—   сервис обмена электронными документами

Электронная подпись: область применения, состав, юридическая сила

Наиболее распространенный сценарий для использования электронной подписи – это подписание электронных документов

Наиболее распространенный сценарий для использования электронной подписи — это подписание электронных документов, которые в огромном количестве сегодня создаются как внутри организаций, так и при взаимодействии с контрагентами.

В этой статье мы рассмотрим самые популярные вопросы, которые возникают у пользователей при применении электронной подписи (далее — ЭП).

Сколько стоит электронная подпись и обмен в сервисе Synerdocs?

Узнать расценки на ЭП и тарифы

Три типа ЭП

В электронном документообороте принято использовать усиленную неквалифицированную, усиленную квалифицированную и простую ЭП. Какую лучше выбрать для обмена с контрагентами? На самом деле для этой цели подойдет любая электронная подпись, но с учетом требований ст.5 и ст.6 Федерального закона № 63 «Об электронной подписи».

Если вы собираетесь представлять налоговую отчетность в электроном виде, вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП) и специальный оператор электронной отчетности. Для этой цели используют также сайты госорганов и некоторые программные решения 1С.

Область применения Усиленная неквалифицированная ЭП Усиленная квалифицированная ЭП Простая ЭП
Внутренний и внешний обмен электронными документами + + +
Арбитражный суд + + +
Документооборот с физическими лицами + + +
Госуслуги   + +
Контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС)   +  
Электронные торги   +  

Арбитражный процессуальный кодекс РФ гласит, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные усиленной электронной подписью, могут считаться письменным доказательством. Поэтому если между компаниями возникают споры, а доказать правоту можно с помощью документов в электронном виде, подписанных ЭП, то их разрешено представлять в суд.

О горизонтах, которые открывает электронная подпись для физических лиц. Удаленные сотрудники на основании договоров оказания услуг могут выставлять электронные акты приемки-сдачи работ, заверяя их своей ЭП. Еще одна возможность для владельца сертификата ЭП — это легкий доступ к получению госуслуг. Использование электронной подписи упрощает аутентификацию пользователя — можно навсегда забыть о долгой проверке данных.

На площадках электронных торгов ЭП тоже нашла применение. Именно ее наличие у поставщиков и заказчиков вселяет в участников уверенность в том, что предложения реальны. Плюс не нужно забывать, что юридическую силу заключенные на таких площадках контракты получают только в случае подписания ЭП.

Электронная подпись документов и юридическая сила

Электронная подпись выступает гарантом целостности и подлинности документа

Усиленная электронная подпись выступает гарантом целостности и подлинности документа, защищает его от изменений и делает юридически значимым. Кстати, помимо самой подписи, есть еще реквизиты, которые придают юридическую силу:

  • название вида документа (кроме писем);
  • номер документа;
  • наименование организации либо имя автора документа;
  • дата документа;
  • место разработки, издания, принятия или подписания.

Стоит сказать о юридической силе формализованных и неформализованных документов. Неформализованный документ становится легитимным сразу после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью. А вот формализованный приобретает легитимность в том случае, если его подписывают УКЭП, а компании-налогоплательщики при этом присоединены к регламенту обмена.

Еще один неоспоримый фактор, гарантирующий юридическую силу документа, это право автора на создание и подписание документов.

Что такое «электронная цифровая подпись»?

Понятие «электронная цифровая подпись» считается устаревшим. Тем не менее некоторые пользователи по-прежнему используют этот термин, введенный еще в 2002 году в рамках Федерального закона 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Тот ФЗ утратил силу еще 1 января 2014 года, а ему на смену пришел 63-ФЗ. Поэтому правильно говорить «электронная подпись», а не «электронная цифровая подпись».

Несколько слов о хранении

Сертификат ЭП действителен в течение одного года. Бухгалтерские документы по закону надлежит хранить пять лет. Потеряет ли документ после истечения срока действия сертификата юридическую силу? Нет, потому что в момент подписания проставляется штамп времени.

Электронная подпись выступает гарантом целостности и подлинности документа
Электронная подпись документов в сервисе Synerdocs

Как проверить, что в момент подписания сертификат был действителен? Зайдите на сайт удостоверяющего центра и ознакомиться с перечнем отозванных сертификатов.

Электронная подпись и ее составные части

Электронная подпись — это реквизит документа, с помощью которого можно установить его автора и доказать неизменность.

Покупая ЭП для обмена юридически значимыми электронными документами, пользователь получает на руки:

  • сам сертификат, подтверждающий, что подпись принадлежит конкретному лицу;
  • два ключа подписи — закрытый (его еще называют секретным), с помощью которого создается шифр в момент подписания документа, и открытый, необходимый для расшифровки.

Электронная подпись – это реквизит документа, с помощью которого можно установить его автора и подтвердить неизменность
Схема подписания документа

Как проверить, что в момент подписания сертификат был действителен? Зайдите на сайт удостоверяющего центра и ознакомиться с перечнем отозванных сертификатов.

Рассмотрим, как выглядит подписание «изнутри» и «снаружи».

Как «изнутри». Процедуры подписания и проверки электронной подписи невозможны без СКЗИ — средств криптографической защиты информации. ЭП формируется в процессе преобразования информации с помощью секретного ключа. В ней содержится зашифрованный образ документа, так что не составляет труда установить, вносили ли изменения в документ после подписания.

Как «снаружи». Особой необходимости вникать в механизм подписания нет. Важно знать, что электронная подпись чаще всего хранится на внешнем носителе — флешке (eToken). Чтобы подписать документ, достаточно вставить флешку в компьютер и нажать соответствующую кнопку. Содержимое флешки в целях безопасности защищено пин-кодом, в курсе которого только владелец сертификата ЭП.

Как видите, электронная подпись — не просто современный вариант подписи. Это еще и залог целостности и подлинности электронного документа. Благодаря штампам времени, проставляемым в момент подписания, сохраняется юридическая сила документа. Причем на протяжении всего периода его существования.