—   сервис обмена электронными документами

Что должно случиться, чтобы все отказались от бумажных документов?

21.06.2017

Картинки по запросу

Когда я писал статью «Сами не подключатся: от чего зависит переход ваших контрагентов на ЭДО», то размышлял параллельно – что вообще должно произойти, чтобы не пришлось контрагентов уговаривать переходить на обмен электронными документами? Понятно, что в нашей стране ничего без пинка не происходит, а полный отказ от бумажных документов в текущих условиях невозможен, тем не менее условия для этого вполне могут сложиться.

Электронные документы должны стать выгоднее бумажных

Бизнес всегда руководствуется экономической эффективностью – продать подороже, купить подешевле и сэкономить на второстепенном. Фактически электронные документы дешевле бумажных – уже одно это должно бы мотивировать. Для крупных компаний экономия на бумаге может составлять сотни тысяч рублей в месяц, а вот для малого бизнеса выигрыш в пару тысяч, кажется, не стоит внимания.

Полноценно экономика включится тогда, когда бумажные документы начнут всеми восприниматься как очень дорогое удовольствие. Но и здесь речь должна идти не о прямолинейной экономии на бумаге, а о процессах, связанных с документооборотом. В электронном виде сделки проще, платежи быстрее, значит, можно эффективнее планировать и зарабатывать больше.

Но стоит признать, понимают эффект от ЭДО довольно ограниченное число предпринимателей. Я не хочу порочить наш малый бизнес, но тем не менее, значительная его часть не хочет ничего менять и подстраивается под существующие правила игры. Вы можете со мной не согласиться, но кажется, что экономика электронных документов, как главный мотиватор отказа от бумаги, сегодня не работает.

Доверять электронным документам должны больше, чем бумажным

Это, скорее, из раздела демотиваторов – полностью доверять информационным технологиям еще не научились. Яркий пример – судебная практика, где все еще много условностей и непрозрачных требований к документам, которые все еще предпочитают печатать. Мы обсуждали этот вопрос на прошлом вебинаре (вот, кстати, вопросы и ответы из эфира), эксперты сошлись в том, что в договор необходимо отдельно вписывать пункт об использовании электронных документов при разрешении разногласий. То есть до сих пор в нашей стране им не доверяют безусловно, как, например, в Европе, где даже простое сообщение в мессенджере может иметь юридическую силу и являться документом.

Доверие – тонкая материя. В нашей истории должно случиться так, чтобы электронным документам стали доверять больше, чем бумажным. Тут надо учитывать фактор риска компрометации – какой урон будет причинен компании, если документ окажется подделан или будет потерян. Если задуматься, то бумага потенциально подвержена дискредитации – ее проще подделать, и всегда есть вероятность, что в суде подделку примут за оригинал. Но зато ее проще защитить: документы с грифом секретности хранятся на бумаге успешно и пока еще не подвели своих владельцев.

То есть должна сложиться ситуация, при которой проблема с бумажным документом вызвала бы более дорогостоящие последствия, чем с электронным оригиналом. Ситуация эта должна быть показательной и лучше всего не единственной. Тогда понимание, что электронный документ безопаснее, придет ко всем. Но для очистки кармы я все-таки желаю, чтобы ни у кого не было проблем!

Электронные документы должны стать бизнес-стандартом

Работать с бумагой – привычка, которая складывалась годами. Но есть примеры, когда смена сущностей принималась хоть и с трудом, однако приживалась и становилась нормой. Когда-то переход от железных денег к бумажным, а от них к электронным вызывал шок. Сейчас же многие компании работают только по безналичному расчету. Просто выработалась привычка, которая стала негласным признаком серьезности бизнеса.

Так же должно стать и с документами: если в сделке вам предлагают бумажные документы, это должно настораживать. Почему бумажные? Ведь электронные удобнее, обмен ими быстрее, прозрачнее и безопаснее. Должен сложиться комплекс недоверия, как если бы бумажные документы ассоциировались с теневыми процессами.

Бумажные документы должны быть отменены законом

И это будет ultima ratio ЭДО. В нашей стране многое получает развитие только после того, как что-то изменится на законодательном уровне. Вспомним, как запускалась электронная отчетность. Стоит признать, если бы не законодательные ограничения на обмен счетами-фактурами, то само наличие сервисов ЭДО было бы под вопросом.

Сейчас таких законов нет, хотя мы и фантазировали с коллегами о скорейшем переходе на обязательные электронные счета фактуры. Тем не менее, условия для принятия подобного закона до сих пор сохраняются. Но хочется, конечно, чтобы российский бизнес самостоятельно, органическим путем осваивал электронные документы, а не переходил на ЭДО по принуждению.

***

Вроде ничего фантастического в этих условиях нет – мы идем к ним эволюционно (ну, кроме закона). Однако темпы развития могли бы быть поживее. А как вы считаете, что должно произойти, чтобы компании отказались от бумаги? От слова «совсем».

Автор: Павел Овчинников, руководитель проектов Synerdocs