—   сервис обмена электронными документами
Главная Бизнесу Электронный документооборот с поставщиками

Электронный документооборот в ритейле и торговых сетях

Автоматизируйте работу с любыми отраслевыми документами в сервисе Synerdocs. Избавляйтесь от «бумажных» издержек, оптимизируйте внутренние перемещения, ускоряйте приёмку и отгрузку товара.

Посмотреть кейсы клиентов

Известные ритейлеры уже перешли на электронный документооборот с поставщиками в сервисе Synerdocs:

Выгоды перехода на электронный документооборот с поставщиками

в 3 раза

меньше расходов

нет печати и затрат на почту

0 потерь

в пути

исключён недокомплект документов, поэтому нет потерь и невозвратов

1 день

на корректировки

исключаются многочисленные корректировки и исправления в несколько итераций

30 минут

на операцию

по приему и отгрузке товаров

1-2

недели

занимают взаиморасчёты между участниками цепи поставки товаров

на 70%

быстрее

происходит обработка документов

в 3 раза

меньше расходов

нет печати и затрат на почту

 

0 потерь

в пути

исключён недокомплект документов, поэтому нет потерь и невозвратов

 

1 день

на корректировки

исключаются многочисленные корректировки и исправления в несколько итераций

30 минут

на операцию

по приему и отгрузке товаров

 

1-2

недели

занимают взаиморасчёты между участниками
цепи поставки товаров

на 70%

быстрее

происходит обработка документов

 

Обмен электронными транспортными документами

Synerdocs предлагает готовое решение для автоматизации документооборота между участниками цепи поставок — грузоотправителями, грузополучателями и транспортными компаниями. Через сервис можно отправлять и принимать электронные транспортные накладные (ЭТрН), товарно-транспортные накладные (ЭТТН), заявки, доверенности.

Обмен документами в Synerdocs — юридически значимый, так как соответствует требованиям законодательства:

  • Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»: транспортные накладные относятся к первичным учетным документам — устанавливают факт перемещения товара, служат основанием для ведения учета покупателем и продавцом, а также расчетов с перевозчиком.
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402 (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете»: первичные документы могут создаваться и подписываться в электронном виде.
  • Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи»: разрешается использовать все типы электронной подписи (ЭП): простую, усиленную квалифицированную и неквалифицированную.
  • Письмо ФНС ЕД-4-15/5364@ от 23.03.2017 г.: компании, которые планируют использовать в своей деятельности электронные транспортные и товарно-транспортные накладные, могут выгружать их из сервиса и представлять в ФНС. Случаев отказа в приеме документов, составленных в электронном виде, зафиксировано не было.
  • Письмо Министерства финансов от 11 января 2016 года № 03-03-06/61: первичные документы разрешается создавать в электронном виде и подписывать любым типом ЭП, предусмотренным текущим законодательством.

Отзывы клиентов Synerdocs про электронный документооборот с поставщиками

«Сервис позволяет снижать расходы на доставку документов контрагентам, быстрее проводить оплату за услуги и товары. Высвобождается и время сотрудника — на поиск, подписание и подготовку документов к отправке бухгалтеру требуется лишь несколько минут».

Елена Курлович, заместитель главного бухгалтера компании OZON

«В число поставщиков „Снежной Королевы“ входят более 2500 организаций. Всё чаще они отказываются от бумажного документооборота с поставщиками. Желание продолжить сотрудничество с контрагентами — одна из причин, побудивших нас использовать сервис Synerdocs. Вторая — очевидные выгоды электронного документооборота».

Александр Фатеев, руководитель проекта СЭД DIRECTUM компании Снежная Королева

«Мы поставили перед собой задачу снизить финансовые и репутационные риски, упростить и ускорить документооборот с поставщиками и уменьшить накладные расходы.

Переход на электронные документы позволил нам не только решить ключевые трудности работы с бумагой, но и продвинуться в понимании возможностей информатизации наших бизнес-процессов. Сейчас мы четко осознаем, куда будем двигаться дальше, как будем развивать практику ЭДО и собственную культуру работы с информационными системами».

Владимир Бакин, финансовый директор Wildberries

«Мы сократили издержки — отказались от печати и перешли на более дешевую отправку документов. Добились значительного ускорения доставки корреспонденции контрагентам, теперь это несколько минут. Исключили потери документов при обмене, снизили количество ошибок при их подготовке и ускорили процесс корректировки».

Екатерина Удальцова, ИТ-директор Askona

«Причин перехода холдинга на ЭДО было как минимум две. Во-первых, в „КЛЮЧАВТО“ множество юридических лиц с внушительным документооборотом. Все компании оказывают услуги и поставляют товары, в том числе друг другу. Во-вторых, организации находятся в нескольких регионах: Краснодарском крае, Ростовской области, Москве и др. Именно поэтому раньше приходилось отправлять документы по почте, с водителями, через других сотрудников».

Вера Антропова, руководитель проектов холдинга КЛЮЧАВТО

«К переводу в электронный вид подтолкнуло то, что у нас достаточно большой объем актов о приеме-передаче и возврате товарно-материальных ценностей и мало времени на их обработку. Чем больше документов и процессов переводятся в электронный вид, тем проще становится ими управлять.

Наша цель — упростить процесс архивации и доступа к архиву, сократить время на обработку МХ. Ну и, конечно же, go green!».

Николай Соломатников, специалист по логистике Levi Strauss & Co

Сервис Synerdocs решает проблемы ритейла и торговых сетей

Поддерживает УПД, содержащие коды маркировки

Сразу после подписания документа данные, содержащиеся в специальных полях для уникальных кодов, передаются систему Честный ЗНАК. Гарантируется юридическая значимость и безопасность отправляемой информации.

Сокращает сроки подписания товарной накладной в случае расхождений

С переходом на электронный документооборот с поставщиками компания может оперативно уведомлять о выявленных расхождениях. Уполномоченное лицо в считанные минуты подписывает товарную накладную в сервисе с учётом акта об установленных расхождениях ТОРГ-2. Поставщик отслеживает принятые и непринятые позиции, исправляет и корректирует документы за несколько минут.

Ускоряет приёмку и повышает товарооборот склада

Данные от поставщиков поступают в учётную систему за 1 минуту. Благодаря автоматическому сопоставлению номенклатур товар принимается к учёту за 1-2 дня вместо 5-10 суток. Продукция не простаивает на складе, «ожидая» подписания первичных документов, и готова к реализации.

Избавляет от лавины бумажных документов по учёту ТМЦ

В сервисе возможен обмен электронными документами любых нестандартных форматов, в том числе актами МХ-1, МХ-2, МХ-3. Взаимодействие с логистической компанией ускоряется и упрощается в разы. Документы больше не скапливаются огромными пачками и не теряются.

Повышает скорость подписания ТОРГ-13

Документы по внутреннему перемещению создают в учётной системе, выгружают в сервис обмена, отправляют контрагенту и ждут подписания. Процесс занимает от силы 24 часа, тогда как в бумаге он растягивается на 2-3 недели.

Автоматизирует согласование документов внутри торговой сети

В Synerdocs процесс согласования документов между точками торговой сети превращается в быструю и удобную коммуникацию.

Наводит порядок в договорной работе

Если перевести договорные документы в электронный вид, срок их подписания сократится с 2-х недель до 2-3 дней. Ещё один плюс — появляется единый реестр, где легко контролировать срок действия каждого контракта.

Помогает быстро готовиться к налоговым проверкам

В электронном архиве удобно фильтровать содержимое. Найти и выгрузить документы можно в короткие сроки и в необходимом ФНС формате.

Удаленная работа с документами

Через Synerdocs отправляют любые электронные документы: бухгалтерскую первичку, договоры, транспортные и товарно-транспортные накладные и др.

Позволяет финансировать поставки с использованием факторинга

В сервисе возможен быстрый обмен электронными документами с факторинговой компанией. Финансирование в день поставки — реально.

Получите подборку вебинаров с кейсами ритейлеров и торговых сетей

Команда Synerdocs с 2018 года проводит вебинары по теме электронного документооборота в грузоперевозках. Мы подготовили подборку наиболее популярных из них. Чтобы получить к ней доступ, отправьте заявку:

Это закон, без его соблюдения мы не сможем связаться с вами
Отправить запрос