы сотрудники отделов логистики – кладовщики. Их интерес продиктован желанием облегчить труд и сократить количество возможных ошибок при приемке товара. Почему же кладовщика не устраивает приемка по старинке, и при чем здесь ЭДО?

Что такое синхронизация номенклатуры?

Давайте рассмотрим, как ритейлер в секторе non-food принимает поступление товара. Например, пришла партия со множеством позиций одежды и обуви: разные коллекции, размеры, цвета, детские и взрослые модели (последние, помимо размеров, отличаются ставкой НДС). Практика показывает – в одной поставке может насчитываться несколько тысяч товарных позиций. В этот момент приемщик выполняет сразу несколько задач:

• сопоставляет поступивший товар с указанным в накладной;
• проверяет качество товара;
• проверяет поступивший товар на соответствие заказу;
• вводит данные о поступлении в учетную систему.

При проверке соответствия «поступление – заказ» и вводе данных в учетную систему возникает сложность – один и тот же товар поставщик и покупатель могут представлять по-разному. Как это выглядит на деле? Допустим, покупатель заказывал позицию «туфли женские RIQ, черный, размер 38, артикул SWRB38000», а в накладной поставщик указал эту позицию как «черные женские туфли RIQ 38 р-р». Задача приемщика – понять, что это одна и та же позиция, и корректно ввести в учетную систему данное поступление. Такой поиск соответствия товарных позиций называется синхронизацией номенклатуры.

Стоит отметить, что синхронизация – процесс довольно трудоемкий. Например, у одного из наших клиентов, до внедрения электронного обмена документами с помощью сервиса Synerdocs, этой работой занимались сразу 9 сотрудников и при этом полный рабочий день(!).

Как автоматизировать синхронизацию номенклатур?

Существует множество способов. В их основе лежит обмен структурированными данными в электронном виде между поставщиками и покупателями. Такую структурированную информацию можно обрабатывать в информационных системах покупателей/поставщиков или использовать в глобальных каталогах. Таким образом можно минимизировать человеческий фактор при приемке товаров и синхронизации номенклатур.

Сегодня наиболее распространены следующие способы передачи данных о поставке между поставщиком и покупателем:

• Обмен данными на основе EDI-сообщений.
  

  EDI представляет собой серию стандартов и соглашений по передаче информации между организациями. В основе технологии лежат форматы и порядок передачи сообщений. Подробнее о ней можно прочесть в наших предыдущих материалах: «Многообразие сервисов для обмена электронными документами в сфере ритейла», «EDI: информация как стандарт».

  В данной технологии используются GTIN-коды товаров (еще их называют штрихкодами). В отличие от артикулов товара, форматы которых у каждого разные, штрихкоды имеют стандартный способ кодировки, принятый во всем мире. Это говорит о том, что существуют единые правила присвоения данных кодов, и они должны быть уникальны для каждого товара. Согласитесь, это удобно – использовать коды номенклатуры, которые могут быть понятны любым торговым партнерам во всем мире.

  

  Используя штрихкоды, можно принять участие в глобальной сети синхронизации данных GDSN, которая представляет собой международный каталог товаров. Получение доступа к общим данным открывает широкие возможности по поиску новых партнеров как для поставщиков, так и для покупателей.

  Конечно, перед использованием штрихкодов необходимо решить организационные вопросы с контрагентами: призвать поставщиков присвоить своим товарам данные коды; договориться об указании этой кодировки в спецификациях и заказах. Ранее такие же вопросы приходилось решать при использовании артикулов, так что это не должно стать большой проблемой. Показательно то, что сегодня ритейлеры требуют указывать в товарных спецификациях штрихкоды или использовать PRICAT (прайс-лист по стандартам EDI).

  В результате использования EDI партнеры обмениваются понятными друг другу данными о товарах и поставках. Вдобавок отпадает необходимость ручного ввода в информационную систему данных о поступлении товаров.

  
  
• Обмен данными на основе электронных первичных учетных документов ТОРГ-12, УПД.
  

  С одной стороны, форматы документов и порядок обмена регламентированы государством, с другой, – нет жестких требований к обозначению номенклатуры (главное, чтобы было указано). Кстати, один из наших абонентов предлагает своим поставщикам указывать штрихкоды в первичных документах.

  Однако эти электронные документы представляют собой структурированную информацию, а значит их обработку можно автоматизировать. Импорт данных в информационную систему будет происходить на лету и проверку корректности заполнения первичного документа можно поручить компьютеру. Приемщику останется только проверить соответствие факта поставки с данными в информационной системе.

  Такие первичные документы, переданные через оператора ЭДО, по умолчанию обладают юридической значимостью, а также могут быть представлены в ИФНС.

В России используются и иные способы передачи данных о поставках, но описанные выше механизмы регламентированы государством либо являются стандартом. Применение этих решений упрощает внедрение и масштабирование электронного обмена между контрагентами, потому что стандарты и законы должны соблюдать все участники взаимодействия, а внедрять кастомное или малораспространенное решение контрагенты либо не захотят, либо не смогут.

Что выбрать?

• Если надо решить только задачу сокращения издержек при приемке товаров, то подойдет любой инструмент.
• Если необходимо использовать также электронные каталоги товаров, согласовывать электронные спецификации, лучше выбрать EDI.
• Если, помимо автоматизации приемки, хотите избавиться от гор бумаги и придать электронным документам юридическую силу, то ваш выбор – обмен юридически значимыми документами (далее – ЮЗДО).

Как показывает практика, заказчики и абоненты хотят сразу и то, и другое. В результате многие используют в работе с торговыми партнерами цепочку документов EDI + ЮЗДО.

О пользе электронного обмена лучше всего говорит озвученный выше пример из практики внедрения. Сейчас вместо девяти сотрудников, сверяющих номенклатуру в документах, в этом процессе остался один, который проверяет результаты автоматической обработки данных.

А каким образом происходят приемка товара и сверка номенклатуры в вашей компании?

Автор: Александр Валеев, аналитик Synerdocs