—   сервис обмена электронными документами

Ответы на вопросы онлайн-семинара «Электронные документы в SAP: от создания до отправки контрагентам»

21 февраля состоялся онлайн-семинар «Электронные документы в SAP: от создания до отправки контрагентам». По традиции, мы собрали все вопросы, которые участники семинара задали в чате, и передали их экспертам.

 

Сергей Сухинин,

Директор по развитию ЭДО и комплексных решений, TerraLink

 

Андрей Николаев,

бизнес-аналитик DIRECTUM

 

Роман Люблинский: Как добавляются транзакции в SAP технически? У нас инсталляция управляется головной компанией – у нас нет админ. доступа.

Сергей Сухинин: Импорт SAP-части Продукта TerraLink xDE осуществляется стандартными средствами SAP. Мы можем предоставить SAP-запросы вашей головной компании, которая осуществит их импорт в глобальную SAP-систему. После импорта у российского представительства появится требуемая функциональность продукта. Головная компания может воспользоваться документацией по продукту на английском языке.


Ляхин Алексей Викторович: Как в реестре документов сгруппировать Первичный документ + Счет-фактуру + Сопроводительный (неформализованный документ) в комплект? При большом документопотоке это важно.

Сергей Сухинин: Продукт TerraLink xDE поддерживает функциональность отправки и получения документов пакетом. Для визуализации в отчете по исходящим и входящим документам выведен дополнительный атрибут документа – Идентификатор пакета (уникальный единый номер, присвоенный нескольким документам, входящим в один пакет).


Квасняк Михаил: Как происходит преобразование входящих документов на стороне SAP ERP в проводки?

Сергей Сухинин: В Продукте TerraLink xDE предусмотрено расширение, в которое можно встроить вызов стандартных транзакций SAP для создания проводок в SAP. Например, можно реализовать такой сценарий: в транзакцию Продукта «Отчет входящих документов» добавить кнопку «MIRO», при нажатии на которую будет вызван стандартный интерфейс транзакции MIRO, в котором будут заполнены основные поля из данных XML-файла формализованного документа.


Дмитрий Майер: Каким образом организован процесс согласования ЭД, а также обработки подписанных ЭД в SAP: адресно, т.е. конкретному должностному лицу, или группе согласующих/специалистов бухгалтерии, имеющих соответствующие полномочия?

Сергей Сухинин: В Продукте TeraLink xDE поддерживается стандартный SAP-функционал ролевой модели. Создается SAP-роль с присвоенными полномочиями, и данная роль присваивается конкретным пользователям. Все действия в Продукте завязаны на роли, а не на конкретном пользователе.


Зотова Марина: Какие ограничения/сложности возникают, если контрагент работает с другими провайдерами, Диадоком, например?

Сергей Сухинин: С использованием продукта TerraLink xDE эти ограничения/сложности отсутствуют. Архитектура поддерживает возможность использования нескольких операторов ЭДО в одном интерфейсе пользователя.

Андрей Николаев: Данный вопрос в том числе решается с помощью роуминга. Отправляя документы через Synerdocs, вы можете не задумываться о том, с каким оператором работает ваш контрагент. У synerdocs роуминг налажен с основными операторами ЭДО: synerdocs.ru/roaming.


Разговоров Михаил: Модуль Терралик (из коробки) может отдавать документы в Директум, а после согласования выгружать (создавать учетный документ) в SAP?

Сергей Сухинин: Возможности продукта позволяют использовать DIRECTUM для организации архива финансовых документов. Использование workflow в системе DIRECTUM и передача статусов в SAP может потребовать дополнительных настроек.


Зотова Марина: Я где-то читала что при роуминге могут теряться доп. данные при передаче, это не так?

Андрей Николаев: Это не соответствует действительности: все данные, отправляемые через роуминг, передаются в неизменном виде, ничего не теряется. За качество передачи данных отвечают оба оператора.


synerdocs synerdocs: Функционал по подписанию электронной подписью и последующей отправке в SAP (УС) входит в стандартную поставку DIRECTUM или приобретается отдельно?

Андрей Николаев: Подписание входит в базовую поставку, коннектор к SAP приобретается отдельно.


Майер Дмитрий: А как бухгалтер узнает о статусе подписания документа, если у него нет доступа в СЭД, только в SAP?

Сергей Сухинин: В Продукте TerraLink xDE предусмотрено расширение, в которое можно встроить функционал отправки уведомления на электронную почту пользователям.


Майер Дмитрий: А как бухгалтер узнает о статусе подписания документа, если у него нет доступа в СЭД, только в SAP?

Сергей Сухинин: В Продукте TerraLink xDE предусмотрено расширение, в которое можно встроить функционал отправки уведомления на электронную почту пользователям.


Ляхин Алексей Викторович: Вопрос по функциональности Directum – неформализованные документы в формате XML должны генерироваться во внешней ИС и могут быть подписаны и переданы через Directum, либо Directum может сгенерировать XML для подписания на основании данных внешних ИС?

Андрей Николаев: Возможны оба варианта. При загрузке документа из внешней системы в DIRECTUM определяется степень соответствия установленному формату и при необходимости происходит преобразование в требуемый формат. Для обработки документов (формализованных и нет) из внешних ИС в DIRECTUM есть весь необходимый инструментарий.


Коновалов Максим: Расскажите подробнее о процессе, который происходит при нажатии в Directum кнопки «Документ в УС». Интересует формат передачи данных, техническая сторона, если учетная система не SAP, а, например, 1С или какая-то еще УС?

Андрей Николаев: При нажатии кнопки «Документ в УС» срабатывает интеграционная связка с УС (при ее наличии, например, так, как в готовом коннекторе с 1С), благодаря которой создается документ в УС, и открывается карточка документа. Некоторые поля заполнятся автоматически из XML-файла (например Номенклатура ЭД, Ед.изм., Ставка НДС), часть полей необходимо будет заполнить вручную. Подробности на странице «Коннектор к системе 1С:Предприятие 8».


Ляхин Алексей Викторович: Наличие возможности интеграции Directum с корпоративным хранилищем ЭД?

Андрей Николаев: Интеграция DIRECTUM с корпоративным хранилищем ЭД возможна благодаря набору средств интеграции. Данный набор (DIRECTUM Integration Toolset) предназначен для интеграции с внешними системами и последующего обмена данными с ними. Обмен данными осуществляется несколькими способами: с помощью коннектора, веб-сервисов, через COM-объекты. Подробности в разделе «Интеграция системы электронного документооборота DIRECTUM в ИС предприятия».


Бечина Анастасия: Если отправили пакет документов клиенту, а он не принимает и не подписывает их, есть ли какие-нибудь сроки для подписания документов?

Андрей Николаев: Как правило, сроки определяются самими контрагентами. Система их не задает и, в общем-то, это не ее задача. При этом в DIRECTUM и Synerdocs есть возможность отслеживать статусы документа – если документ необходимо срочно подписать, система напоминает об этом обоим контрагентам.


Майер Дмитрий: Сергей, все-таки направление документа подвязано к определенным логинам пользователей (заранее определенных) или организовано правилами групповой политики? Специалист может отсутствовать (внезапно заболеть), а документ будет его "ждать"...

Сергей Сухинин: В Продукте TeraLink xDE поддерживается стандартный SAP функционал ролевой модели. Создается SAP-роль с присвоенными полномочиями, и данная роль присваивается конкретным пользователям. Все действия в Продукте завязаны на роли, а не на конкретном пользователе.


Иванова Анна: Подскажите, пожалуйста, при получении документов в САП проводки формируются автоматически? Каким образом?

Сергей Сухинин: В продукте TerraLink xDE предусмотрено расширение, в которое можно встроить вызов стандартных транзакций SAP для создания проводок в SAP. Например, можно реализовать такой сценарий: в транзакцию продукта «Отчет входящих документов» добавить кнопку «MIRO», при нажатии на которую будет вызван стандартный интерфейс транзакции MIRO, в котором будут заполнены основные поля из данных XML-файла формализованного документа.

Или можно реализовать сценарий автоматической проводки, когда на событие поступления электронного документа вызывается модуль создания проводок через стандартные транзакции SAP.


Чтобы посмотреть запись онлайн-семинара «Электронные документы в SAP: от создания до отправки контрагентам», пройдите по этой ссылке.

Звонок
Презентация
Поддержка
Кнопка
связи