—   сервис обмена электронными документами

С крупными интернет-магазинами сотрудничают тысячи поставщиков. На каждую партию товара они оформляют несколько документов. Бумаги везут за сотни километров, теряют в пути, готовят с ошибками и выставляют заново. В итоге страдают все: интернет-магазин, поставщики и даже покупатели — из-за волокиты с документами заказ могут доставить позже.

Компания Wildberries стала первым российским онлайн-ритейлером, кто избавился от 100% бумаг в работе с партнерами. Как это было и каких результатов добились, читайте далее.

О компании Wildberries

№1

по объему онлайн-продаж в России

(Согласно данным аналитического агентства Data Insight). Занимает 4 - е место в рейтинге Forbes «ТОП-20 самых дорогих компаний Рунета».

>500 000

заказов каждый день

Ассортимент — 3,3 млн товаров. На сайте можно купить практически всё: от одежды, обуви, электроники до продуктов питания. Около 40% товаров произведены в России.

6 000

собственных пунктов выдачи

заказов работают на территории России, Беларуси, Казахстана, Киргизии и Армении. В компании трудятся более 30 тыс. человек.

80%

доставок на следующий день

Высокой скорости во многом удалось добиться благодаря развитию логистической сети и переходу на электронный документооборот с поставщиками.

17 500

поставщиков

сотрудничают с интернет-магазином. Благодаря огромной партнерской сети Wildberries покупатель выбирает товары от 28 000 отечественных и зарубежных брендов.

№1

по объему онлайн-продаж в России

Ассортимент — 2,6 млн товаров. На сайте можно купить практически всё: от одежды до продуктов питания. Почти 40% товаров произведены в России.

500 000

заказов каждый день

Ассортимент — 2,6 млн товаров. На сайте можно купить практически всё: от одежды до продуктов питания. Почти 40% товаров произведены в России.

6 000

собственных пунктов выдачи

Ассортимент — 2,6 млн товаров. На сайте можно купить практически всё: от одежды до продуктов питания. Почти 40% товаров произведены в России.

80%

заказов

Ассортимент — 2,6 млн товаров. На сайте можно купить практически всё: от одежды до продуктов питания. Почти 40% товаров произведены в России.

17 500

поставщиков

Ассортимент — 2,6 млн товаров. На сайте можно купить практически всё: от одежды до продуктов питания. Почти 40% товаров произведены в России.

Бумажное прошлое

Пять лет назад счета-фактуры, акты, накладные и другую первичку в Wildberries привозили вместе с товаром. Уже тогда в одной номенклатуре могло быть несколько сотен позиций, а объемы и цены часто менялись к моменту доставки документации. В итоге документы поступали с неточностями. На корректировку, исправления и повторную отправку уходили дни.

При поставках товара выявляли недогруз, пересорт или брак. И тогда в Wildberries формировали и подписывали Акт об установленном расхождении (ТОРГ-2) на основании накладной ТОРГ-12. Документ отправляли поставщику, он подписывал его и формировал корректировочный счет-фактуру. Затем его вместе с ТОРГ-2 доставляли обратно.

Переход на ЭДО

Опыт работы с электронными документами в Wildberries уже был — до перехода на ЭДО использовали систему на платформе 1С. В ней формировали учетные документы. В 2014 году потребовалось решение, которое бы объединило создание электронной первички в учетной системе с подписанием, отправкой поставщику и её получением.

При выборе решения учитывали:

  • возможность интеграции с нетиповыми конфигурациями 1С и дальнейших доработок по просьбе заказчика;

  • невысокую стоимость обмена;

  • участие оператора в подключении контрагентов к ЭДО, в том числе его готовность к активной настройке роуминга.

По этим критериям проанализировали предложения нескольких операторов документооборота России. Лучшим признали сервис Synerdocs.

Запуск проекта

1 мая 2014 года стартовал пилотный проект.

Специалисты Wildberries и оператора настроили интеграционное решение Synerdocs для 1С. Для этого использовали API.

Тестовый обмен электронными документами прошел успешно, компания рассказала поставщикам о том, что планирует с 2015 года перейти на ЭДО.

Интеграция 1С и Synerdocs

В 2015 году с электронными документами начали работать специалисты отделов продаж и взаиморасчётов. Именно они получают тысячи документов от контрагентов через Synerdocs.

Настроили интеграцию сервиса обмена с 1С на автоматическое получение документов, сверки номенклатур и их создание в учетной системе. В поступлениях в 1С за минуты создаются сотни и тысячи позиций товара.

Реализован форматно-логический контроль на стороне интернет-магазина, входящие документы проверяются в соответствии с требованиями Wildberries.

Проект подключения контрагентов

Стартовал проект подключения контрагентов к ЭДО. Начали с email-рассылки и обучающих вебинаров, в которых приняла участие большая часть контрагентов интернет-магазина.

Подключение поставщиков полностью взял на себя оператор. Многие партнеры впервые освоили электронный документооборот и работу с электронной подписью. Synerdocs обеспечил для них интеграцию с корпоративными и учетными системами, подключил роуминг для тех, кто уже использовал другие сервисы обмена.

Перевели в электронный вид процессы отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов.

Проект Wildberries — отличный пример того, как переход на внешний ЭДО может улучшить всё: от скорости обработки документов до максимально оперативного и прозрачного взаимодействия с партнерами. Сегодня плюсы электронного документооборота отмечают на практике и сами поставщики. Мы видим, что они активно переходят на ЭДО как с Wildberries, так и с другими контрагентами, транспортными и логистическими компаниями.

Евгений Кузнецов, менеджер по развитию клиентов Synerdocs

Все документы — в электронный вид

К 2017 году в электронный вид перевели:

  • счета-фактуры;

  • акты сверки;

  • накладные (ТОРГ-12);

  • договоры (теперь со всеми новыми поставщиками заключаются в электронном виде);

  • другие неформализованные документы.

Безлимит для контрагентов

27 февраля 2018 года интернет-магазин Wildberries заявил, что будет возмещать расходы поставщиков на электронный документооборот.

Теперь контрагенты могут обмениваться с компанией, не задумываясь о лимите документов.

ЭТрН

В феврале 2019 компания начала обмениваться с поставщиками товаров электронными транспортными накладными (ЭТрН).

Каждая ЭТрН, поступающая в Wildberries от контрагента, проходит форматно-логический контроль:

  • из накладной берется информация о количестве грузовых мест — для рационального планирования места на складе;

  • считываются ФИО водителя, марка и государственный номер автомобиля — для формирования пропуска на склад.

Благодаря проверке исключаются ошибки в оформлении документов, сокращаются сроки их рассмотрения и подписания.

Компания значительно ускорила приемку товаров. Все данные о водителе, машине и продукции берутся напрямую из электронной транспортной накладной и заносятся в корпоративной систему, а водителям остается лишь подъехать к месту разгрузки в указанное время в порядке электронной очереди, камера на въезде на склад считает номер и откроет шлагбаум для водителя.

За первые два месяца Wildberries получила в сервисе свыше 13 000 транспортных документов. При этом для работы с накладными контрагенты активно используют мобильные решения — чат-боты Viber и SMS.

За счет использования ЭТрН время разгрузки и приемки товара уменьшилось в 5 раз. Теперь средняя продолжительность ожидания разгрузки машины поставщика составляет от 0 до 10 минут.

Автоматизировали процессы обмена электронными документами между компанией Wildberries и поставщиками товаров и услуг. Обеспечили хранение электронных документов в сервисе Synerdocs. Существенно сократили сроки обработки входящих документов.

За счет передачи данных в структурированном виде:

  • информация в учетную систему 1С заносится автоматически;

  • производится автоматическая сверка номенклатур, решена проблема с потерей и невозвратами бухгалтерской первичной документации.

Использовать Synerdocs для обмена документами недавно начали наши клиенты, в их числе крупные поставщики Wildberries — TOM TAILOR и Philips. Благодаря им мы узнали, насколько выгодно обмениваться транспортными накладными в электронном виде. Теперь нет необходимости распечатывать документы, платить за почтовые и курьерские услуги. Также ускоряется процесс сдачи груза, начиная от автоматической постановки в электронную очередь по прибытию машины на КПП, заканчивая подписанием документов. При этом намного быстрее проходит оплата за услуги: все стороны подписывают накладные в пару кликов, не нужно дожидаться получения бумажных оригиналов, а поиск ЭТрН в архиве занимает пару минут".

Павел Медведев, директор по развитию RTA

Результаты

0%

поставщиков Wildberries используют ЭДО

100 рублей

стоит обмен электронными документами для партнера

в 0 раз

ускорилась приемка товара от поставщика

Учитывая требования к скорости обработки документов, Synerdocs реализовал 9 типов карточек для неформализованных документов. Благодаря тому, что вместе с неформализованным документом теперь передается XML-карточка с реквизитами документа, на стороне Wildberries автоматически распределяются потоки документов по ответственным специалистам. При внутреннем взаимодействии между распределительным центром и пунктом выдачи заказов формируются десятки видов документов ежедневно, их перевод в электронный вид избавляет сотрудников розничной сети от рутины и позволяет уделять еще больше внимания покупателям".

Евгений Кузнецов, менеджер по развитию клиентов Synerdocs

Планы на будущее

В октябре 2019 года началась опытно-промышленная эксплуатация по использованию документов внутреннего перемещения при доставке товара из распределительного центра до точек выдачи заказов клиентам. Переход на промышленную эксплуатацию планируется в 2020 году.

Хотите результат, как у Wildberries?

Заполните форму, и мы свяжемся с вами: расскажем о фишках сервиса и ответим на вопросы.

Это закон, без его соблюдения мы не сможем предоставить вам доступ к материалам.
Отправить заявку