—   сервис обмена электронными документами

Торговый дом «Башхим» — крупнейший поставщик кальцинированной соды, бикарбоната натрия (соды пищевой) и другой химической продукции, производимой АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод». Вместе предприятия образуют группу «БАШХИМ». Торговый дом активно продвигает химическую продукцию на глобальные рынки — в страны Европы, Азии, Африки, Северной и Южной Америки. В России самый узнаваемый продукт группы компаний — «Сода пищевая» в жёлто-оранжевой упаковке.

Сотрудники группы «БАШХИМ» ежемесячно создают и обрабатывают тысячи документов. Весь процесс, включая юридически значимый обмен с контрагентами, протекает в электронном виде.

О группе «БАШХИМ» в цифрах

75

лет

на российском рынке

73%

рынка

бикарбоната натрия в стране

62%

российского рынка

кальцинированной соды и 30% российского рынка ПВХ

более 50

стран

География поставок

11 000

сотрудников

трудятся на предприятиях группы

75

лет

на российском рынке

 

73%

рынка

бикарбоната натрия в стране

 

62%

российского рынка

кальцинированной соды и 30% российского рынка ПВХ

более 50

стран

География поставок

 

11 000

сотрудников

трудятся на предприятиях группы

 

История развития

2009/10

Сотрудники ОАО «Сода» автоматизировали работу с входящими и исходящими документами канцелярии и договорными документами в системе Directum.

2010

К работе в системе присоединились сотрудники ОАО «Каустик».

2013

Сотрудники АО «Березниковский содовый завод» начали вести электронный документооборот в системе Directum.

2013/14

Объединение компаний ОАО «Каустик» и ОАО «Сода» в АО «Башкирская содовая компания». Создание общей системы документооборота Directum.

2017

Автоматизирован процесс обмена распоряжениями на отгрузку между ТД «Башхим» и производственными компаниями — АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод». Объединение систем электронного документооборота АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод».

2018

Тестовая эксплуатация решения по обмену универсальными передаточными документами (УПД) между юридическими лицами в рамках группы «БАШХИМ».

2019

Полноценный обмен распоряжениям на отгрузку, универсальными передаточными документами, накладными ТОРГ-12, актами выполненных работ и другими документами. Перевод всех предприятий группы «БАШХИМ» на ЭДО.

2020

Массовый переход АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод» на ЭДО c контрагентами с использованием системы Directum.

Переход на юридически значимый электронный документооборот

Увеличение объемов производства и поставок привели к росту документооборота. Предприятия группы «БАШХИМ» столкнулись с традиционными издержками при работе с бумагой. Среди них — длительность согласования и рассылки уведомлений ответственным лицам, сложность в отслеживании статуса документооборота и организации архива, потеря документов. Чтобы исключить эти негативные факторы, было решено оптимизировать процесс работы с комплектом документов, в который входят:

Обмен распоряжениями на отгрузку

В 2017 году проект получил развитие. Между ТД «Башхим» и АО «Башкирская содовая компания» автоматизировали процесс обмена распоряжениями на отгрузку — особыми документами, которые являются основанием для конкретной поставки.

Ежедневно сотрудники ТД «Башхим» обрабатывали более 50 РНО (данные на 2017 год). В бумажном виде процесс занимал много времени: документ нужно было получить у экспедитора, обработать, занести в учётную систему, проверить, а также уточнить, является ли он корректирующим. При этом оформление должно было протекать быстро, чтобы в указанные сроки доставить продукцию покупателю.

Для того чтобы ускорить подготовку документов и их последующее согласование, реализовали интеграцию между системами «Галактика ERP», Directum и сервисом Synerdocs.

Как сейчас выглядит процесс работы с РНО:

  1. Сотрудник ТД «Башхим» формирует в «Галактике» распоряжение на отгрузку, выгружает его и сопроводительные документы в Directum.
  2. Далее по типовому маршруту запускается задача на согласование и подписание РНО.
  3. Подписанный документ с помощью коннектора отправляется через сервис обмена Synerdocs поставщикам — в «Башкирскую содовую компанию» и «Березниковский содовый завод». Файлы комплектуются в ZIP-архив.
  4. На стороне АО «Башкирская содовая компания» и АО «Березниковский содовый завод» поступившие документы загружаются в систему Directum, запускается типовой маршрут по согласованию и подписанию РНО.
  5. Информация о подписании или отказе РНО поступает в ТД «Башхим» автоматически — из систем Directum поставщиков через сервис Synerdocs.

В процесс согласования и обмена РНО была добавлена возможность корректировки и аннулирования. Если требуется скорректировать документ, то в системах Directum — на стороне ТД «Башхим» и производственной компании — автоматически создается новая версия РНО с пояснением «Замена», а предыдущая версия делается устаревшей. На стороне ТД «Башхим» информация о всех изменяемых статусах документов передается в «Галактику».

По состоянию на 2020 год, ежемесячный объём создаваемых и согласуемых распоряжений на отгрузку составил уже более 5 000. С учётом того, что работать с документами стало возможно в электронном виде, ресурсы всех сторон начали значительно экономиться.

Использование обмена РНО в электронном виде с использованием сервиса Synerdocs существенно сократило время на пересылку и обработку документов между компаниями.

Алексей Ревунов, директор по информационным технологиям АО «Башкирская содовая компания»

Обмен универсальными передаточными документами

В 2018 году, вслед за автоматизацией работы с распоряжениями на отгрузку, в группе «БАШХИМ» задумались о переводе в электронный вид учётной документации. Так, проект по переходу на ЭДО получил новый виток развития.

Чтобы выстроить единый процесс создания, обработки, согласования, контроля, представления и хранения документов, использовали интеграционное решение на базе трёх систем — «Галактики ERP», Directum и Synerdocs. Такая связка позволила профильным подразделениям компаний группы «БАШХИМ» работать в привычных интерфейсах: чтобы отправить или получить первичную документацию или распоряжение, не нужно подключаться к веб-клиенту сервиса обмена. Для удобства пользователей были созданы разные режимы выгрузки документов. Доступ к ним для каждой организации настраивался отдельно.

Основная задача ТД «Башхим» — перейти на электронный документооборот с максимальным количеством клиентов. Сегодня объём трафика с контрагентами составляет более 800 УПД ежемесячно.

Почему выбрали связку Directum — Synerdocs

Между предприятиями группы «БАШХИМ» используются защищённые каналы связи, а ERP-системы интегрированы между собой. Но для сквозного документооборота этого было недостаточно, поэтому решили использовать связку Directum и Synerdocs, которая и обеспечила необходимую многофункциональность.

Учитывая опыт эксплуатации системы Directum, её гибкость, удобство поддержки, а также наличие инструментов для согласования документов, рассылки уведомлений и отдельного решения для организации архива, было решено остановить выбор именно на ней.

Почему решили использовать оператора ЭДО Synerdocs? Во-первых, у него есть коннектор к Directum. Во-вторых, оператор обеспечивает гарантированную доставку документов и отображает статус их обработки. В-третьих, он может подтвердить юридическую значимость. Synerdocs оказался клиентоориентированным сервисом. Набор стандартных статусов, которые используют большинство операторов, нам оказался недостаточен для полного контроля состояния процесса. Мало просто управлять поставкой, нам важно знать стадию обработки заявки. В частности, с этой целью был реализован контроль документа при отправке через Synerdocs. Процесс стал прозрачным и удобным.

Дмитрий Сидоров, директор департамента информационных технологий ТД «Башхим»

Получилось универсальное решение, которое, с одной стороны, решает текущие задачи, с другой, открыто для дальнейшего масштабирования на другие типы документов и задачи.

Основные сложности на проекте

Проработка интеграции между учётной системой «Галактика» и Directum

Сложности были с тем, что при реализации интеграции необходимо было учитывать все факторы, влияющие на алгоритмы обработки распоряжений: рынок сбыта, базис поставки, тип подвижного состава. Задача тем не менее была успешно решена. Помог накопленный опыт работы с Directum сотрудников АО «Башкирская содовая компания» — в части доработок учётной системы и разработки дополнительного функционала Directum.

Смена устоявшихся процессов бывает сопряжена с некоторым неодобрением сотрудников

Всегда сложно привыкать к новым правилам, поэтому в группе «БАШХИМ» изначально старались вовлекать исполнителей в сам процесс автоматизации, объяснять и рассказывать о преимуществах, которые они получат. На этом поприще удалось добиться определённых успехов — у сотрудников не сформировалось стойкого неприятия новых порядков работы.

Трудоёмкое исследование в части формализации логики процесса и ответственных

Так как основные функции в группе «БАШХИМ» распределены по нескольким компаниям, а внутри каждой из них — по разным отделам и специалистам, требовалось понимание, кто какую роль и задачи выполняет. Сам факт формализации этого процесса даёт возможность для дальнейшей оптимизации.

Дополнительные требования контрагентов

Процесс работы с УПД в группе «БАШХИМ» был стандартизован, однако у большинства крупных клиентов имелись особые требования по заполнению дополнительных полей в УПД, чтобы автоматизировать дальнейшую обработку и хранение документов в своих информационных системах. Для облегчения этой задачи требования успешно реализовали.

Результаты

до 0

документов ежемесячно создаются и обрабатываются в цифровом виде

из них 0

это распоряжения на отгрузку, которые обрабатывает ТД «Башхим»

в 0 раз

сократилось количество бумажных документов за три года

Благодаря переходу на межкорпоративный электронный документооборот мы значительно сократили время на подготовку документов, ускорили их прохождение по цепочке согласования, подписания и т.д. Теперь этот процесс занимает считанные минуты. Мы исключили потери распоряжений на отгрузку продукции и избавились от рутинного бумажного обмена первичными документами.

Дмитрий Сидоров, директор департамента информационных технологий ТД «Башхим»

Трудозатраты пользователей при согласовании договоров и приказов свелись к минимуму. Руководство холдинга и сотрудники оценили удобство работы с документами в системе Directum.

Благодаря интеграции «Галактики ERP», Directum и Synerdocs работа с распоряжениями на отгрузку стала отнимать гораздо меньше ресурсов. Теперь весь процесс протекает в электронном виде. Время прохождения каждого документа по цепочке согласования и подписания значительно сократилось.

Запуск сквозного процесса обмена принёс еще один существенный плюс — минимизировал риск потери или порчи РНО, тогда как при работе с бумажными аналогами такие случаи были не редкостью. А за счёт использования сервиса ЭДО обмен распоряжениями на отгрузку между организациями группы «БАШХИМ» стал абсолютно легитимным. Сделан ещё один существенный шаг к межкорпоративному обмену с контрагентами — как с технической, так и с организационной точки зрения.

Сегодня предприятия группы «БАШХИМ» перешли на межкорпоративное электронное взаимодействие — между собой и с контрагентами. Автоматизирована работа с формализованными и неформализованными типами документов:

товарная накладная ТОРГ-12

акт выполненных работ

счёт-фактура

универсальный передаточный документ

распоряжение на отгрузку

договорные документы

Планы на будущее

Планируется дальнейшее усовершенствование процесса отгрузок и перевода в электронный вид документов по поставке, в частности — транспортной накладной.

Автоматизация документооборота внутри группы компаний «БАШХИМ» значительно упрощает взаимодействие структурных подразделений, делает обмен абсолютно прозрачным, надёжным и безопасным. ЭДО с внешними контрагентами расширяет границы межкорпоративного электронного документооборота. Подобные решения — это лучшие мировые практики, которые обеспечивают прозрачность бизнес-процессов и повышают эффективность взаимодействия как с клиентами, так и с фискальными органами власти.

Гузель Хафизова, исполнительный директор ТД «Башхим»

Хотите результат как у ТД «Башхим»?

Заполните форму, и мы свяжемся с вами: расскажем о фишках сервиса и ответим на вопросы.

Это закон, без его соблюдения мы не сможем предоставить вам доступ к материалам.
Отправить заявку