—   сервис обмена электронными документами

 

Материал перемещен в архив

Переход на электронные ТТН: «было бы желание, а возможность найдется»

31.05.2017

Транспортно-экспедиционные компании занимают 70-80% рынка логистики. Последние события в стране, о которых я писала в статье «Рынок логистики и ЭДО. Стратегия лидеров» оказывают большое влияние на их деятельность. А значит, необходимо искать пути совершенствования внутренних и внешних процессов для того, чтобы удержать и укрепить свои позиции на рынке.

Как мы выяснили в предыдущей статье, своевременная доставка груза грузополучателю и получение вознаграждения за оказанные услуги являются одними из главных задач транспортно-экспедиционной компании (далее – ТЭК). Вознаграждение же выплачивается на основании ряда первичных документов в тот момент, когда заказчику грузоперевозки приходят оригиналы почтовыми службами. Как правило, это занимает длительное время и затягивает сроки расчетов.

Важная составляющая любой грузоперевозки

Такой документ, как товарно-транспортная накладная (далее – ТТН), подтверждает факт перемещения товара, служит основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также является основанием для расчетов с перевозчиком. Его оформляют во всех случаях перевозки товарно-материальных ценностей автомобильным транспортом.

Федеральный закон от 08.11.2007 года №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом, определяет общие условия перевозок грузов, а также общие условия предоставления услуг фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур.

Во второй статье подробнее поговорим о том, какие процессы в работе с ТТН можно скорректировать, чтобы ускорить получение вознаграждения за перевозку. И главное, узнаем, как в этом помогает электронный документооборот.

Товарно-транспортная накладная на бумаге

Сегодня в мире, в частности области B2B, огромное количество первичных учетных документов уже переведены в электронный вид, и с помощью операторов электронных счетов-фактур успешно идет их обмен между контрагентами. Однако о переводе ТТН в России пока ничего не слышно. Тогда как, например, в соседней Белоруссии законодательство подстроилось под транспортную отрасль, и теперь ТТН передаются в электронном через сервисы EDI с использованием электронной подписи. Так, может, необходимость электронных ТТН в России надуманна, и процесс работы с этими документами возможно наладить иным образом?

К слову, перед тем как погрузиться в вопросы ЭДО в логистике, мне удалось пообщаться с представителями нескольких транспортно-экспедиционных компаний, и выяснить, что вопрос с переводом ТТН в электронный вид является для них актуальным (!). На сегодняшний день с   большинством грузополучателей, грузоотправителей и клиентов их ТЭК уже обмениваются электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12. Проблемной точкой остается только обмен ТТН – он происходит в бумажном виде.

Известно, что грузоотправитель выписывает ТТН как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых заверяет своей подписью. Водитель-экспедитор также подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь, что груз принят к перевозке, а факт передачи ответственности за сохранность груза ТЭК состоялся. Он забирает три экземпляра с собой, а четвертый остается у грузоотправителя. После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают три экземпляра ТТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На основании ТТН транспортно-экспедиционная компания в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата. И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТТН и акта, но если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТТН до офиса компании. К тому же, если по пути следования будет взят следующий заказ, сроки увеличиваются.

В этой схеме может присутствовать также клиент – лицо, обратившееся в транспортную компанию, которому необходимо отправить груз от грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном случае для подтверждения расходов на перевозку клиенту достаточно копии ТТН и оригинала акта выполненных работ.

Оптимизируем процесс. Решение №1

Рассмотрим ситуацию. Если заказчик перевозки, грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК уже обмениваются между собой электронными документами через Synerdocs, то схема работы для них значительно не изменится. Как и прежде, водитель заберет и доставит груз, все стороны подпишут соответствующие документы. Однако существуют пути оптимизации и ускорения процесса выставления акта за оказанные услуги:

1.   После подписания ТТН сторонами водитель может сфотографировать оригинал документа и отправить в офис ТЭК в электронном виде.

2.   Фото ТТН будет заверено усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на оплату в электронном виде заказчику перевозки через сервис обмена. Что в свою очередь гарантирует оперативное получение вознаграждения.

3.   Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено важное условие: в договоре между грузоотправителем и транспортной компанией следует явно прописать о возможности использования документов по транспортировке в электронном виде. В частности, что акт в электронном виде составляется на основании фото ТТН, которая в свою очередь является гарантом существования оригинала на бумажном носителе.

4.   Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию невозврата оригинала ТТН, например, может производиться возврат средств.

Еще одно преимущество использования сервиса Synerdocs для отправителя – это возможность «отслеживания» груза. Когда грузополучатель подпишет товарную накладную или сформирует уточнение по товарам, отправитель будет уверен, что его груз доставлен, и это станет дополнительным основанием для выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии ТТН.

Если же компании не сталкивались ранее с обменом электронными документами с контрагентами, то представленные преимущества – весомый аргумент для перехода на ЭДО через Synerdocs.

Все документы на груз, такие как товарная накладная, счет-фактура, договоры, акты и многие другие, могут быть отправлены в сервисе с использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в соответствии с порядком обмена (обмен электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н).

Использование электронного документооборота не только значительно бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и в целом оптимизировало бы взаимодействие с контрагентами.

Напомним, что для любой ТЭК важно своевременно доставить груз и ускорить получение оплаты. Избавление от бумажных хлопот только бы приблизило компанию к выполнению поставленных задач.

Электронная ТТН. Реально или нет? Решение №2  

В марте 2017 года в интервью отделу новостей ИА «Клерк.Ру» представители бизнеса выразили свое мнение по переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации. Специалисты считают, что вопрос перевод такого документа в электронный вид будет решаться в самое ближайшее время.

Зачастую, когда компания желает избавиться от бумажных ТТН и перевести документооборот в электронный вид, она сталкивается с вопросами нормативного регулирования. Попробуем систематизировать существующие НПА:

1.   Федеральным законом от 06.12.2011 года №402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете», пунктом 2 статьи 9 установлены обязательные реквизиты первичного учетного документа.

2.   Форма ТТН № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

3.   Федеральный закон от №63-ФЗ «Об электронной подписи» по-прежнему регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок.

Действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде, в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все необходимые сведения и реквизиты.

В целом, схема работы значительно не поменяется, а на стороне каждого из участников будет оригинал ТТН в электронном виде со всеми необходимыми подписями.

1.   Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов через планшет/смартфон и подписывать документы в сервисе.

2.   В случае веских оснований для дополнительного осмотра груза инспекторами ГИБДД водитель может предъявить электронные ТТН или одну ТТН в бумажном виде, распечатанную из сервиса с отметками о подписании УКЭП.

К примеру, так выглядит печатная форма электронной накладной ТОРГ-12, выгруженной с соответствующей отметкой из сервиса Synerdocs:

3.   К тому же если добавить возможность создания такого документа, как акт передачи, значительно ускорится процесс урегулирования споров, особенно в случае повреждения товара по пути следования

Как видим, основные вопросы по переводу ТТН в электронный вид связаны только с реализацией решения.

Выводы

Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения взаиморасчетов в основном ложится на плечи самих ТЭК, при этом, каждый участник грузоперевозки нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.

Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товаросопроводительных документов в электронном виде, но они есть и в случае работы с бумажными аналогами.

Используя Synerdocs для передачи документов, транспортно-экспедиционные компании получают ряд неоспоримых преимуществ:

●    Можно продолжать работать в привычной информационной среде и готовить документы, не переключаясь между системами.

●    Все документы, отправленные в сервисе, надежно шифруются.

●    Все отправленные документы за счет заверения их квалифицированной электронной подписью имеют юридическую значимость.

●    Доставка документов осуществляется за считанные минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок.

●    И конечно, ускоряется время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря об экономии на бумаге и почтовых отправках.

Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.

Несомненно, реализовать перевод ТТН в электронный вид можно и иначе, используя имеющиеся базы данных ЕИКТС (единая информационно-телекоммуникационная система органов внутренних дел), однако это пока останется вопросом реализации на государственном уровне. Сегодня же компаниям ничего не мешает оптимизировать свои процессы, используя сервисы обмена. Как гласят уроки древних китайцев, «Было бы желание, а возможность найдется».

С возможностями Synerdocs в транспортных компаниях можно ознакомиться на специализированной странице.

Автор: Алиса Муратова, аналитик Synerdocs