—   сервис обмена электронными документами
ГлавнаяНовостиНовости сервиса: 2016

Ответы на вопросы вебинара «Корпорации и их «монстры»: проблемы ДО в холдингах»

16 ноября состоялся онлайн-семинар «Корпорации и их монстры: избавляемся от проблем документооборота в холдингах». По традиции, мы собрали все вопросы, которые участники семинара задали в чате, и передали их экспертам.

 

Константин Алексеев,

аналитик Synerdocs

 

Евгений Кузнецов,

руководитель проектов Synerdocs

 

Рвачёва Наталия: [вопрос к кейсу «СБСВ Ключавто»] Подскажите, пожалуйста, филиалы работают в своих личных кабинетах или имеются ввиду подразделения в настроенной оргструктуре в кабинете Synerdocs, и обмен идет в понятиях «внутренние документы»?

Кузнецов Евгений: Обмен идет полноценными внешними документами, и он тарифицируется соответственно. Одно юридическое лицо, одна электронная подпись – один личный кабинет. В рамках одного личного кабинета может быть несколько учетных записей для подразделений. Например, ООО «СМД», в котором есть бухгалтерия, склад и юридический отдел.


Беликова Светлана: Подскажите, пожалуйста, для работы в системе потребуется электронная подпись?

Кузнецов Евгений: Да, электронная подпись, как один из гарантов юридической значимости, необходима. О том, какую подпись можно использовать для документооборота, вы можете узнать на нашем сайте synerdocs.ru/signature или в записи вебинара «Электронная подпись – печать доверия».


Мустафина Марина: Какие плюсы при использовании штрихкодирования в документообороте?

Алексеев Константин: Основной смысл – надо ассоциировать бумажный документ с объектом в системе, что позволит комфортно работать с оригиналом и его копией.

Если документ отправляется нами, то штрихкодирование помогает: отслеживать возврат документов от контрагентов (контроль возврата документов, соблюдение комплектности), искать документ по штрихкоду в системе DIRECTUM. Поднеся документ со штрихкодом к сканеру, вы сразу же найдете его образ в системе, откроете его карточку и т.п.

При входящем документопотоке, если мы работаем без штрихкода и вручную привязываем документ к карточке, это трудоемко, особенно если входящих много. При использовании штрихкода заводится карточка документа, распечатывается штрихкод и наклеивается на документ. Стопка документов кладется в потоковый сканер, отсканированные документы автоматически привязываются к карточкам документов. Получается, что система помогает управлять вам и бумажными и электронными документами одновременно, делая вашу работу с ними удобной и быстрой.


Евтисов Станислав: Можете привести еще несколько примеров из своего опыта, когда целесообразно использовать интеграцию с DIRECTUM, а не напрямую? Вы назвали сложное согласование, хранение, договоры, что еще?

Кузнецов Евгений: Нужно рассматривать конкретный кейс. Это может быть в том числе разграничение прав доступа на документы, работа с двумя потоками документов (бумажным и электронным). Всегда, когда речь заходит о полноценном управлении корпоративной информацией (концепция ECM), необходима полноценная система для этого. Synerdocs в данном смысле может взять на себя роль хаба для интеграции, но маршрутизация и хранение будут на стороне DIRECTUM.


Шамшурин Алексей: Какие документы перемещаютcя в этом документообороте? Документы на ТМЦ (т.е. с передачей материальной ответственности) ходят в этой схеме [вопрос по кейсу с хранением]? Как передаётся материальная ответственность курьеру при движении документов через Synerdocs? Документ, созданный и согласованный в Директуме в Synerdocs надо отдельно подписывать ЭЦП или можно в Директуме подписать?

Алексеев Константин: В рассматриваемом документообороте участвуют первичные документы (акты, товарные накладные, счета-фактуры). Конкретно в этой схеме нет документов с передачей материальной ответственности. Документы на перемещение ТМЦ участвуют в документообороте третьего кейса – компании «Гольфстрим Охранные системы».

Что касается передачи ответственности курьеру при документообороте через Synerdocs. Этот вопрос сейчас прорабатывается нами совместно с ФНС. Такая возможность необходима в том числе для облегчения работы диспетчеров транспортных компаний. В качестве одного из вариантов решения этой задачи рассматривается передача курьеру товарно-транспортной накладной в бумажном виде для сопровождения груза. При этом подписание документов между отправителем и получателем переводится в электронный вид.

Документ, созданный и согласованный в DIRECTUM, подписывается в DIRECTUM и типовым маршрутом отправляется через сервис Synerdocs. При этом вы работаете в привычном интерфейсе DIRECTUM, дополнительно подписывать документ в Synerdocs не нужно. Для реализации такого варианта работы требуется настроить имеющийся коннектор DIRECTUM к Synerdocs.


Капустин Евгений: Есть ли пример гибридной обработки первички (счета, акты и т.п.), и как тогда они учитываются в едином учете, если полученный бумажный экземпляр для обработки сканируется?

Алексеев Константин: Современные информационные системы позволяют обрабатывать одновременно потоки как бумажных документов, так и электронных. И работают они, действительно, с распознаванием сканированных образов бумажных документов.

Таким решением может послужить Межкорпоративный финансово-учетный документооборот от DIRECTUM. Подробности можете узнать на нашем сайте: synerdocs.ru/directum.


Немтырев Олег: При представлении документов в ФНС за запрашиваемый период по контрагенту все же есть деление этих документов на электронные и бумажные? Например, в этот период был осуществлен переход на обмен с ЭДО с данным контрагентом.

Алексеев Константин: В целом, если половина документов на бумаге, а половина в электронной форме, то саму процедуру представления документов в налоговую инспекцию это не изменит.

Если документы налоговикам необходимо представить в электронной форме, то составленные на бумаге документы необходимо отсканировать, заверить УКЭП и в таком виде совместно с электронными документами передать по телекоммуникационным каналам связи. Отметим, что отсканированные образы бумажных документов передаются с учетом положений Приказа ФНС РФ от 29 июня 2012 года №ММВ-7-6/465@. Кроме того, те электронные документы, которые составлены не по форматам, утвержденным ФНС РФ, так же должны быть переведены в форматы .TIF или .JPG.

Если документы нужно представить на бумаге, то помимо заверенных копий бумажных документов необходимо распечатать и так же заверить документы, чьи оригиналы существуют в электронной форме, и уже в таком виде передать в налоговую инспекцию.


Шамшурин Алексей: Ещё раз про переданный пакет в ФНС. Если часть документов в бумаге, то как их перевести только в электронный вид? СФ, например, хранится в виде XML-файла. Бумажные документы необходимо отсканировать и подписать ЭП скан?

Ответ: Что подразумевает перевод только в электронный вид? Документ, оригинал которого составлен на бумаге, так и останется оригинальным только в бумажной форме, а его сканированный образ, хоть и подписан УКЭП, но так и останется копией.

Таким образом, для представления в налоговую инспекцию бумажные документы можно отсканировать, перевести в нужный формат и, заверив УКЭП, отправить по телекоммуникационным каналам связи (с учетом положений Приказа ФНС РФ от 29 июня 2012 года №ММВ-7-6/465@). Однако в случае истребования оригинала документа, составленного на бумаге, придется отправить именно бумажный экземпляр.


Булдаков Дмитрий: При внедрении процесса работы с Поручениями (распоряжениями, задачами) обнаружилось узкое место – само внесение поручения внутрь системы.

Очевидно, что ГД, поставив устную задачу, например, функциональному директору подразделения, не станет самостоятельно вносить ее в систему. Какие есть варианты, способы, кейсы из реальной жизни?

Кузнецов Евгений: Надо сначала взглянуть на процесс выдачи поручений до внедрения DIRECTUM: как ваш генеральный директор делал это раньше. Если директор выдавал какие-то устные поручения секретарю, отправлял в записке или на бланке резолюции, а секретарь уже оформлял документ, то даже после внедрения СЭД работа руководителя не изменится. Просто теперь секретарь будет оформлять поручение уже в DIRECTUM.

Более того, функциональность подразумевает возможность выдавать устные поручения: секретарь просто заполняет форму и стартует задачу. Задание автоматически уходит исполнителям.

По поводу того, какие кейсы посмотреть. Обратите внимание на любой проект DIRECTUM в органах власти. Там функциональность поручений реализована в полном объеме. Проекты можете найти на сайте directum.ru.